9 Kokousten helpottaminen esimiehille

Kokoukset voivat olla joko mahdollisuuksia jakaa ideoita, keskustella haasteista ja määrittää toimintasuunnitelmia, tai ne voivat päätyä tuottamattomiin ajanhävittäjiin. Valitettavasti johtajat ovat usein tärkeimpiä tekijöitä prosessin toimintahäiriöiden täyttämisessä.

Tässä on ideoita johtajille kaikilla tasoilla, jotta he voisivat vahvistaa kokouksen helpottamista tukevia taitojaan kokouksen tuottavuuden parantamiseksi.

Jos esimiehet menevät väärin kokouksissa

Monet johtajat ajattelevat, että he tietävät, miten "juosta" kokousta. He asettavat esityslistan, tekevät kaiken puhumisen ja tekevät kaikki päätökset. Vaikka tämä voi tuntua helpolta ja tehokkaalta esimiehille, se on usein ihmisten ajan tuhlausta, eikä se koske joukkueen luovaa potentiaalia. Itse asiassa sillä on päinvastainen vaikutus, sillä työntekijät pyrkivät vetäytymään, lykkäämällä johtajaa, joka haluaa olla vastuussa.

On monia syitä, miksi johtajat eivät ota työntekijöitään enemmän kokouksiin, mukaan lukien:

• Pelko päästää irti
• Väärä usko, että koska he ovat vastuussa, heidän on annettava kaikki vastaukset
• Luottamuksen puute työntekijöiden kykyihin tai ongelmanratkaisuun
• Helpotustaitojen puute

Kolme ensimmäistä kohtaa ovat köyhien johtajien käyttäytymistä, mutta viimeinen, helpotusosaaminen, voidaan oppia ja vahvistaa käytännössä.

Kokouspätevyyden vahvistaminen

Määritelmän mukaan helpottavat keinot, ” Helpottaa tai vaikeuttaa; auttaa eteenpäin ”Jotta johtaja voisi helpottaa kokousta (sen käyttämisen sijaan), heidän on oltava valmiita päästämään irti voimastaan ​​ja olemaan avoimia erilaisiin tuloksiin ja lähestymistapoihin.

Asianmukainen tapaaminen helpottaa kaikkien osallistumista ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Joukkueet kehittävät lähes aina parempia ja luovempia ratkaisuja kuin kukaan johtaja voisi ja tulee todennäköisesti tukemaan ratkaisujen toteuttamista.

Tässä on yhdeksän taitoa, joita tarvitaan kokouksen helpottamiseksi, ja kaikki ne voidaan oppia ja parantaa käytännössä:

1. Esityslistan suunnittelu. Yhteistyökokous alkaa esityslistan suunnittelusta. Valitsemalla aiheita, jotka kutsuvat osallistumista, ts. Ratkaistava ongelma, on paljon kiinnostavampaa kuin ”informatiivinen”. Tarvitaan kuitenkin riittävästi aikaa ryhmien osallistumisen mahdollistamiseksi.
2. Ympäristö ja ilmasto. Logistiikka kuuluu! Kun ihmiset ovat epämiellyttäviä, eivät näe toisiaan, eivät voi kuulla tai ovat nälkäisiä. Opi käyttämään logistiikkaa keinona edistää suurta osallistumista ja poistaa esteitä.

1. Kysyä kysymyksiä. Suuret kysymykset herättävät suurta keskustelua. Artikkeli "70 Awesome Coaching Questions GROW-mallin avulla" tarjoaa joitakin erinomaisia ​​keskusteluohjeita.
2. Aktiivinen kuuntelu. Kun päällikkö kertoo, tarkistaa ymmärrystä ja kysyy seurantakysymyksiä, se kannustaa enemmän osallistumista ja pitää keskustelun virran.
3. Aivoriihi. Useimmat ihmiset ajattelevat, että he jo tietävät, miten aivoriihi. Ne eivät kuitenkaan yleensä ole. Liian monissa asetuksissa aivoriihin tehokkuutta heikentää prosessien heikko hallinta, vahvat sosiaaliset tai poliittiset paineet ja heikko helpotusosaaminen. Monet ihmiset eivät ole koskaan kokeneet hyvin ajetun aivoriihi-istunnon voimaa.

1. Konsensusta rakentavat taidot. Konsensus ei tarkoita, että kaikkien on hyväksyttävä päätös. Se tarkoittaa, että jokaisella on ollut mahdollisuus jakaa näkemyksiään ja ehdottaa ideoita. Asianmukainen helpottaminen ohjaa ryhmää ideoiden jakamisesta tehokkaan päätöksen kehittämiseen. Konsensuksen saavuttaminen vie enemmän aikaa, mutta yleensä se saavuttaa vahvemman osuuden ryhmästä. Muista kuitenkin, että yksimielisyys ei ole lopullinen tavoite. Tärkein asia on tehokas päätös kyseessä olevasta ongelmasta. Ks. Kuusivaiheinen konsensuspäätöksentekokehys, jossa kerrotaan lisää siitä, miten johtaa tiimiä konsensuksen päätöksentekoprosessin avulla.

1. Konfliktien ratkaiseminen. Aina, kun ongelman ratkaisemisessa on mukana tilaa, konflikti on väistämätöntä. Itse asiassa tiimin tutkijat pitävät ristiriidan tehtävän tai ongelman suhteen osana tehokkaan päätöksenteon prosessia. Johtajan on opittava käyttämään konfliktin voimaa positiivisesti.
2. Ei-sanallinen viestintätaidot. Vaikka tutkijat kiistävät tarkat prosenttiosuudet, useimmat hyväksyisivät, että yli 50 prosenttia viestinnästä on verbaalista. Johtaja tarvitsee pystyä lukemaan ryhmän äänen ja kehon kielen arvioidakseen heidän sitoutumisensa, kunnioituksensa ja sitoutumisensa.

1. Äänite. Ammattitaitoinen ryhmien helpottaminen edellyttää tietäen, milloin kääntyä flipchartiin tai valkotauluun, jotta he voivat kerätä, mitä ihmiset sanovat. Näin ihmiset tuntevat, että heidän ajatuksensa kuullaan ja arvostetaan, ja se on arvokas kirja, jota voidaan käyttää toiminnan suunnittelussa ja seurannassa.

Bottom Line

Aika on arvokas voimavara elämässä ja työssä. Pyrimme hallitsemaan kokouksia optimaalisen tehokkuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi. Edellä mainittujen yhdeksän helpotusosaamisen oppiminen, harjoittaminen ja soveltaminen on hyvä paikka aloittaa.