Tulosten tuottavien tehokkaiden kokousten suorittaminen

Ihmiset viettävät niin paljon aikaa kokouksissa, että kokousajan muuttaminen kestäviksi tuloksiksi on onnistuneiden organisaatioiden ensisijainen tavoite. Toiminnot, jotka tekevät kokouksia onnistuneiksi, edellyttävät kokouksen johtajan johtamista ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.

Jos käytät näitä kahdentoista yrityskokouksen hallintavihjeitä, kokoukset ja joukkueet toimivat paremmin ja tuottavat parempia tuloksia.

Ennen kokousta toteutettavat toimet

Toimet ennen liiketoimintakokousta muodostavat perustan kokousten tulosten saavuttamiselle. Voit tehdä kaiken tarvittavan seurannan, mutta ilman ennakkotyötä et onnistu.

Suunnittele liiketoimintakokous

Tehokkaat liiketoiminnan kokoukset, jotka tuottavat tuloksia, alkavat älykäs suunnittelu. Selvitä ensin, tarvitsetko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelussa (ts. Vetämällä ihmisiä muutamilta osastoilta). Sitten päätät, mitä toivot saavasi pitämällä kokousta ja luomalla kokoukselle toteutettavia tavoitteita.

Yritystapaamiselle asettamasi tavoitteet luovat puitteet tehokkaalle kokousten suunnitelmalle. Kuten Stephen Covey sanoo "erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemästä tavasta", "Aloita loppu mielessä". Tapaamisesi tarkoitus määrittää kokouksen painopisteen, kokouksen esityslistan ja osallistujien, joita sinun täytyy osallistua kokoukseen.

Varmista, että tarvitset kokouksen

Se voi kuulostaa taaksepäin, mutta kun olet kehittänyt liiketoimintakokouksen suunnitelman, varmista, että kokous on sopiva väline saavutettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Kokousten pitäminen on kallis hanke, kun otat huomioon osallistujien laskutettavat kustannukset. Varmista, että kokous on paras mahdollisuus ratkaista ongelma, parantaa prosessia tai luoda pitkän tai lyhyen aikavälin strategia tiimillesi tai osastollesi.

Varmista asianmukainen osallistuminen kokoukseen

Jos liike-elämän kokous on sopiva keino saavuttaa tavoitteesi, tarkista osallistujien, joiden osallistuminen on tarpeen kokouksen onnistumiseksi. Tämä saattaa kuulostaa kuin ei-aivoja, mutta se kulkee eniten johtavaan johtajaan - avainhenkilöiden on oltava käytettävissä kokoukseen.

Joskus ihmiset lähettävät edustajia poissa ollessa. Jos valtuutettu osallistuu ratkaisevan päätöksentekijän tilalle, varmista, että nimetty henkilöstön jäsenellä on valtuudet tehdä lopullisia päätöksiä, jotka voidaan allekirjoittaa. Muussa tapauksessa lykkää kokousta.

Levitä ja tarkista esikäsittely ennen kokousta

Kuinka monta tapaamista olet osallistunut kokoukseen, jossa aloitettiin kokousohjaaja, joka lähti ulos paperista tai teki PowerPoint-esityksen keskustelua varten? Se on turhauttavaa, koska se menee alas messinki taktiikkaan; kokous tulee ryhmäkirjaksi - tuskin tuottavaa yrityksellesi.

Voit tehdä liiketoimintakokouksia tuottavimmiksi ja varmistaa tulosten antamalla tarvittavat ennakkotyöt ennen kokousta. Ennakkotyön, kaavioiden, kaavioiden ja lukumateriaalin tarjoaminen 48 tuntia ennen kokouksen alkua tarkoittaa, että kaikki tulevat valmiiksi hyppäämään suoraan sisään.

Asiakirjat, jotka auttavat sinua saavuttamaan kokouksen tavoitteet, voivat olla seuraavat:

• raportteja ja tietoja
• kaaviot ja linkit kilpailukykyiseen tietoon
• kuukausittainen myynti
• tuotantosuunnitelmia
• Microsoft PowerPoint -esitykset, jotka kuvaavat keskeisiä keskustelupisteitä
• kokouspöytäkirjat, muistiinpanot ja aiempien kokousten tai niihin liittyvien kokousten ja hankkeiden seuranta

Liiketoiminnan kokouksen aikana toteutettavat toimet

Liiketapaamisen aikana, jos käytät aikaa tehokkaasti, voit luoda innostusta aiheeseen ja luoda osallistujien sitoutumisen. Ihmiset tuntevat osan jotain suurempaa kuin heidän päivittäiset haasteet. Siksi hyvin helpotettu, aktiivinen kokous, jossa asetetaan seurantavaihe, tuottaa kokouksen tuloksia.

Tehokas liiketoimintakokousten helpottaminen

Kokousjohtaja asettaa positiivisen ja tuottavan äänen kokouksen osanottajien vuorovaikutukseen. Tehokas kokouksen helpottaminen alkaa tavoitteiden tarkistamisesta tai kokouksen odotetuista tuloksista ja esityslistasta. Ohjaaja auttaa ryhmän jäseniä pysymään keskittyneinä ja tuottavina.

Kokouksen suunnittelu ja asialista asettavat puitteet kokoukselle. Tehokas ohjaaja, joka pitää osanottajat tiellä, varmistaa odotettujen, toivottujen tulosten saavuttamisen kokouksen tuloksena.

Ota mukaan jokainen osallistuja toimiin

Jokaisella työryhmällä on erilaisia ​​henkilöitä, jotka näkyvät kokouksissa. Sinulla on hiljaisia ​​työtovereita sekä ihmisiä, jotka yrittävät hallita jokaista keskustelupistettä. Olipa kyse kokouksen helpottamisesta tai osallistumisesta, jokaisen osallistuja on otettava mukaan kokousten tavoitteiden prosessiin.

Näin varmistetaan, että jokainen osallistuja sijoittuu kokouksen aiheeseen ja seuraa sitä. Sinulla ei ole yhtä jäsentä - tai itseäsi - yrittää kantaa koko kuormaa.

Luo tehokas liiketoimintakokouksen seurantaohjelma

Tee kokouksen aikana seurantasuunnitelma, joka sisältää toimia. Tehokkaita suunnitelmia ovat seuraavat:

• Erityinen toiminto
• Henkilön nimi, joka otti omistusoikeuden toiminnon suorittamiseksi
• Toimenpiteen eräpäivä
• Konsensus siitä, mitä toimenpidekokonaisuuden loppuun saattaminen on

Keskustele todellisista skenaarioista ja onnistumisen esteistä, joita tiimin jäsenet voivat kokea, kun he yrittävät saavuttaa tuloksia, jotka ovat tarpeen tulosten tuottamiseksi. Jos tarvitset seurantakokouksen, aseta aika ennen kuin osallistujat lähtevät, jotta se on kaikkien kalenterissa.

Toimet, jotka on toteutettava Business Meetingin jälkeen

Toiminnoilla ja suunnittelulla ennen kokousta ja sen aikana on suuri merkitys auttaessasi saavuttaa odotettuja, myönteisiä ja rakentavia tuloksia. Kokouksen jälkeiset toimet ovat aivan yhtä tärkeitä. Seuraavan aikataulun mukaisen seurannan seuranta ei koskaan riitä investointeihin tulosten varmistamiseksi.

Julkaise kokouspöytäkirjat

Julkaise minuutit ja toimintasuunnitelma 24 tunnin kuluessa. Ihmiset vaikuttavat tehokkaimmin tuloksiin, jos he alkavat heti toimia. Heillä on vielä uusi muistiinpano kokouksesta, eri keskustelupisteet ja jokaisen kokouksen perustelut.

Myös minuuttien jakelun viivästyminen vaikuttaa tulokseesi, koska useimmat ihmiset odottavat, että pöytäkirjat saapuvat ennen kuin ne käsittelevät sitoumuksiaan.

Tehokas liiketoimintakokouksen seuranta

Määräaikojen kunnioittaminen ja noudattaminen sekä seuranta auttavat sinua saavuttamaan kokousten tuloksia. Kokouksen jälkeen jokaisen toimen kohteena olevan henkilön olisi laadittava toimintasuunnitelma kunkin sitoumuksensa toteuttamiseksi.

Riippumatta siitä, kirjoittavatko ne vaiheet suunnittelijaansa, siirtävät tehtävät toiselle henkilölle tai suorittavat tehtävän välittömästi, henkilö on vastuussa seurannasta.

Voit myös parantaa kokousten tuloksia seuraamalla kunkin henkilön välistä keskustelua kokousten välillä. Sinun tehtäväsi on tarkistaa edistystä ja varmistaa, että tehtävät ovat käynnissä.

Vastuullisuus seuraavalle kokoukselle

Oletko koskaan istunut seurantakokouksessa, joka koostui jokaisesta osallistujasta, joka kertoi ryhmälle, miksi he eivät pystyneet täyttämään sitoumustaan? Tavoitteiden tai tavan laatiminen vastuullisuudesta tuloksista alkaa varhaisessa vaiheessa kokouksessa.

Edustajan puolivälissä tapahtuva seuranta kokousten välillä auttaa, mutta ryhmän on jätettävä sitoumukset pitämättä. Pyydä osallistujia raportoimaan edistymisestä ja tuloksista seuraavassa kokouksessa odottaen, että kaikki osallistujat ovat saavuttaneet sille asetetut tavoitteet. Jos tehtävä on pysähdyksissä, katso seuraavassa kokouksessa, onko edistyksellistä oikeutettua estettä ja miten jatketaan.

Lyhennä jatkuvan parantamisen liiketoiminnan kokousprosessia

Kunkin liiketoimintakokouksen selvitys on tehokas väline jatkuvaan parantamiseen. Osallistujat keskustelevat vuorotellen siitä, mikä oli tehokasta tai tehotonta nykyisestä liiketoimintakokouksen prosessista. He keskustelevat myös edistymisestä, jota he pitävät ryhmässä käsiteltävänä olevasta aiheesta.