Miten projekti onnistuu onnistuneesti?

Onnittelut! Olet juuri vastannut tärkeästä uudesta hankkeesta. On selvää, että pomosi tarjoaa tätä tilaisuutta äänestyksessä taitojasi kohtaan. Ja kun olet innoissaan, tämä on ensimmäinen kerta, kun olet vastuussa koko projektista, ja se on hieman pelottavaa

Mielessäsi on useita kysymyksiä:

• Miten aloitan?
• Mitkä ovat tarvittavat toimenpiteet projektin siirtämiseksi aloittamisesta sulkemiseen?
• Miten voin rakentaa suorituskykyisen projektiryhmän?
• Keneltä pyydän apua tässä prosessissa? Onko olemassa toimeenpaneva sponsori?

Näissä vinkeissä keskitytään auttamaan ketään uutta, joka johtaa organisaation ainutlaatuista toimintaa hankkeen, komitean tai tiimin aloitteessa. Olitpa sitten järjestämässä lomajuhlia tai johtavia uusia tuotekehitysaloitteita, projektinhallinnan työkalut ja prosessit ovat olemassa, jotta menestymisen todennäköisyys on paljon suurempi.

5 Hankkeen prosessin vaiheet:

1. aloittamisesta: käynnistää hankkeen.
2. Suunnittelu: suunnittelemaan koko projektin työtä.
3. toteutus: tosiasiallisesti suorittaa työtä.
4. Hallinnointi ja hallinta: kaikki työ, jota teet projektin aikana edistymisen seuraamiseksi.
5. Sulkeminen: hankkeen toteuttaminen ja toteuttaminen sekä tiimin lykkääminen.

Nämä vaiheet ovat samanlaisia ​​jokaiselle hankkeelle.

13 hankkeen aloittelijan perusvaihetta:

1. Määritä laajuus:Ensimmäisessä ja tärkeimmässä vaiheessa projektissa määritellään hankkeen laajuus. Mitä sinun pitäisi tehdä tai luoda? Mikä on hankkeen tavoite? Yhtä tärkeää on määritellä, mitä ei kuulu hankkeen piiriin. Jos et saa tarpeeksi määritelmää pomostasi, selventäkää soveltamisala itse ja lähetä se takaisin yläkertaan vahvistusta varten. Vaikka esimerkki on hieman poissa liike-elämän aiheesta, voimme kaikki liittyä hääjuhliin. Suunnittelussa häät vastaanotto, saatat olla oman laajuus: valmistella häät vastaanotto 100 vierasta täydellisenä illallinen, avoin baari, häät kakku ja live bändi tanssia tiettyyn päivämäärään hintaan, joka ei ylitä 20 000 dollaria.

1. Määritä käytettävissä olevat resurssit:Mitä ihmisiä, laitteita ja rahaa sinulla on käytettävissä hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi? Projektipäällikkönä sinulla ei yleensä ole suoraa ohjausta näihin resursseihin, mutta niiden on hallittava niitä matriisinhallinnan avulla.
2. Ymmärrä aikajana:Milloin hanke on saatettava päätökseen? Kun kehität projektisuunnitelmaasi, sinulla voi olla jonkin verran joustavuutta, kuinka käytät aikaa projektin aikana, mutta määräajat ovat yleensä kiinteitä, kuten hääten yhteydessä. Jos päätät käyttää ylityötunteja aikataulun täyttämiseksi, sinun on punnittava sitä budjettisi rajoitusten vastaisesti.

1. Kokoa projektitiimi:Hanki joukkueesi ihmiset yhteen ja aloita valintaikkuna. Ne ovat teknisiä asiantuntijoita. Siksi niiden toiminnallinen valvoja antoi heille projektin. Sinun tehtäväsi on hallita tiimiä.
2. Yksityiskohtaiset tiedot työstä, osa 1:Mitkä ovat tärkeimmät osat tai osat, jotka on luotava hankkeen loppuun saattamiseksi? Esimerkiksi häätvastaanotto vaatii korkealla tasolla: vastaanottohalli, ruoka, juoma, kakku, vieraat ja viihde. Kukin näistä suurista kohteista voidaan tietenkin jakaa moniin muihin kohteisiin. Tämä on seuraava askel.

1. Yksityiskohtaiset tiedot työstä, osa 2: Yllä olevassa häätvastaanottoesimerkissäsi sinulla on todennäköisesti tiimi tai henkilö, joka vastaa eri osista. Työskentele tiimisi jäsenten kanssa selvittääksesi kunkin tärkeän kohteen saavuttamiseksi tarvittavat tiedot. Elintarvikkeista vastaavan henkilön on ymmärrettävä vaihtoehdot, kustannusrajoitukset ja tehtävä valintoja, jotka tukevat soveltamisalan saavuttamista. Luettele pienemmät vaiheet kussakin suuremmissa vaiheissa. Kuinka monta tasoa syvemmälle menette enemmän ja yksityiskohtaisempiin vaiheisiin riippuu hankkeen koosta ja monimutkaisuudesta.

1. Kehitä alustava suunnitelma:Kokoa kaikki vaiheet suunnitelmaan. Hyvä tapa tehdä tämä on käyttää ensisijaisuustaulukkoa, jossa yksilöidään, mitä kohteita on ennen muita kohteita. Muodolliset projektinhallintakäytännöt edellyttävät verkostokaavion kehittämistä ja kriittisen polun tunnistamista. Vaikka tämä saattaa olla tarpeesi tai tietotason ulkopuolella, ydinkysymys on järjestää toiminnot oikeaan järjestykseen ja jakaa resurssit toimiin. Kysymyksiä ovat: Mitä tapahtuu ensin? Mikä on seuraava askel? Mitkä vaiheet voivat jatkua samanaikaisesti eri resurssien kanssa? Kuka aikoo tehdä jokaisen vaiheen? Kauanko se kestää? On olemassa monia erinomaisia ​​ohjelmistopaketteja, jotka voivat automatisoida paljon tätä yksityiskohtaa sinulle. Kysy muilta samanlaisissa paikoissa, mitä he käyttävät.

1. Luo perussuunnitelma:Saat palautetta alustavasta suunnitelmastasi tiimiltä ja muilta sidosryhmiltä. Säädä aikataulusi ja työaikataulut sovittamalla projekti käytettävissä olevaan aikaan. Tee tarvittavat muutokset alustavaan suunnitelmaan perussuunnitelman laatimiseksi.
2. Pyydä projektin oikaisuja:Projektille ei ole osoitettu riittävästi aikaa, rahaa tai lahjakkuutta.Sinun tehtäväsi on tehdä enemmän rajoitettujen resurssien kanssa kuin ihmiset odottavat. Hankkeelle on kuitenkin usein rajoituksia, jotka ovat yksinkertaisesti epärealistisia. Sinun on tehtävä asia ja esitettävä se pomollesi ja pyydettävä näitä epärealistisia rajoja muuttamaan. Pyydä muutoksia projektin alussa. Älä odota, kunnes on vaivaa kysyä tarvittavia muutoksia. Jos hanke sisältää häät, älä odota onnistuneenne pyytämällä monia merkittäviä muutoksia!

1. Työskentele suunnitelmasi, mutta älä kuole sen puolesta:Suunnitelman tekeminen on tärkeää, mutta suunnitelmaa voidaan muuttaa. Sinulla on suunnitelma ajaa töihin joka aamu. Jos yksi risteys on estetty onnettomuudella, muutat suunnitelmaa ja siirryt eri tavalla. Tee sama projektisuunnitelmien kanssa. Muuta niitä tarpeen mukaan, mutta pidä aina mielessä laajuus ja resurssit.
2. Seuraa tiimin etenemistä:Teet vähän edistystä hankkeen alussa, mutta aloita sitten seurata, mitä jokainen tekee. Se helpottaa ongelmien ottamista ennen kuin niistä tulee ongelmia.
3. Asiakirjan kaikki:Pidä kirjaa. Joka kerta kun muutat peruslinjasi suunnitelman, kirjoita, mitä muutos oli ja miksi se oli tarpeen. Joka kerta, kun hankkeeseen lisätään uusi vaatimus, kirjaa se, mistä vaatimus tuli ja miten aikajanaa tai budjettia muutettiin sen vuoksi. Et voi muistaa kaikkea, joten kirjoita ne niin, että voit etsiä niitä projektin lopussa ja oppia niistä.
4. Säilytä kaikki tiedot:Pidä kaikki hankkeen sidosryhmät ajan tasalla edistymisestä. Kerro heille menestyksestänne, kun täytät kunkin virstanpylvään, mutta ilmoita heille myös ongelmista heti, kun ne tulevat esiin. Pidä myös tiimisi ajan tasalla. Jos muutoksia harkitaan, kerro heille siitä mahdollisimman pitkälle. Varmista, että jokainen tiimi on tietoinen siitä, mitä kaikki muut tekevät.

Bottom Line

Sinun ei tarvitse olla muodollinen projektipäällikkö, joka johtaa projektialoitetta. Sinun tulisi kuitenkin soveltaa projektinhallinnan työkaluja ja logiikkaa tavoitteiden selkeyttämiseen, työn yksityiskohtiin, tiimin rakentamiseen sekä työn suorittamiseen ja seurantaan. Paras menestys!