5 Onnistuneen hankkeen keskeiset osat

01 Toteutettu hankkeen sponsori

Hankkeen sponsori on organisaation korkean tason henkilö, joka omistaa projektin. Sitoutunut projektin sponsori odottaa projektin menestyvän ja tekee mitä tahansa, jotta hän voi menestyä.

Hankkeen sponsorilla on neljä ensisijaista vastuuta projektista. Ensinnäkin sponsori voittaa projektin. Hän ilahduttaa projektiryhmää julkisesti ja yksityisesti. Toiseksi sponsori tukee hankkeen johtajaa. Kun projektipäällikkö tarvitsee poistettuja esteitä, hän pyytää sponsorilta apua, koska sponsorilla on organisatorinen vaikutusvalta asioiden tapahtumiseen. Kolmanneksi sponsori kohdistaa resurssit jakamalla ne suoraan tai työskentelemällä muiden korkean tason ihmisten kanssa resurssien saamiseksi. Kun sponsori on hankkeen vahva mestari, sponsorin ikäisensä osallistuvat todennäköisemmin merkittäviin resursseihin. Neljänneksi sponsori helpottaa päätöksentekoa. Kun projektijoukkue purjehtii, sponsori voi välittää päätöksen tai tehdä päätöksensä.

Sponsori pysyy ajan tasalla jatkuvan viestinnän kautta projektipäällikön kanssa. Molemmat työskentelevät yhdessä selvittääkseen, milloin sponsorin on ryhdyttävä toimiin ja toimittava voimakkaammin sponsorin vastuulla hankkeen johtajan tukemiseksi. Esimerkiksi projektipäälliköllä voi olla vaikeuksia saada tietoja organisaation talousosastolta. Hankkeen sponsori voi lähestyä talousjohtajaa tilanteesta ja pyytää, että tietojen hankkiminen asetetaan etusijalle kilpailevien tehtävien edellä.

02 Selkeät tavoitteet ja laajuus

Ennen kuin projektin työ tehdään tai edes suunnitellaan, hankkeen sponsorin on määriteltävä hankkeen tavoitteet ja laajuus. Tavoitteet ovat suuria asioita, joita hankkeen on tarkoitus saavuttaa. Ota esimerkiksi ohjelmistopäivitysprojekti. Henkilöstöosasto käyttää hyvin tunnettua muokattavaa liiketoimintaohjelmistoa palkanlaskennan hallintaan. Organisaatio haluaa lisätä moduulin oppimisen hallintaan. Hankkeen tavoitteena on muokata oppimisen hallinnan ohjelmistoa organisaation liiketoimintatarpeisiin ja integroida se nykyiseen palkkajärjestelmään.

Soveltamisala määrittelee projektin parametrit. Jatketaan ohjelmistohankkeen esimerkkiä; hankkeen laajuus rajoittuu oppimisen hallintajärjestelmän käyttöönottoon ja integrointiin palkkahallintojärjestelmään. Monta kertaa on hyödyllistä tunnistaa asioita, jotka eivät ole mahdollisia, jotta voidaan ymmärtää, mikä on soveltamisalaa. Tähän projektiin muiden moduulien lisääminen on epäkunnossa. Kirjanpito-osasto ei voi tulla projektipäällikköön ja pyytää laskutusta, myyntisaamisia tai velkakirjoja.

Moduulin lisääminen, kun projekti on määritetty, mahdollistaa laajuuden hiipumisen. Hyvät projektin sponsorit ja projektipäälliköt suojaavat laajuuden hiipumista ja ovat erittäin haluttomia lisäämään soveltamisalaa keskiprojektia. Hankkeen ulottuvuuden lisääminen lisää hankkeen tarvetta resursseihin, kuten aikaa ja rahaa. Lisäksi lisäsovelluksen käsitteleminen asettaa vaaraksi työn tuotteiden laadun.

03 Hyvä projektipäällikkö

Projektinjohtaja suunnittelee työtä ja järjestää resursseja hankkeen toteuttamiseksi. Tämä henkilö on yhteys hankkeen sponsorin välille, joka asettaa vision ja projektiryhmän, joka toteuttaa sen. Projektipäällikkö tuo sidosryhmiä tarpeen mukaan ja oikea-aikaisesti tarjoamaan panoksensa.

Projektipäälliköillä on yleensä seuraavat ominaisuudet, jotka auttavat heitä siirtämään projektia pitkin:

• Projektinjohtajat ovat suunnittelijoita. He ajattelevat työjärjestystä ja tietävät, mitä on tehtävä sen jälkeen, kun joukkue on suorittanut tehtävän. He tekevät hyviä suunnitelmia, mutta myös tietävät, milloin ne ovat joustavia ja suunnata.
• Projektipäälliköt ovat luotettavia. Niiden menestys riippuu toisten työstä, joten projektipäälliköt tarvitsevat ihmisiä luottamaan hyvään aikomukseensa ja osaamiseensa. Luottamus on erityisen tärkeä hankkeen johtajan ja hankkeen sponsorin välisessä suhteessa.
• Projektipäälliköt ovat yleensä ekstrovertoituneita, koska suurin osa heidän työstään liittyy viestintään.

He pitävät ihmisiä vastuussa sitoumuksistaan. Tässä on esimerkki. Projektiryhmän jäsenen esimies kertoi projektipäällikölle, että tiimin jäsen voi omistaa neljä tuntia viikossa hankkeeseen. Tämä tiimin jäsen on jättänyt kaksi viikoittaista kokousta peräkkäin, eikä hän ole edistynyt hänen tehtäviinsä työnjaon rakenteessa. Ensimmäisen vastaamattoman kokouksen jälkeen projektipäällikkö tapasi ryhmän jäsenen keskustellakseen poissaolosta ja jääneistä määräajoista. Ryhmän jäsen sanoi, että hänellä oli painokkaampia painopisteitä. Projektipäällikkö epäili, että tämä ei ollut totta, joten toisen vastaamattoman kokouksen jälkeen projektipäällikkö tapasi ryhmän jäsenen esimiehen. Esimies kertoi projektipäällikölle, että hän varmistaa, että tiimin jäsenen käyttäytyminen kääntyy.

04 Sidosryhmät

Hankkeen sidosryhmät ovat ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita projektin onnistumisesta, mutta eivät ole projektiryhmän jäseniä. He eivät ajattele projektia päivittäin, kuten projektipäällikkö tai projektiryhmän jäsenet, mutta he haluavat olla kriittisissä ratkaisuissa ja yleisessä edistymisessä kohti hankkeen tavoitteita.

Sidosryhmillä on motivaatiot pysyä ajan tasalla projektitoiminnoista, mutta hankkeen johtajan vastuulla on tuoda ne taitoksiin tavalla, joka edistää työn tavoitteita. Monissa tapauksissa tämä edellyttää herkkää tasapainoa liikaa panoksen saamista ja liian vähän panosta. Sidosryhmät eivät voi punnita jokaista päätöstä. Se loukkaisi projektia ja tekee jokaisen päätöksen taisteluun. Sitä vastoin sidosryhmiä ei voida sulkea pois, koska lähes jokaisen hankkeen merkittävä osa on sidosryhmien tyydyttäminen.

05 Hankekohtaiset tiimin jäsenet

Projektiryhmän jäsenet suorittavat projektin työn. Hankkeen tiimin jäsenet on useaan kertaan varattu hankkeeseen tavallisten tehtäviensä ohella, mikä tarkoittaa sitä, että hankkeessa ei ole vähennetty muita töitä, jotka aiheutuvat hankkeen aiheuttamasta lisätyöstä. Projektipäälliköt voivat auttaa tiimin jäseniä neuvottelemaan esimiestensä kanssa tästä asiasta, mutta projektipäälliköllä ei ole valvontaa projektiryhmän jäsenten vastuualueista hankkeen ulkopuolella.

Tiimin jäsenten omistautuminen hankkeelle on erittäin arvokasta. Ilman omistautumista, aikatauluja ja työn tuotteita ei ole hyvälaatuisia. Dedikoidut tiimin jäsenet ovat motivoituneita saavuttamaan hankkeen tavoitteet ajoissa, budjetissa ja laadun odotusten mukaisesti.