Kuinka tehdä johtamiskokouksiasi tuottavia tapahtumia

Sinun ei tarvitse etsiä kovin pitkälle löytää artikkeleita asiantuntijoilta ajanhallinnasta, saavutetuista johtajista ja muista gurut ja punditsistä, jotka kuolevat kokouksia ja ehdottaa, että vältät, pienennät tai muuten hylkäävät näitä usein työläitä yritysajoista.

Joskus meidän on kuitenkin vain täytettävä. Ja kyllä, asiantuntijoilta löytyy hyviä neuvoja ajanhallinnasta, esityslistan valvonnasta ja työjärjestyksestä. Painopiste on hieman erilainen, ja se tarjoaa kokeiltuja ja aitoja ohjeita, jotka auttavat johtajia muuttamaan viisi yhteistä kokoustyyppiä kivuttomiksi ja tuottaviksi tapahtumiksi.

Viisi yhteistä kokousratkaisua

1. Poista kuolema ”Around the Table” -päivityksistä. Tiedät tämän kokouksen. Kierrä kahdeksantoista ihmistä huoneeseen ja vaadi sitten jokainen henkilö jakamaan päivitys, joka tyypillisesti kuulostaa yrittävänsä perustella niiden olemassaoloa ja tehdä tapauksen niiden kunnioittamisesta suuressa työntekijän kuuluisassa salissa. Toimitusjohtajat ja vanhemmat johtajat ovat tunnettuja siitä, että nämä kokoukset ovat käynnissä, ja naiivisti uskovat, että tämä on hyvä tapa kuunnella, mitä tapahtuu yrityksen sisällä. Todellisuudessa ihmiset lähinnä virittävät ja keskittyvät suunnittelemaan omia päivityksiä, joita kukaan ei kuuntele.

Sen sijaan: Hanki kaikki keinot, kollegasi, tiimin jäsenet tai avainhenkilöt, mutta älä anna "pöydän ympärille" lähestymistapaa. Tarjoa tietoa poikkeusperustasta. Jaa asiaankuuluvat uutiset, mukaan lukien taloudelliset tulokset, suuret asiakkaan voitot tai päivitykset organisaationlaajuisista aloitteista. Laajenna myös yksilöiden tarjoamista tärkeistä asioista. Jos jotain huomionarvoista ja ei tunneta laajalti, joku pitäisi jakaa sen. Jos yksi ryhmä tarvitsee apua toisesta ryhmästä, nosta pyyntö.

Muussa tapauksessa älä pakota kaikkia osallistujia jakamaan.

2. Tilauskokoukset yleensä. Nämä voivat olla julmia aikakatkaisijoita, varsinkin kun ne lukkiutuvat toistuviin tapahtumiin ja niitä hoidetaan huonosti.

Sen sijaan : Älä koskaan kutsu kokousta johonkin, mitä voit etsiä. Hyödynnä päivän teknologiatyökaluja varmistaaksesi, että työryhmät ylläpitävät nykyistä ja näkyvää tilapäivitystä, jossa kaikki näkevät sen hiiren napsautuksella. Jos sinun on täytettävä suunnitellun kokousajan puoli tai käytä ketteriä lähestymistapoja ja suoritettava lyhyitä "stand-up" -istuntoja. Ole drakonia siitä, mitä alennuksia ja häiriötekijöitä, jotka pitävät näitä istuntoja pitkän ajan. Keskity jakamisen tilaan ja vaatia ihmisiä käsittelemään kysymyksiä tämän foorumin ulkopuolella.

3. Järjestämättömät aivoriihi-kokoukset. Useimmat aivoriihi-kokoukset ovat niin huonosti helpotettuja, että päädymme tukahduttamaan ideoita, tukemalla pomo-ajatusta tai luomalla loistavia listoja viileistä asioista post-sen jälkeen, joita ei koskaan kuule eikä nähty uudelleen.

Sen sijaan: Määrittele aivoriihi-teema ja jaa se kutsutuille ennen istuntoa. Kerää heidän panoksensa ja vakiinnuttaa se ja jakaa se tai jakaa se ilman, että se liittyy ideoihin. Käytä live-istuntoa hypätäksesi ja rakentamalla lähetetyt ajatukset ja lisäämällä luetteloon. Vastusta kehotusta arvioida ideoita tässä istunnossa. Sisällytä muita tekniikoita, jotka minimoivat sosialisaatiopaineita, kuten aivojen kirjoittamista. Ja ennen kaikkea lujitetaan ajatuksia ja luodaan prosessi niiden arvioimiseksi sekä niiden arkistoimiseksi helpoksi ryhmätunnukseksi tulevissa istunnoissa ja tilanteissa.

4. Toimintojen katsaukset, jotka tekevät Inkvisitionin näyttävistä. Jos olet koskaan kärsinyt istunnosta, jossa kokouksen johtaja - yleensä johtaja - keskittyy joko yhteen kamppailutoimintoon tai etsii heikkoon paikkaan jokaisen esityksessä ja sitten grillaa lähettiläitä armottomasti, tiedät kuinka tuhoisa tämä muoto on. Älä jatka tätä prosessia.

Sen sijaan: Säilytä syviä toiminnallisia sukelluksia ja yritysprotologia-tentejä yksityisesti ja keskity keskeisten toimintaindikaattorien, ongelmien ja mahdollisuuksien jakamiseen. Ryhmäkokous ei ole aika tai paikka erottaa toisistaan ​​alihankintainen alue tai yksilö. Luo seurantakokous paikan päällä, mutta älä altista kaikille muille näkyvää ristiintarkistusta asiasta. Älä palauta vastuuta parannuksista, mutta poista julmuutta ja mikä merkitsee yleistä häpeää kokousten hallinnan ohjelmistosta.

5. Kokoukset, jotka herättävät spontaaneja päätöksiä vaativia kysymyksiä. Kummallista tai ironista on, että kokoushuone on yksi pahimpia paikkoja nopeiden päätösten tekemiseksi. Kysymyksen nostaminen ensimmäistä kertaa ja päätöksenteko vaatii ihmisiä paikan päällä, ja he paheksuvat sinua käyttämään tätä lähestymistapaa.

Sen sijaan: Työskentele lakkaamatta ennen ryhmäkokouksia, jotta keskeiset sidosryhmät saataisiin mukaan kysymyksiin ja vaihtoehtoihin. Pyydä heidän panostaan, tarjoamaan näkökulmia ja työskentele välittäen yhteisiä etuja. Käytä kokousfoorumia vahvistaaksesi sidosryhmien etuja ja määrittämällä niiden suositukset. Vaikka et vieläkään voi saada välitöntä päätöstä ilman muuta vaihetta, olet vahvistanut työsuhteitasi ennen istuntoa.

Ala-rivi nyt

Olemme yhteisöllisiä olentoja luonteeltaan ja jopa monilla erilaisilla teknologiatyökaluilla, joiden avulla voimme muodostaa yhteyden ilman samaan paikkaan, joskus se vain auttaa kasvokkain. Hyödynnä tätä aikaa viisaasti ja osoita kunnioitusta osallistujille tuottamalla kokouksia, jotka minimoivat aika-investoinnit ja maksimoivat laadukkaan tiedon jakamisen vaarattomassa ympäristössä.