Ammattilaisen sähköpostin kirjoittaminen - 7 kysymystä, jotka kysyvät itseltäsi ennen kuin lähetät

Useiden vuosien ajan ihmiset ovat ennustaneet sähköpostin kuolemaa. Vaikka se on totta, käytämme muita viestintämuotoja, kuten tekstiviestejä ja sosiaalista mediaa, "puhua" ystävillemme tai lähettää pikaviestejä kollegoillemme, käytämme edelleen sähköpostia, erityisesti työhön liittyvässä viestinnässä. Se on myös ensisijainen tapa ottaa yhteyttä, kun haet työtä. On yhtä tärkeää kuin koskaan tietää, miten kirjoittaa ammattimainen sähköposti.

Sähköposti voi olla ensimmäinen yhteyspiste jonkun kanssa ja sen vuoksi se on ensimmäinen tilaisuutesi tehdä vaikutelman. Ole varovainen, kun kirjoitat viestejäsi. Vastaa näihin seitsemään kysymykseen ennen kuin lähetät lähetyksen.

1. Onko viestini virheellinen?

Sähköpostin virheiden tarkistaminen on tärkein asia, jonka voit tehdä ennen lähettämistä. Virheellinen oikeinkirjoitus ja huono kielioppi saavat sinut näyttämään huolimattomalta. Tämä on ristiriidassa sen vaikutelman kanssa, jota yrität tehdä, varsinkin jos haet työtä.

Korjaus, kunnes olet varma, että olet saanut kaikki oikeinkirjoituksen ja kieliopin virheet sekä kirjoitusvirheet. Grammarly.comissa on ilmaisia ​​työkaluja, kuten Chrome-selaimen laajennus, joka voi auttaa sinua tässä.

2. Mitä sähköpostiosoitteeni sanoo?

Työn sähköpostiosoitteesi - jota muuten ei pitäisi koskaan käyttää työnhakuun - on todennäköisesti hyvin yksinkertaista. Todennäköisesti se on nimesi muunnos. Olet ehkä valinnut vähemmän liiketoiminnan kaltaisen osoitteen käytettäväksi henkilökohtaisissa sähköpostiviesteissä. Osoite, joka on viittaava, lapsellinen tai söpö, on kunnossa, jos käytät sitä vain viestien lähettämiseen ystävillesi ja perheellesi, mutta jos haluat kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin, rekisteröidy uusi tili, joka välittää ammattitaidon.

Määritä sähköpostiosoite, joka käyttää todellista nimeäsi. Kokeile etu- ja sukunimesi; etunimesi, etunimi ja sukunimi; tai niiden yhdistelmä. Älä lähetä ammattikäyttöäsi sähköpostitse osoitteesta [email protected].

3. Ovatko "To" -kentässä oleva nimi ja sähköpostiosoite oikein?

Kun aloitat vastaanottajan nimen kirjoittamisen Vastaanottaja-kenttään, useimmat sähköpostiasiakkaat täyttävät lopun nimen yhdellä yhteystiedoista. Voit helposti päätyä vääriin nimiin tässä kentässä, joten kiinnitä huomiota tähän.

Kuvittele, mitä ongelmia voi syntyä, jos lähetät vahingossa sähköpostiviestin väärälle vastaanottajalle. Oletetaan, että etsit työtä, kun olet vielä työssä. Mahdollisen työnantajan palkkaamispäälliköllä voisi olla nimi, joka alkaa samalla kirjaimella kuin nykyinen pomoosi nimi. Kuinka kiusallista se olisi, jos lähetit pomosi viestin, joka oli tarkoitettu kyseiselle vuokrausjohtajalle? Haluatte vain varmistaa, että viestisi saavuttaa suunnitellun määränpää, mutta haluat myös olla varma, että se ei saavuta tahatonta kohdetta.

4. Olenko käyttänyt oikeaa otsikkoa osoittaaksesi vastaanottajalle?

Jos olet jo etunimessä henkilön kanssa, jolle lähetät sähköpostia, on hyvä käsitellä niitä näin viestissäsi. Jos tämä on ensimmäinen kerta kommunikoida jonkun kanssa tai et ole varma siitä, miten he haluavat käsitellä, on parempi käyttää virallista otsikkoa, kuten Mr., Ms, Mrs. tai Dr. ja vastaanottajan viimeinen nimi.

Aina syytä olla varovainen. Se ei voi satuttaa olla muodollinen. Vihje siitä, miten joku, jolle sinulla on jo vakiintunut suhde, on mieluummin osoitettu, katso takaisin aiempiin viesteihin nähdäksesi, miten ne allekirjoitetaan. Se auttaa sinua päättämään, mitä tehdä.

5. Onko minun ääneni välittänyt viestini hyvin?

Kuten sanotaan: "Se ei ole mitä sanot, vaan kuinka sanot sen." Kun puhut jonkun kanssa kasvokkain, voit luottaa intonaatioon, kehon kieleen ja kasvojen ilmaisuun, jotta voit antaa lisää merkitystä sanoillesi.

Kun yrität välittää samaa viestiä kirjallisesti, väärinkäsitykseen on enemmän tilaa, koska lukija ei näe kasvojasi, lue kehon kieltä tai kuule ääntäsi. Varmista, että viestisi on kohtelias ja kuulostaa ystävälliseltä ja että aiottu merkityksesi on selkeä.

6. Onko viestini yksinkertainen, mutta ei salainen?

Viestien pitäminen lyhyinä ja makeina helpottaa niiden ymmärtämistä. Samalla ei pidä jättää pois mitään tärkeää. Et halua pakottaa sähköpostisi vastaanottajaa arvaamaan, mitä yrität sanoa. Viestisi tulee olla mahdollisimman tarkka, mutta sisältää kaikki tarvittavat tiedot.

7. Onko olen lisännyt ei-toivottuja liitetiedostoja?

Monet ihmiset kieltäytyvät avaamasta sähköpostiliitteitä, joita he eivät odota. Heillä on oikeus välttää sitä. Tietokonevirukset lähetetään usein näissä liitteissä. Jos haluat lähettää tiedoston jollekulle, esimerkiksi ansioluettelosi, kysy vastaanottajaltasi lupaa ensin. Lähetä se vain, jos hän sanoo, että se on kunnossa.