10 onnistuneiden projektipäälliköiden tapoja

Miksi tietyt projektipäälliköt tuovat hankkeitaan ajoissa, budjetissa ja tyytyväisillä asiakkailla, kun taas toiset ovat vaikeita? Katsotaanpa kymmenen tapaa, joita erittäin onnistuneet projektipäälliköt jakavat selvittääkseen.

Näitä tapoja mainitaan yhä uudelleen suorituskyvyn arvioinnissa ja projektin loppuarvioissa, joissa asiakas, tiimi tai sponsori tarjoaa palautetta projektinhallinnalle.

Sinun ei tarvitse olla kymmenen vuoden kokemus onnistuneesti joka kerta. Muuttamalla tottumuksiasi ja harjaamalla taitosi voit parantaa huomattavasti mahdollisuuksiasi hankkeen onnistumiseksi ja antaa itsellesi vähemmän stressaavaa aikaa työssä.

Oikean ryhmän käyttäminen

Tehokkaimmat ja menestyksekkäimmät projektipäälliköt tietävät tiimin jäsenten valmiudet. Se tarkoittaa, että he voivat jakaa oikean työn oikeille ihmisille.

Väärän resurssin käyttäminen tehtävään voi johtaa siihen, että se kestää pidempään tai huonosti. Se auttaa tuntemaan kanssasi työskentelevien henkilöiden vahvuudet ja heikkoudet, jotta voit parhaiten jakaa ne projektitehtäviin.

Projektin ongelmien hallinta

Kaikki projektit osuvat ajoittain. Onnistuneet projektipäälliköt eivät anna huolta heistä. He tuntevat ongelmanhallintaprosessit ja myös, miten parhaiten voidaan ratkaista ongelmia niiden syntymisen yhteydessä.

Voit myös tehdä sen. Kun tiedät, miten voit arvioida projektin ongelman, huomaat, että ongelmanhallinta on helppo tapa sisällyttää viikoittaiseen rutiiniin. Siirry jonkin aikaa sivuun läpi ongelmalokin joka viikko, ja pian huomaatte, että on helppoa työskennellä ongelmien hallinnassa.

Selviytyminen muutoksista

Projektit on suunniteltu muuttamaan asioita, mutta tällainen muutos tapahtuu muille ihmisille! On vaikeampaa hallita muutosta, joka on suunnattu suoraan projektiryhmään, häiritsemällä yksityiskohtaista projektiaikataulua ja luomalla uutta työtä ja koko kasa dokumentaatiopäivityksiä.

Onnistuneilla projektipäälliköillä on muutoksenhallintaprosessi, jota he seuraavat. Seuraavien määriteltyjen vaiheiden avulla on helpompi muuttaa kaikki toimet tavaksi, koska se on jäsennelty ja toistuva.

Muutoksenhallintaprosessi näyttää tältä:

• Saat tietoa muutoksesta.
• Arvioi muutos.
• Selvitä, kuinka paljon muutosta tehdään.
• Valmistele suositus siitä, onko sen arvoinen.

Kun olet laatinut suosituksen, pyydä sponsoriasi tekemään päätös siitä, pitäisikö sinun sisällyttää muutos vai ei. Voit hyväksyä joitakin pieniä muutoksia itse, kunhan ne ovat toimeksiantojen ja valtuuksien tasolla. Onnistuneet projektipäälliköt tietävät, että muutosten selviäminen on osa työtä, ja heillä on suunnitelma käsitellä niitä sellaisina kuin ne syntyvät.

Hankekustannusten hallinta

On erittäin todennäköistä, että hanke kärsii kustannuksista, vaikka sinulla ei olisikaan täysin hallussaan kukkaroita. Kyky hallita talouselementtejäsi on oltava tapana. Jos et lähesty sitä säännöllisesti ja rutiininomaisesti, työstä tulee niin suuri, että on mahdotonta tehdä hyvää.

Fantastiset projektipäälliköt jäävät kustannuksiin, jotka liittyvät laskutusjärjestelmiin, laskuihin, tarjouksiin ja arvioihin. Hanki tapana käyttää budjetointiohjelmistoa (vaikka se on vain laskentataulukko).

Et voi hallita projektien kustannuksia, ennen kuin sinulla on suunnitelma siitä, mitä aiot käyttää. Lue tämä, miten voit luoda projektin budjetin, jotta voit aloittaa.

työryhmien

Projektiryhmä ei ehkä toimi suoraan sinulle. Joten miksi tiiminrakentaminen on osa onnistuneiden projektipäälliköiden tapoja? Se johtuu siitä, että tiimisi tarvitsee työskennellä tehokkaasti ja tarvitset projektissa mukana olevat henkilöt nopeasti tulemaan siihen pisteeseen, jossa he luottavat toisiinsa. Saat sen rakentamalla tiimin. Varo tilanteista, joissa joukkueesi hajoaa. Erityisesti kiusauskäyttäytyminen ei ole hyväksyttävää.

Prosessin ymmärtäminen

Erittäin onnistuneiden projektipäälliköiden kuudes tapa on, että he ymmärtävät prosessinsa, jotka ovat niiden hallinnan piirissä. Tämä tarkoittaa, että he tietävät, mitä työmenettelyjä on noudatettava. He eivät tuhlaa aikaa yrittää selvittää, miten kirjoittaa tapaus, koska he tietävät, että siihen on olemassa menettely, ja he voivat seurata ohjeita.

Menestyksekkäimmät projektipäälliköt eivät ole prosessin orja. He tietävät, milloin oikea tapa tehdä on seurata prosessia. He tietävät, milloin on parempi muokata sitä hieman, jotta tehtävät olisivat yleisesti kaikkien kannalta helpompia. Esimerkkinä tästä voisi olla pienen hankkeen byrokratian poistaminen mukauttamalla prosesseja vastaavasti.

Aikataulun päivittäminen

Projektin aikatauluja ei pitäisi jättää sattumanvaraisiksi. Menestyksekkäimmistä projektipäälliköistä on tapana tarkistaa säännöllisesti aikataulunsa ja päivittää ne.

Hankkeen edistymistä voidaan seurata paljon. Tärkeintä on, että teet sen. Jos yrität tehdä tämän tavan omaksi, varaa lyhyt kokous päiväkirjaasi itsesi ja aikataulusi kerran viikossa. Käytä samaan aikaan joka viikko ja ota 30 minuuttia aikaa tarkistaa, missä olet ja missä haluat olla. Tee tarvittavat muutokset, kerro joukkueelle ja jatka projektia.

Jos aikataulumuutoksillasi on vaikutusta hankkeen päättymispäivään tai tärkeimpien virstanpylväiden toimituspäivään, keskustele sponsorisi kanssa. Sinun ei pitäisi muuttaa perustasoisen suunnitelman perusteita ilman muodollista hyväksyntämenettelyä.

Projektiriskin hallinta

Tietäen, mitä riskirekisteriin on tarkoitus sisällyttää, on yksi asia, mutta tavanomainen sen tarkistaminen ja sen aiheuttamien riskien ratkaiseminen on jotain muuta. Ei riitä, että hankkeen alussa käytetään tunnistamaan riskejä ja sitten et ajattele niitä uudelleen. Riskienhallinnan on oltava osa hankkeen tapoja, koska ilman sitä huomaat, että riskit muuttuvat ongelmiksi ja aiheuttavat ongelmia.

Se on toinen alue, jossa vakioprosessit ja säännöllisen korttipaikan varaaminen riskinarviointia varten voivat auttaa. Voit sisällyttää sen joukkueen kokouksiin. Tee tavaksi tarkistaa riskit tiimin kanssa, sulkea kaikki, jotka eivät enää ole uhka, ja suunnittele toimia niille, joita haluat lieventää.

Seuranta-aika

Projektipäälliköt tietävät paljon projektien hallinnasta, mutta ne ovat yleensä aikataulun ja suunnittelun alalla. Me puhumme ajan seurannasta säännöllisemmin ja päivittäin. Puhumme aika-arkkeista.

Projektiryhmät eivät useinkaan ole halukkaita käyttämään aika-arkkeja, jos ne eivät ole tehneet sitä aikaisemmin. Monilla projektinhallinnan ohjelmistotyökaluilla on tuotteelle ominainen ajan seuranta. Se voi helpottaa siirtymistä aikarajoitukseen tiiminä.

Olitpa seurannut tiimisi aikaa (mikä on suositeltavaa), on tärkeää, että tiedät, missä oma aika kuluu päivässä. Sinun pitäisi tehdä tavaksi pitää kirjaa siitä, miten vietät aikaa. Se auttaa sinua ymmärtämään, vietätkö aikaa tärkeimpiin projektitehtäviin. Saatat ajatella, että olet, mutta oletko? Aikataulut tai jonkinlaisen ajan tallentaminen auttavat, vaikka se olisi vain tunnin kirjaus notepadiin.

Liiketoiminnan muutos

Lopuksi hankkeen johtajista menestyksekkäin tapa on niiden kyky kohdistaa projektin tuotokset liiketoiminnan tuloksiin. Jos käyttäjät eivät käytä tuotetta tai ohjelmisto on vanhentunut nopeasti tai asiakkaat eivät ole niin hämmästyneitä, kun olet, projekti on ollut ajanhukkaa.

Onnistuneimmat projektiryhmät varmistavat, että he tietävät, mitä liiketoiminnan tuloksia he haluavat. Ne rakentavat ratkaisun, joka tarjoaa liiketoiminnan muutoksen kestävällä tavalla. Se, mitä he toimittavat, kun hanke päättyy, on täysin asiakkaan käytössä. Se on menestys, koska se on rakennettu menestykseen alusta alkaen.

Liiketoiminnan tavoitteiden ymmärtäminen on keskeinen kriteeri jokaiselle projektipäällikölle, joka haluaa vaikuttaa asiakkaisiin ja sidosryhmiin. Jos pystyt osoittamaan, että olet toimittanut jotain arvokasta, on helppo osoittaa, mitä vaikutuksia sinulla on ja mitä arvoa yritykselle tuo.

Tee se tapa kysyä sidosryhmiltä, ​​millaista arvoa he odottavat ja miten he haluavat käyttää mitä tahansa, mitä hanke tuottaa heille. Puhu heille, miten he määrittävät menestyksen. Voit rakentaa tämän toistettavaksi prosessiksi jokaisen projektin alussa.