10 asiaa Jokaisen uuden ohjelmajohtajan tulisi tietää

Ohjelmanhallinta on palkitsevaa ja hyvin maksettua uravalinta, mutta se voi olla myös haastava rooli. Jos olet juuri saanut ensimmäisen ohjelmanhallintatehtävänne tai haluat tietää, onko sinun tehtäväsi siirtyä ohjelmanhallinnan uraan, on tärkeää ymmärtää, mitä uran mukana tulee. Harkitse näitä 10 asiaa, joista jokaisen uuden ohjelmanhallinnan tulisi tietää ennen ohjelmanhallinnan roolin aloittamista.

Ohjelmanhallinta ei ole sama kuin projektinhallinta

Projektinhallinta koskee työn suunnittelua, tehtävien ja resurssien järjestämistä, prosessien hallintaa ja tietyn tavoitteen saavuttamista. Olipa kyseessä uuden toimiston avaaminen, uuden sovelluksen käynnistäminen tai olympiastadionin rakentaminen, hankkeilla on määritelty alku-, keski- ja loppupiste selkeillä tavoitteilla.

Ohjelmanhallinta on erilainen ja yleensä paljon laajempi. Ohjelmapäällikkö voi valvoa useita hankkeita kerrallaan, joista jokaisella voi olla oma projektiryhmä ja projektipäällikkö. Nämä hankkeet voivat yhdessä olla osa laajempaa ohjelmaa, jonka tarkoituksena on antaa organisaatiolle ajan myötä arvoa.

Odottaa epävarmuutta

Ohjelmat ovat luonnostaan ​​epävarmoja. Vaikka saatat tietää, mikä on suuri kuva, se on vain visio, kun aloitat. Tarkka polku, miten sinne pääsee, ja mitä projekteja vaaditaan pitkällä aikavälillä, on jotain, mitä sinun on tehtävä.

Aloitat yksityiskohtaisen suunnittelun siitä, mitä tiedät, ja luodaan kuva siitä, miten voit käsitellä loput siitä lähemmäs. Laajenna asteittain suunnittelu- ja toimitusaikojasi, kunnes et enää pääse eteenpäin.

Estä aika säännöllisin väliajoin seuraavien vaiheiden suunnittelemiseksi. Voit myös käyttää tätä tilaisuutta varmistaaksesi, että olet edelleen käynnissä liiketoiminnan arvon tuottamiseksi.

Varo Burnoutia

Vaikka projekti saattaa olla yli vuoden tai niin, ohjelmat voivat ulottua - näennäisesti loputtomiin.

Ohjelmanjohtajien on suojattava tiiminsä palamista vastaan. Et voi työskennellä huippunopeudella loputtomasti, joten varmista, että henkilökunnan jäsenet saavat riittävästi seisokkiaikaa. Tähän pitäisi sisältyä hiljaisempi aika työssä, jossa on vähemmän tuloksia ja riittävästi aikaa toimistosta lomalle.

Hallitse sairauslomaa tarkasti, katsokaa ylityökertomuksiasi ja ole varovainen siitä, että tiimisi hyvinvointi on ensiarvoisen tärkeää, jos haluat leikata heikkoutta ja pitää lahjakkaat ihmiset ohjelman keston ajan.

Sinun täytyy hallita vauhtia

Kun toimitat ohjelman, jolla on kaukainen päättymispäivä, sinun täytyy hallita työn nopeutta.On vaikea ylläpitää vauhtia useiden vuosien ajan, joten roolisi ohjelmapäällikkönä on sovittaa prioriteetit ja hankkeet niin, että säännöllisesti toimitetaan mitattavissa olevia tuloksia.

Sekoita nopeita voittoja ja tasaista edistystä kohti suurempia kuvatavoitteita. Tämä auttaa ryhmää näkemään, että olet eteenpäin ja varmistaa, että on olemassa lyhyempiä menestystarinoita jakamaan motivaatio korkealla. Lopuksi se auttaa sijoittajia ja johtajia näkemään, että edistystä on tapahtunut.

Harjoittele joukkueesi menestykseen

Ohjelmat tuottavat usein jotain uutta, ainutlaatuista tai muunnettavaa organisaatiota varten. Yksi tällaisten aloitteiden käsittelyn haasteista on se, että sinulla ei todennäköisesti ole omaa osaamista, jotta voit suorittaa kaikki tarvittavat tehtävät ja hankkeet.

Se on OK ja odotettavissa. Tehtäväsi uudena ohjelmapäällikkönä on varmistaa, että voit kohentaa, uudelleenkouluttaa ja kehittää ihmisiä, joita sinulla on, niin että yhdessä voit käsitellä kaikkia resurssivaatimuksia.

Saattaa olla joitakin alueita, joille tarvitaan vain tietty resurssi rajoitetuksi ajaksi. Et esimerkiksi aio kouluttaa työntekijääsi, miten ajaa haarukkatrukki, jos tarvitset vain yhden viikon. Jos kuitenkin muutat yrityksen online-läsnäolon hallintatapaa, olisi luultavasti arvokasta, että verkkosivujen kehittämisen taidot olisivat sisäisiä yhdessä jonkin verran asiantuntemusta sosiaalisen median tai hakukoneoptimoinnin suhteen. Nämä ovat taitoja, joihin yritys luottaa pitkällä aikavälillä.

Tee päätöksiä siitä, mitkä näistä tarvitset upotettaviksi tiimiin ja jotka olisi ulkoistettava, ja varmista, että ohjelmasi pystyy tarjoamaan koulutus- ja rekrytointitehtäviä, jotka ovat valmiita hallitsemaan tuotoksia jokaisen hankkeen yhteydessä.

Hallinto on monimutkaisempi

Jos olet tullut projektinhallinnan taustasta, hallinto ei ole sinulle yllätys. Se on tapa, jolla hanke- ja ohjelmarakenteet järjestetään ja valvotaan sen varmistamiseksi, että päätöksenteko tapahtuu oikealla tavalla ja että oikeat ihmiset ovat mukana. Se on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että työtä edistetään tavalla, joka sopii yhteen koko liiketoiminnan kanssa, ja se auttaa pitämään ihmiset vastuullisina.

Hallinnointi on myös tapa, jolla projektinhallintatoimisto ja ylemmät johtajat voivat varmistaa, että ohjelma on etenevä etujen saamiseksi. Se tarjoaa myös muodollisen reitin hankkeiden tai koko ohjelman sulkemiseen, jos voidaan osoittaa, että kyseisiä etuja ei enää saavuteta.

Hallinto on monimutkaisempi ohjelmaympäristössä kuin projektiympäristössä. Projektilautakunnilla ja ohjausryhmillä on yleensä johtotason jäsenyys. Tämä on odotettavissa, koska ohjelman lopputulos on tavallisesti liiketoiminnan muutos.

Suunnittelu on vaikeampaa

Projektipäälliköt, jotka osallistuvat ohjelmaan, asettavat tyypillisesti hankesuunnitelmansa yhteen, sitten ohjelman johtoryhmä - ohjel- man johdolla ohjelmapäällikkönä - täyttää ja suunnitelmat on integroitu.

Tämä on helpompi sanoa kuin tehty. Se edellyttää hankkeiden ja projektitehtävien välisten riippuvuuksien tunnistamista. Se pakottaa sinua tarkastelemaan koko ohjelman resurssivaatimuksia ja sovittamaan toimintaa avainhenkilöiden saatavuuden mukaan.

Kun integroitu ohjelmasuunnitelma on luotu, voit seurata sitä Gantt-kaaviossa tai muussa ohjelmistotyökalussa. Koska projektipäälliköt seuraavat projektejaan reaaliajassa, sinun on tehtävä muutoksia ohjelmasuunnitelmaan ja pidettävä kaikki tietoisina muutoksista ja täsmennettävä, mitä tämä tarkoittaa heidän työalueillaan.

Sinun ei tarvitse suunnitella jokaista riviä

Ohjelmapäällikkönä luotat hankkeen johtajiin yksityiskohtaisen suunnittelun tekemiseen. Ei ole käytännöllistä tai toivottavaa seurata ohjelmaa, jossa on tuhansia tehtäviä.

Tarvitset räätälöidyn, korkean tason näkymän hankkeista, joissa on tarpeeksi yksityiskohtaisia ​​tietoja siitä, onko jokin ohjelma-ohjelman vaikutus.

Helpoin tapa tehdä tämä on omien ohjelmistosovellusten avulla. Yritetään hallita multimiljoonan dollarin ohjelmaa peruslaskentataulukkoon olisi liian haastavaa.

Sinun täytyy delegoida

Kuitenkin hyvä, että olet valtuutettu, kun olet ohjelmanhallintatehtävässä, sinun on saatava entistä paremmin.

Hyvä uutinen on, että sinulla pitäisi olla tiimi projektipäälliköistä, ja sinulla saattaa olla jopa oma ohjelmistohallintotoimisto, joka tukee muutosmuutosta.

Ohjelmassa on paljon työtä, ja sen määrittäminen sen varmistamiseksi, että kaikki liikkuvat osat liikkuvat yhdessä oikeaan aikaan ovat valtavia ponnisteluja. Et voi tehdä sitä yksin eikä sinun pitäisi yrittää. Selvitä, kuinka paljon aikaa sinun täytyy tehdä ohjelman käynnistämiseksi ja varmista, että sinulla on tiimi, joka takaa sinut.

Jos sinulla ei ole ketään ohjelmanhallintatoimistossa, pyydä, että joku lähetetään ohjelman johtoryhmään. Heille on paljon tekemistä. Esimerkiksi joku projektin koordinointitehtävistä olisi täydellinen paikka koordinointiin, jota tarvitaan ohjelmatasolla ja joka vapauttaa sinut osallistumaan strategisiin tehtäviin.

Älä pelkää ristiriitoja

Ohjelmia on paljon. Hankkeista, joissa on vaikeat sidosryhmät ja näennäisesti saavuttamattomat määräajat, jokainen päivä antaa sinulle mahdollisuuksia konflikteihin. Varo asioita, jotka häiritsevät projektin suorituskykyä ja ovat valmiita astumaan, kun tarvitset, jotta konfliktitilanne pääsee pois ennen kuin se alkaa.