Voit parantaa Exit-haastattelun osallistumismääriä

Poistuhaastattelut ovat yksi parhaista tavoista saada todellista ja rehellistä palautetta työntekijöiltä. Haittapuolena on, että huomattava määrä tietojen poistamista haastatteluista vie jonkin aikaa. Osallistumismäärän lisääminen voi kuitenkin auttaa sinua saamaan nopeampia aktivoitavia tietoja nopeammin poistumishaastatteluista.

Mikä on hyvä osallistumisaste poistumishaastatteluille

Tutkimukset osoittavat, että keskimääräinen vastausprosentti paperin ja lyijykynän poistumishaastatteluille on noin 30-35 prosenttia. Tämä tarkoittaa sitä, että yritys, jolla on 2000 työntekijää ja 15 prosentin liikevaihto, odottaa saavansa noin 100 päätökseen saatettua haastattelua vuodessa. Tällä osallistumisasteella organisaatio saa palautetta vain 5 prosentista työntekijöiden kokonaisväestöstä.

Vain vähän ylimääräistä vaivaa, sinun pitäisi pystyä kaksinkertaistamaan vastauksen. 65 prosenttia tai parempi on hyvä tavoite poistua haastattelussa. Voit tehdä tämän paperin ja lyijykynän poistumishaastatteluilla, web-pohjaisilla online-poistumishaastatteluilla ja puhelimen poistumishaastatteluilla.

Osallistumisen mittaaminen Exit-haastattelussa

Vastausprosenttisi mitataan suorittamalla päättyneiden poistumishaastatteluiden lukumäärä niiden työntekijöiden lukumäärällä, joilta olet pyytänyt poistumishaastattelua. Ihannetapauksessa toisen numeron pitäisi olla sama kuin lopettamisten kokonaismäärä, mutta käytännön syistä tämä ei yleensä ole.

Esimerkiksi, jos sinulla on 125 valmiita exithaastatteluja 300 henkilöltä, joita pyydit poistamaan haastattelun, osallistumisaste on 125/300, mikä vastaa 0,416 tai 41,6 prosenttia.

On tärkeää varmistaa, että sinulla on hyvä tapa seurata tällaista osallistumista. Haluat ainakin seurata osallistumisastetta parannushankkeen alussa ja sen jälkeen ajoittain.

Ihanteellinen skenaario on pitää juokseva keskiarvo, johon voit viitata säännöllisesti. Tämä reaaliaikainen numero hälyttää välittömästi, että työntekijöiden osallistuminen irtautumiseen haastatteluihin vähenee. Online-poistumishaastattelun hallintajärjestelmän pitäisi tehdä tämä automaattisesti.

Suuret yritykset saattavat haluta seurata osallistumisprosentteja tytäryhtiöiden, suurten toimialojen tai maantieteellisten alueiden osalta erikseen. Pienet ja keskisuuret yritykset voivat yleensä hyötyä organisaation osallistumisasteesta.

Jos päätät, että osallistumisprosentti poistumishaastatteluissa voi olla parantunut, seuraava vaihe on analysoida nykyinen poistumishaastatteluprosessi. Kaksi tärkeintä tarkistettavaa aluetta ovat:

1. Miksi työntekijät eivät halua suorittaa lopetushaastattelua?
2. Onko logistisia ongelmia, jotka estävät henkilöstön saamasta tietoja työntekijöille ajoissa ja tehokkaasti?

Työntekijät eivät suorita lopettamishaastattelua

Jotkut syyt, joiden vuoksi työntekijät eivät halua suorittaa poistumishaastatteluja, ovat seuraavat:

• Poistuhaastattelu on liian pitkä.
• Poistumishaastattelukysymykset ovat hämmentäviä tai henkilökohtaisesti invasiivisia.
• Työntekijä ei usko, että poistumishaastattelu luetaan tai muutetaan.
• Työntekijä pelkää vaikutuksia.
• Työntekijä on vihainen yritykselle.
• Työntekijä viivyttää tai unohtaa.
• Prosessi on vaikeaa tai epämukavaa.

Jos käytät poissahaastattelututkimusta mitoitetuilla kysymyksillä, 35-60 kysymystä koskee oikeaa kyselyn pituutta. Yli 60 kysymystä alkaa tuntea pitkään ja epämukavaksi työntekijälle. Jos ylität 70 kysymystä, sinun pitäisi olla valmiita lukemattomiin lopettamiin haastatteluihin.

Tarkasta poistumishaastattelukysymykset yksinkertaisuuden vuoksi. Laita itsesi työntekijän kenkiin ja kysy itseltäsi, miten tuntisit vastauksen kysymyksiin. Vältä paljon haastattelukysymyksiä, jotka pyytävät tunteita ja tunteita.

Monet työntekijät eivät vastaa heidän tunteitaan (tai jos he eivät halua jakaa niitä kanssasi). Työntekijälle on paljon helpompaa arvioida prosessin tehokkuutta sen sijaan, miten he tuntevat prosessista.

Poistu haastattelun palautteesta Ohitettu

Työntekijät eivät suorita lopettamishaastattelujaan, jos he uskovat, että heidän antamaansa palautetta ei lueta tai niitä ei oteta välittömästi huomioon. On tärkeää, että työntekijät tietävät, että arvostat palautetta. Kun teet parannuksia poistumishaastattelujen ehdotusten perusteella, älä pelkää kertoa työntekijöille, mistä idea tuli.

Ajan myötä työntekijät oppivat, että kuuntelet. Kun siitä tulee osa yrityskulttuuria, voit olla varma monista avoimista ja rehellisistä ajatuksista, ehdotuksista ja arvostelusta.

Rehellisen palautteen vaikutukset

Selvitä myös työntekijöiden kanssa, että rehellinen palaute ei aiheuta vaikutuksia. Poistumishaastattelussa tehtyjä lausuntoja ei saa koskaan käyttää estämään tulevaisuuden kelpoisuus palkata uudelleen.

On olemassa monia oletettuja asiantuntijoita, jotka kertovat työntekijöille, etteivät he ole rehellisiä heidän poistumishaastattelulomakkeessaan tai että he eivät täytä yhtä. He väittävät, että yritykset käyttävät näitä tietoja työntekijöitä vastaan. Ihmisresurssien ammattilaiset tietävät, että tämä on hölynpölyä, mutta silti heidän täytyy taistella tämän perusteettoman käsityksen kanssa.

Vihainen työntekijöiden palaute

Työntekijät, jotka ovat vihaisia ​​yritykselle, saattavat tuntea, että he eivät halua auttaa osallistumalla uloskäyntihaastatteluun. Voit kannustaa näitä työntekijöitä poistamaan vihansa poistumishaastattelussa. Monet näistä vihaisista työntekijöistä ovat innoissaan mahdollisuudesta saada äänensä kuuluviin - varsinkin jos he tietävät, että ylimmän johdon kuulee sen.

Puhdas ja yksinkertaistettu prosessi on myös tärkeä. Riippumatta siitä, onko kyseessä web-pohjainen tai paperi- ja lyijykynä, poistumishaastattelulomake olisi laadittava hienosti intuitiivisella ja helposti ymmärrettävällä kyselylomakkeella.

Logistiset ongelmat ovat toiseksi tärkein alue, jota on tarkasteltava poistumishaastattelussa. Kaikissa prosesseissa on yleensä heikkoja linkkejä, eikä poistumishaastattelut ole poikkeus. Tutkimukseen on sisällyttävä koko tapahtumaketju, joka alkaa, kun työntekijä ilmoittaa ja päättyy, kun työntekijä lähettää poikkeamisen haastattelun.

Tarkasta Exit-haastatteluprosessi

Voit alkaa tarkistaa poistumistapausprosessin selvittämällä seuraavat tiedot.

• Miten työntekijät yleensä ilmoittavat aikomuksestaan ​​lopettaa?
• Kuka on ensimmäinen ilmoitettu henkilö ja kuinka paljon ilmoitusta yleensä annetaan?
• Kuka kertoo henkilöstöosastolle ja miten? Kuinka pian työntekijän ilmoituksen jälkeen HR on ilmoitettu? Kuka HR: ssä ilmoitetaan ensin?
• Kuka on vastuussa exit-haastattelun aloittamisesta? Milloin tämä henkilö (t) on ilmoitettu työntekijän irtisanomisista?
• Miten työntekijä ilmoitetaan poistumishaastattelusta? Kenen? Mikä menetelmä? Kun?
• Onko inhimillisissä resursseissa selvää omistusoikeutta irtautumisprosessiin? Ovatko prosessissa mukana olevat ymmärtävät poistumishaastattelujen tärkeyden ja kiireellisyyden?
• Mitä työntekijä kertoi poistumishaastattelusta? Millä tavoin heitä kannustetaan suorittamaan poistumishaastattelu? Onko työntekijöitä kerrottu useammin kuin kerran ja useammalla kuin yhdellä tavalla?
• Onko poistumishaastattelu helppo suorittaa?
• Milloin ja milloin työntekijä täyttää poistumishaastattelun? Onko tarvittavia resursseja helppo käyttää?
• Onko työntekijällä yksityisyyttä, jolla hän voi suorittaa poistumishaastattelun, jos he suorittavat sen työssä?
• Ovatko esimiehet ja johtajat tukevat poistumishaastattelua? Ovatko he pelkäävät saada negatiivista palautetta työntekijöiltä? Luotatko pelokkaisiin esimiehiin, jotta he voivat välittää työntekijöille tietoja poistumishaastattelusta?
• Onko työntekijöillä helppo jättää haastattelut?

Tarkista kaikki edellä mainitut tarkastuskysymykset ja katso tarkasti poistumishaastatteluasi. Määritä, mitä voit tehdä näiden alueiden parantamiseksi. Kun olet suorittanut tarkistuksen, voit alkaa tehdä parannuksia välittömästi.

Mittaa Exit Interview -prosessi uudelleen

Osa tekemistäsi muutoksista parantaa huomattavasti osallistumisprosenttia nopeasti. Toiset vaativat enemmän aikaa yrityksen kulttuurin tehokkaaseen levittämiseen.

Mittaa osallistumisprosenttisi uudelleen kolmeen kuukauteen, kuuteen kuukauteen, yhdeksään kuukauteen ja 12 kuukauteen. Kahdentoista kuukauden merkin jälkeen sinun pitäisi odottaa näkevän dramaattisen parannuksen poistumishaastattelussa. Tämä tarkoittaa, että sinulla on enemmän tietoja, joita voidaan käyttää liikevaihdon rajoittamiseen ja työntekijöiden säilyttämiseen.

johtopäätös

Voit lisätä poistumishaastattelujen arvoa merkittävästi lisäämällä irtisanomisen haastatteluun osallistuvien päättävien työntekijöiden määrää. Tarkistamalla ja parantamalla sekä poistumishaastattelun sisältöä että rakennetta sekä omia sisäisiä prosessejasi voit lisätä merkittävästi osallistumisprosenttisi.

Harkitse lopuksi mahdollisuutta, että henkilökohtainen henkilökohtainen haastattelu henkilöstöhallinnon jäsenen kanssa ei voi vain parantaa osallistumisastettasi, vaan antaa parempaa tietoa. Et voi aliarvioida seurantakyselyn arvoa.

--------------------------------------------

Beth Carvin on Nobscot Oyj: n toimitusjohtaja, jolla on taustaa liiketoiminnassa, yrittäjyydessä, henkilöstöresursseissa, rekrytoinnissa, myynnissä ja liiketoiminnan kehittämisessä.