Helppo askel hankkeen talousarvion luomiseksi

Kokeneilla projektipäälliköillä ja suuryrityksissä työskentelevillä on ohjelmistoja ja kirjanpitäjiä, jotka auttavat heitä kokoamaan hankkeen budjetit. Mutta entä jos et? Jos tuijotat tyhjää laskentataulukkoa tai sähköpostiosoitetta projektisi sponsorilta ja pyydätte hankkimaan projektin taloutta, tämä artikkeli on tarkoitettu sinulle.

Tarkastelemme viittä asiaa, jotka sinun tarvitsee tehdä, kun haluat luoda projektin perusbudjetin.

Käytä tehtäväluetteloa

Ota ensin projektitehtäväsi. Sinulla voi olla myös työnjaon rakenne, ja jos sinulla on sellainen, on parasta käyttää sitä. Tehtävälista tulee kuitenkin niin kauan kuin se kattaa kaiken, mitä sinun tarvitsee tehdä projektissa.

Jos sinulla ei ole tehtäväluetteloa, on aika luoda se. Kirjoita muistiin kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä, ja asiat, jotka sinun täytyy rakentaa, tehdä tai täydentää ennen kuin projekti voidaan suorittaa. Sen ei tarvitse olla mihinkään tiettyyn järjestykseen, mutta siihen on sisällytettävä kaikki.

Lopuksi tässä vaiheessa ajattele ideoita projektiryhmänne kanssa, koska on varmasti jotain unohtanut. Monet päät ovat parempia kuin yksi!

Arvioi jokainen komponentti

Siirry nyt listan läpi ja määrittele jokaisen kohteen hinta. Tehtävä, jossa sanotaan, että ”perustetaan kokouksia keskustelemaan vaatimuksista”, voi sisältää hankinnan ja vuokrauksen, kokoustilat tai tarvitsemasi resurssien ostamisen, kuten projektorin tai läppäkaavion kynät. Tähän liittyy kustannuksia, joten saat hintatarjouksia huoneesi vuokrauksesta ja muista laitteista ja huomaa sen.

Tee tämä kaikesta tehtäväluettelosta, joten pääset hintaan jokaista kohdetta vastaan. Joillakin projektitehtävillä ei ehkä ole hintaa, ja se on OK.

Lisää arvioita yhdessä

Lisää sitten kaikki arviot. Tämä on helpointa tehdä, jos teet luettelon laskentataulukossa olevista kohteista, lisää kustannukset seuraavaan sarakkeeseen ja sitten koko alareunassa oleva sarake. Anna laskentataulukon tehdä matematiikka sinulle! Siitä tulee budjettitaulukko.

On hyvä ajatella ryhmitellä kustannukset myös luokkiin, joten voit helposti nähdä, missä suurin osa rahasta menee. Käytä sellaisia ​​luokkia kuten ”Project Start Up”, ”Infrastructure” tai ”Training” - valitse ryhmät, jotka merkitsevät jotain projektin yhteydessä.

Lisää varautuminen ja verot

Olisi hienoa, jos sinulla olisi kristallipallo ja voisi ennustaa nämä kustannukset 100%: n tarkkuudella, mutta et todennäköisesti luota siihen, että kykynne tehdä se! Se on tilanne, jossa ennakoimattomuus tulee sisään. Se on rahasto, joka perustuu siihen, miten luottavainen tuntuu, että olet saanut arviot oikein. Se ei liity mihinkään tiettyyn tehtävään. Se on yleinen ”hätäpotti”, jos sinulla on jotain vikaa tai jätti jotain virheellisesti.

Jos et tiedä, kuinka paljon varautumista lisätään, siirry 10%: iin vaiheessa 3 luomastasi kokonaismäärästä. Se on ei-tieteellinen käsitys siitä, että monet projektipäälliköt käyttävät ja antavat sinulle hieman pehmennettyä budjettiasi siinä tapauksessa, että tarvitset sitä.

Lisää budjettitaulukkoosi rivi alareunassa, joka kertoo "Varautuminen" ja määrittelee käytetyn prosenttiosuuden.

Älä unohda lisätä myyntiveroon tai muihin veroihin, joita ei ole erikseen sisällytetty yksittäisiin rivikohtiin.

Lisää se kaikki ylös ja lopullinen budjettisi.

Hanki hyväksyntä

Lopullinen asia on saada johtajasi tai projektin sponsori hyväksymään budjettisi. Keskustele heidän kanssaan siitä, miten laitat sen yhteen ja mitkä elementit muodostavat kokonaistalousarvion.

Se siitä! Projektin budjetointi on olennainen projektinhallintaosaaminen, ja tämä opas aloittaa projektin budjetin luomisen.