Tapoja ärsyttää hankkeen sidosryhmiä

Projektipäällikkönä osa työstäsi on varmistaa, että sidosryhmät - hankkeen tiimi ja avainasiakkaat ja toimittajat - saavat hankkeen tarvitsemansa. Sidosryhmienne tulisi olla avainmestareita. Heidän pitäisi tukea sinua, auttaa sinua saavuttamaan hankkeen tavoitteet ja varmistamaan, että jokainen vetää samaan suuntaan.

Mutta se on helppo häiritä niitä. Ja kun näin tapahtuu, he voivat muuttua ihmisiksi, jotka eivät enää halua mitään tekemistä projektin kanssa. Tämä on valtava riski projektipäällikölle, koska tarvitset heidän apua ja tukea onnistuneeksi. Ilman heidän panostaan ​​et ehkä pysty toimittamaan projektiasi. Tässä on tapoja ärsyttää projektin sidosryhmiä ja mitä sinun pitäisi tehdä sen sijaan.

Epäonnistunut

Viestinnän tulisi olla noin 80% siitä, mitä teet projektipäällikkönä. Kun et kerro tiimille, toimittajille tai asiakkaille, mitä tapahtuu, niin he saavat nopeasti harmittaa. Pahempaa on, että ne pyrkivät täyttämään aukot selittämällä, mitä tapahtuu, mikä ei luultavasti ole tarkka ja voi olla vahingollinen hankkeen maineelle.

Sen sijaan koota selkeät projektiraportit. Tapaa heidät yksilöllisesti ja ryhmissä ja pidä heidät ajan tasalla kaikilla tavoilla. Laadi yhteen projektiviestintäsuunnitelma ja suorita sidosryhmien analyysi, jotta voit selvittää, kenen on kuultava mitä ja milloin heidän täytyy kuulla.

Epäonnistunut lausunto

Viestintä on yksi asia, mutta se on yleensä noin tilapäivityksiä ja projektien seurantaa. Sinun täytyy tehdä enemmän kuin ottaa heidät mukaan hankkeeseen. Tämä voi ärsyttää ihmisiä, kun he ovat tietyn alueen aiheen asiantuntija, ja et pyydä heidän panostaan ​​siihen, mitä he ovat erittäin päteviä kommentoimaan. Projektipäälliköt voivat joutua ansaan uskoa, että heidän täytyy tehdä kaikki ja tehdä kaikki päätökset itse, mutta näin ei ole.

Kysy sen sijaan mielipiteensä siitä, miten käsitellä hankekysymyksiä sellaisenaan. Ota huomioon heidän näkemyksensä. Sinun ei tarvitse tehdä mitä he ehdottavat, mutta se auttaa rakentamaan suhteita, jos kuuntelet. Voit tehdä tämän projektikokousten kautta ja olla kuuntelemassa, kun he tulevat teille ehdotuksia. Jos se on tiimisi, varmista, että heillä on riittävästi tilaisuutta esittää näkemyksensä.

Uskovat, että kelpuutuksesi antavat teille suurvalta

PMP®: n oleminen ei tee sinulle maailman parasta projektipäällikköä (vaikka se voi auttaa pienessäkin). PRINCE2®-harjoittajan sertifikaatin tai APMP: n tai minkä tahansa muun projektinhallintamerkinnän pitäminen ei tee sinua ylitseväksi.

Puhuminen pätevyydestänne koko ajan ja siitä, miten kirjat tekevät asioita, on varma tapa häiritä sidosryhmiäsi. He eivät halua kuulla hyviä tuloksiasi tentissä tai miten käytät menetelmää projektiin. Itse asiassa kaikki he haluavat, että hanke menee hyvin. He eivät välitä siitä, miten pääset sinne, suurimman osan ajasta.

Älä oleta, että koska sinulla on pätevyys ja osaat tehdä riskienhallinnan, esimerkiksi jos et hanki riskiä projektista. Se tapahtuu meille parhaiten. Niinpä on parempi olla nöyrä ja omistautunut, ja taitosi on käytettävä hyvällä tavalla käytännössä, mutta ette usko, että he asettavat sinut yläpuolelle.

Pätevyytenne pitäisi antaa sinulle hiljaa luottamuksen tehdä työtäsi parhaan kykynne mukaan, mutta huomaat, että monet projektinjohtajina toimivat henkilöt pitävät todistuksia. Itse asiassa monet ihmiset, jotka työskentelevät erikoisalalla, pitävät sertifikaatteja ja monille yrityksille asiantuntemuksenne, riippumatta siitä, onko kyseessä arkkitehtuuri, kirjanpito tai projektinhallinta, ovat yksinkertaisesti hygieniatekijä.

Älä odota sidosryhmiäsi vaikuttamasta ja älä puhu niistä koko ajan. Osoita taitojasi toimittamalla hanke hyvin ja osoittamalla, miten käytät opetellasi tietoa luokkahuoneessa.

Määräajan muuttaminen

Kun jokainen on allekirjoittanut projektin virstanpylväitä ja tietää, mitä tapahtuu, kun voit työskennellä harmonisesti yhtenä tiiminä. Kun muutat määräaikoja ja et kerro kenellekään, silloin ihmiset alkavat ärsyttää.

Päivämäärän muuttaminen vaikuttaa valtavasti muiden ihmisten työhön. He ovat varanneet loma-aikaa projektin kriittisen työn ympärillä. Heidän täytyi joutua täyttämään resursseja muissa joukkueissa, koska jotakin tarvitaan projektissa tietyn ajan. Jos muutat päivämääriä ilman, että ymmärrät kaiken tämän taustan, saatat asettaa projektin vaaraksi.

Hankkeen sponsori ymmärtää sen sijaan, jos et voi saavuttaa sovittuja virstanpylväitä. Asiat muuttuvat. Projektin laajuuteen tai otettuihin asioihin lisätään uusia kohteita. Teidän tehtävänne ei kuitenkaan ole sopia muutoksista vain määräaikaan. Työskentele projektiryhmän kanssa muutoksen vaikutusten ymmärtämiseksi. Sitten ehdotat ratkaisua projektisi sponsorille ja selität päivämäärän muuttamisen perustelut.

Varmista, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia muutoksesta ja siitä, miten se voi vaikuttaa heidän työhönsä. Tee sitten jokaisen suostumuksella muutos ja päivitä hankkeen dokumentaatio. Sinun ei pitäisi koskaan tehdä muutoksia päivämääriin ilman, että muut joukkueet saavat tietää ensin.

Heidän aikansa tuhlaaminen

Kokousten pitäisi olla tehokkaita, hyvin hallittuja ja kaikkien aikojen hyvä käyttö. Mutta näin ei ole aina. Monta kertaa sidosryhmät valittavat, että he ovat hukkaanneet aikaa kokouksissaan. Ei ole ollut esityslistaa, tai päätöstä, jonka he odottivat tekevän, ei tehty, koska huonot ihmiset olivat huoneessa.

Sinulla on myös muita mahdollisuuksia tuhlata aikaa - se ei ole vain kokouksia. Älä sekoita postilaatikkoonsa asettamalla ne kopioihin sähköposteista, kun niitä ei tarvitse olla. Hankkeiden sidosryhmillä on sen sijaan toinen tehtävä, joten heidän on käytettävä aikansa viisaasti. Varmista, että kokouksissa on esityslista. Suunnittele ne, kutsu oikeat ihmiset ja varmista, että seuraatte myöhemmin.

Lähetä sähköpostiviestejä vain asianomaisille ihmisille. Jos tarvitset jotakin, varmista, että he ymmärtävät, miksi heille on tärkeää olla tietoinen, ja välttää pelätty "vastaus kaikille" niin pitkälle kuin mahdollista. Ole tietoinen siitä, että muut ihmiset ovat kiireisiä ja että hanke ei ole koko ajan ensisijainen prioriteetti (jos se on milloin tahansa).