Ehdotuspyynnön tai RFP: n kirjoittaminen

Ehdotuspyyntö, jota kutsutaan joskus RFP: ksi tai RFQ: ksi ("tarjouspyyntö"), on asiakirja, jonka yritys esittää, kun se haluaa ostaa tuotteen, ja se haluaa tehdä sen saataville yleisölle. Näin on yleensä silloin, kun useat yritykset tarjoavat töitä ja RFP kutsuu kilpailukykyisempiä hintoja. Mutta jos et valmistele RFP: tä oikein, ponnistelut saattavat tuottaa tarjouksia, jotka ovat ajanhukkaa tai mikä vielä pahempaa, ei lainkaan tarjouksia. Näin voit luoda RFP: n parhaan tuloksen varmistamiseksi.

vaikeus: Keskiverto

Vaadittu aika: Useita päiviä

12 askelta

1. Tee kotitehtäväsi:Selvitä, mitä tarvitset, mitä haluat ja mitä on mahdollista ennen RFP: n kirjoittamista. Älä anna RFP: tä koneelle, joka voi tuottaa 1500 widgetiä tunnissa, jos et ole koskaan myynyt yli 25 kappaletta kuukaudessa. Ei ole mitään järkeä myöntää RFP: tä suuritehoiselle autolle, kun sanansaattaja voi päästä liikenteeseen yhtä nopeasti polkupyörällä.
2. Erota tarpeesi ja toiveesi: Jos haluat ostaa sovelluksen, joka voi lähettää kuvia päämajan ja pakettiautojen välillä työmaalla, voit määrittää tarvitsemasi kuvien määrän sekunnissa, tarvittavien kuvien enimmäiskoon ja tarvittavan tarkkuuden. Vaikka se voi olla mukavaa saada nämä värit värillisenä, päättää, onko se todella tarpeen. Jos tarvitset todella tiettyjä erityisiä, käytä sanoja "tahto", "pitää" ja "täytyy". Tämä osoittaa, että nämä vaatimukset ovat. Tekniset tiedot, jotka ovat pelkästään "haluavat", tulisi tunnistaa sanoilla "voi", "voi" ja "valinnainen".

1. Päätä, mitä voittaja näyttää: Ehdotukset, jotka saatte vastauksena RFP: hen, ovat erilaisia. Jokaisella vastaajilla on erilaiset vahvuudet ja heikkoudet. Jotkut keskittyvät pienimpiin kustannuksiin. Toiset keskittyvät parhaaseen laatuun. Toiset tarjoavat täydellisen ominaisuuden. Päätä etukäteen, mitä etsit - alin hinta, nopein toimitus tai näiden kahden yhdistelmä.
2. Järjestä asiakirja: Kaikki mitä yrityksellesi kirjoitetaan, on annettava paljon ajatusta ja se olisi järjestettävä. Suunnitelma on hyvä paikka aloittaa. Tarvitset vähintään osia johdantoa, vaatimuksia, valintaperusteita, aikatauluja ja prosesseja varten. Monissa näistä osioista on alakohtia.

1. Kirjoita esittely: Siellä selität mahdollisille tarjoajille, miksi julkaiset RFP: n ja mitä toivotte saavuttavanne näin. Johdanto voi sisältää myös yhteenvedon muista kohdista poistetuista keskeisistä kohdista, mukaan lukien eräpäivä. RFP: n käyttöönotto kuvansiirtojärjestelmässä saattaa lukea jotain tällaista: "XYZ Company pyytää ehdotuksia erittäin luotettavasta, helppokäyttöisestä järjestelmästä, joka pystyy lähettämään kuvia pääkonttorista pakettiautoihin kaikkialla pääkaupunkiseudulla. on saatava maanantaina 5. maaliskuuta 2007 klo 8.00 mennessä. "

1. Selitä vaatimukset: Tämä osa on yksi tärkeimmistä, ja se kestää yleensä eniten aikaa. Sinun täytyy määrittää lähetettävien kuvien koko ja selkeys sekä tarvittava nopeus. Ole erityinen, mutta älä kerro tarjoajille, miten haluat työn olevan suoritettavissa, ellei se ole välttämätöntä. Haluat ehkä rikkoa tämän osan osiin. Esimerkiksi (a) kuvan koko ja laatu (b) lähetys, joka voi sisältää sekä halutun nopeuden että mahdolliset vaatimukset, jotka tekevät tiedonsiirron turvalliseksi (c) halutut vaihtoehdot, joissa voit luetella värin toivottavana vaihtoehtona.

1. Valintakriteeri: Tässä voit kertoa tarjoajille, kuinka voit valita voittotarjouksen. Voit paljastaa niin paljon tai vähän kuin haluat. On hyvä ajatus sisällyttää lauseeseen, "Voittaja, jos sellainen on, valitaan vain XYZ Companyn tuomion perusteella." Haluat ehkä luoda laskentataulukon, joka antaa jokaiselle tarjoukselle tietyn pistemäärän kussakin luokassa.Sitten on joukkue valita paras tarjous niistä, joilla on kolme parasta tulosta.
2. aikatauluja: Tässä osassa kerrotaan yrityksille, kuinka nopeasti niiden on toimittava ja kuinka kauan prosessin odotetaan toteutuvan. Ole kohtuullinen, kun asetat määräajat. Älä pyydä ehdotuksia monimutkaisista järjestelmistä ja anna tarjoajille vain muutama päivä vastata. Antakaa enemmän aikaa tarjouksen valmisteluun, jos RFP on suuri, jos haluttu osto on monimutkainen tai jos tarvitset hyvin yksityiskohtaista vastausta. Siinä voit myös kertoa tarjoajille, kuinka kauan arviointimenettely kestää, kun heille ilmoitetaan, jos ne ovat onnistuneita, ja kuinka pian niiden on annettava lupauksensa.

1. Käsitellä asiaa: Tässä osassa kerrotaan, miten prosessi toimii - lähettämällä RFP: n sopimukseen ja kun työ alkaa. Tässä osassa voi sanoa: "Tarjoukset on maksettava edellä kohdassa 8 mainittuna päivänä. Kaikki tarjoukset tarkistetaan sen varmistamiseksi, että ne täyttävät kaikki vaatimukset ja ovat reagoivia. Kaikki reagoivat tarjoukset pisteytetään X-luokissa (voit nimetä luokkia, jos halutessasi) ja kolmen parhaan tarjouksen arvioi ehdotusryhmä, joka valitsee voittajan ja varajäsenen. Neuvottelujen voittajan kanssa odotetaan johtavan sopimuksen tekemiseen kahden viikon kuluessa. "

1. Päätä miten lähetät RFP: n: Useimmat RFP: t postitetaan ulos, mutta niiden ei tarvitse olla. Voit lähettää RFP: n sähköpostitse tai lähettää sen yrityksesi verkkosivustolle. Määritä vain nimi (tai hintatarjouksen numero), jonka tarjoajien tulisi käyttää tunnistamaan RFP, johon he vastaavat.
2. Päätä, kuka saa RFP: n: Olet ehkä jo tunnistanut toimittajat, joilta haluat ostaa. Yrityksellesi voi olla jopa luettelo hyväksyttävistä toimittajista. Jos näin ei ole, voit etsiä mahdollisia toimittajia ammatillisen verkoston kautta, etsimällä verkossa tai pyytämällä luotettavia myyjiä muista materiaaleista suositustensa saamiseksi. Älä rajoita luetteloa siitä, kuka vastaanottaa RFP: n vain suurille yrityksille tai vakiintuneille myyjille. Saatat löytää parempia ideoita ja jopa parempaa hinnoittelua pienemmiltä myyjiltä, ​​jotka ovat usein innokkaampia voittamaan yrityksesi.

1. Ilmoita voittajalle: Kun olet suorittanut kaikki edellä mainitut vaiheet, on aika ottaa harppaus ja ilmoittaa voittaneelle RFP: lle, että on aika siirtyä eteenpäin.