Mitä jokaisen työnantajan tulisi tietää I-9-lomakkeen vaatimuksista

Maahanmuuttouudistuslaissa edellytetään I-9-kelpoisuuslomaketta, jossa tarkistetaan työntekijän henkilöllisyys ja heidän oikeutensa työskennellä laillisesti Yhdysvalloissa. Jos työnantaja jää väliin tai unohtaa sisällyttää asianmukaiset asiakirjat, heitä uhkaa sakko, jossa on mahdollisia ja varsin vakavia oikeudellisia ongelmia, minkä vuoksi on tärkeää tarkistaa jokaisen työntekijän näkökulma I-9.

Luettelo A - asiakirjat, jotka luovat sekä henkilöllisyyden että työllisyyden

I-9: ssä on vaadittu luettelo asiakirjoista, jotka osoittavat henkilöllisyyden. Nämä asiakirjat vahvistavat henkilöllisyyden ja kelpoisuuden työskennellä Yhdysvalloissa, ja niitä pidetään hyväksyttävinä todisteina molemmista.

• Yhdysvaltain passi (päättymätön tai vanhentunut)
• Yhdysvaltain kansalaisuuden todistus (Lomakkeet N-560 tai N-561)
• Naturalisointitodistus (Lomakkeet N-550 tai N-570)
• Odottamaton ulkomainen passi liitteenä Lomake I-94 ilmoittamatta pysyvää työlupaa
• Pysyvä oleskelukortti tai ulkomaalaisrekisterikortti, jossa on valokuva (Lomake I-551)
• Odottamaton väliaikainen oleskelukortti (Lomake I-688)
• Odottamaton työlupakortti (Lomake I-688A)
• Odottamaton uusintalupa (Lomake I-327)
• Odottamaton pakolaisasiakirja (Lomake 1-571)

• Sisäisen turvallisuuden ministeriön (DHS) antama odottamaton työlupaa koskeva asiakirja, joka sisältää valokuvan (Lomake I-688B)

Luettelo B - henkilöllisyyttä luovat asiakirjat

Jos edellä mainittuja asiakirjoja ei ole, työntekijän olisi esitettävä kaksi muuta henkilöä, yksi henkilöllisyystodistukseen ja toinen todistus työllistymiskelpoisuudesta. Seuraavia asiakirjoja voidaan käyttää työntekijän henkilöllisyyden määrittämiseen:

• Yhdysvaltain valtion tai syrjäisimmän hallintoviranomaisen myöntämä ajokortti tai henkilökortti, jos se sisältää valokuvan tai tiedot, kuten nimen, syntymäajan, sukupuolen, korkeuden, silmien värin ja osoitteen
• Liittovaltion, valtion tai paikallishallinnon virastojen tai yhteisöjen antama henkilökortti, jos siihen sisältyy valokuva tai tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, korkeus, silmien väri ja osoite
• Koulun henkilökortti, jossa on valokuva
• Äänestäjän rekisteröintikortti
• Yhdysvaltain sotilaskortti tai luonnosluettelo
• Sotilaallinen riippuvainen henkilökortti

• US Coast Guard Merchant Mariner -kortti
• Alkuperäinen amerikkalainen heimokirja
• Kanadan hallituksen antama ajokortti

Luettelo C - asiakirjat, jotka luovat työllistymiskelpoisuuden

Yksi näistä asiakirjoista on pakko esitettävä luettelon B asiakirjan lisäksi, jos työntekijä ei pysty toimittamaan asiakirjaa luettelosta A.

• Sosiaaliturvalaitoksen myöntämä USA: n sosiaaliturvakortti, muu kuin kortti, jossa todetaan, että se ei ole voimassa työssä
• Ulkoministeriön antama todistus ulkomaille (Lomake FS-545 tai Lomake DS-1350)
• Alkuperäinen tai oikeaksi todistettu jäljennös valtion, läänin, kunnan tai Yhdysvaltojen hallussa olevasta syntymätodistuksesta, jolla on virallinen sinetti
• Alkuperäinen amerikkalainen heimokirja.
• US Citizen ID Card (Lomake I-197)
• ID-kortti Resident Citizenin käyttöön Yhdysvalloissa (Lomake I-179)

• Muut kuin A-luettelossa luetellut DHS: n antamat odottamattomat työsuojeluluvat

Erityisluettelo alaikäisille henkilöille

Työntekijät, jotka ovat nuorempia kuin 18-vuotiaita ja jotka eivät näin ollen pysty esittämään mitään edellä mainituista asiakirjoista, voivat tarjota ikään perustuvia asiakirjoja, mukaan lukien:

• Koulutietue tai raportti
• Klinikka, lääkäri tai sairaalan ennätys
• Päivähoito- tai päiväkodin ennätys

Lisälomake I-9 Työnantajan velvollisuudet

Varmista, että I-9-lomakkeet on täytetty oikein ja että sinä ja työntekijäsi noudattavat ohjeita tarkasti. Jokaisen työntekijän I-9-lomake on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan tai yhden vuoden kuluttua työsuhteen päättymisestä sen mukaan, kumpi on pidempi.

Säilytä ja tee kopioita työntekijöiden toimittamista alkuperäisistä asiakirjoista. Tätä ei tarvita, mutta se on suositeltavaa. Säilytä vain vähimmäismäärä vaadittuja asiakirjoja ja säilytä lomakkeet ja asiakirjan valokopiot erillään työntekijän tiedostoista.

Jos I-9-tiedostoasiakirjaan tehdään muutoksia, vaihda ne alkuperäisessä muodossa ja muutokset alkuvaiheessa ja päivämäärässä. Älä täytä uutta lomaketta. Vahvista vanhentuneiden työlupien vahvistaminen ja älä anna työntekijöiden työskennellä, jos heidän asiakirjansa on päättynyt.

Varmista, että vastaat ajoitusohjeiden ja -ohjeiden mukaisesti, jos saat sosiaaliturvajärjestelmän ei-vastauskirje, joka osoittaa, että tietty määrä työntekijöitäsi on tarkistamattomien sosiaaliturvatunnusten kanssa.

Hanki nykyinen I-9-lomakkeen tiedot Yhdysvaltain kansalaisuus- ja maahanmuuttovirastossa (USCIS). Lisätietoa saa henkilöstöhallinnon yhteiskunnasta.

Lailliset vaatimukset

I-9-lomake on täytettävä jokaisesta uudesta työntekijästä riippumatta siitä, onko hän kansallista alkuperää, vai onko työntekijä Yhdysvaltain kansalainen. Työnantaja on rikkonut liittovaltion maahanmuuttolainsäädäntöä, jos hän ei tarkista uuden työntekijän henkilöllisyyttä ja työlupaa I-9-lomakkeella. Rangaistukset vaihtelevat huomattavasti ja perustuvat tasojärjestelmään, mutta voivat saavuttaa jopa lähes 20 000 dollaria. Seuraamukset lisääntyvät alkaen 548 dollarista siitä, että jatkat työllistymistä henkilöiden, jotka eivät lähetä I-9-lomakkeita asianmukaisella tarkastuksella.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät taata tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö, ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisiltä valtion varoilta varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen.