Ammattilaisten sähköpostiviestien kirjoittaminen ja lähettäminen

Kun lähetät ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä, on todella tärkeää varmistaa, että viesti on täydellinen. Et halua puhaltaa tilaisuutta tekemällä virheitä - joko sähköpostiviestien lähettämisessä tai niiden seurannassa. Lue, miten voit kirjoittaa ja lähettää huippuluokan ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä.

Miksi haluat lähettää ammattimaisen sähköpostin? On monia syitä. Saatat lähettää kirjeenne potentiaaliselle työnantajalle, kiitos kirjeen kollegalle, joka suostui olemaan viittaus, nykyisen pomosi erottamiskirje tai pyyntö suosituksen lähettämisestä.

Sinulla voi olla muita syitä lähettää henkilökohtaisia ​​sähköpostiviestejä, ja itse asiassa on hyvä varmistaa, että kaikki sähköpostisi on järjestetty ja ammattitaitoinen.

Seuraavassa kerrotaan, mitä haluat lisätä viesteihin, mitä ei sisällytetä ja miten sulkea, allekirjoittaa ja lähettää sähköpostiviestejäsi.

Ammattimaiset sähköpostiviestien ohjeet

Kirjoita nämä vaiheet, kun haluat kirjoittaa laadukkaan ammatillisen sähköpostiviestin, ja teet aina suuren näyttökerran vastaanottajalle:

• Otsikkorivi: Aihealueella tulisi lyhyesti sanoa, mitä tarkoitusta kirjoitat. Aihepiirisi voi olla niin yksinkertainen kuin "Kiitos" tai "Suosituspyyntö".
• Tervehdys: Vaikka kirjoitat hyvin lyhyen sähköpostiviestin, sisällytä tervehdys. Jos tiedät henkilön nimen, lisää se. Jos et ole henkilön nimen perusteella, kutsu heidät nimensä mukaan.
• Pituus: Pidä sähköpostisi mahdollisimman tiivis. Ihmiset pyrkivät ohittamaan pitkiä sähköpostiviestejä, joten niihin sisältyy vain olennaisia ​​tietoja.
• Fonttityyli: Vältä koristeellisia, leikkisitä tai värillisiä fontteja; nämä yksinkertaisesti häiritsevät vastaanottajan todellisesta viestistäsi. Vältä myös lihavoitujen ja kursiivien liiallista käyttöä, mikä tekee sähköpostiviestistä sekavaksi. Älä kirjoita myöskään kaikkia isoja kirjaimia; tämä tapahtuu niin vihaisena tai ylikierroksena sähköpostissa.

• hymiöitä:Älä lisää hymiöitä ammatilliseen sähköpostiviestiin; tallenna ne henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon.
• Oikeinkirjoitus ja kielioppi: Juuri siksi, että kirjoitat sähköpostia, ei tarkoita, että sinun pitäisi olla huolimattomia oikeinkirjoituksesta ja kieliopista. Muokkaa sähköpostiasi huolellisesti ennen lähettämistä. Virheellinen viesti kertoo vastaanottajalle, että sähköpostisi tulee ottaa vakavasti.
• Sulkeminen:Kirjaudu ulos lyhyellä "Kiitos", "Paras" tai jokin muu yksinkertainen lähetys ja sitten nimesi. Useimmissa sähköpostitileissä voit liittää allekirjoituksen, jossa on nimesi, nimesi ja yhteystietosi. Se on loistava tapa tehdä kukin kirjeenvaihto ammattimaisemmaksi.

Muita vinkkejä

Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, mene läpi kaikki nämä vaiheet ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta:

• Varmista, että viestisi on valmis:Tarkista, että sähköpostiosoitteesi Aihe-rivi on täytetty, olet kirjoittanut allekirjoituksen, lähetät viestin oikeaan yhteyshenkilöön ja olet täyttänyt bcc kenttä lähettää kopion itsellesi, joten sinulla on sähköpostiosoite.
• Vahvista sähköpostiviestisi:Ennen kuin osaat lähettää, varmista, että kirjoitat oikeinkirjoituksen ja tarkistat kielioppiisi ja päällikön. Ne ovat yhtä tärkeitä sähköpostin työnhakukirjeissä kuin ne ovat paperikirjeessä.

• Lähetä testiviestin viesti:Ennen kuin lähetät sähköpostiviestin, lähetä viesti etukäteen ja tarkista, että muotoilu toimii ja ettei mikään näytä olevan paikallaan. Jos kaikki näyttää hyvältä, siirry eteenpäin ja lähetä sähköpostiviesti yritykselle tai henkilölle, jolle olet yhteydessä.
• Lähetä kopio sähköpostiviestistä itsellesi:Käytä bcc kenttä lähettää kopion sähköpostiviestistä itsellesi, joten sinulla on kirjaa siitä, milloin lähetit viestin ja kenelle lähetit sen. Nämä tiedot löytyvät myös lähettämästäsi kansiosta.

• Tiedostojen kopiointi:Monien sähköpostiohjelmien avulla voit asettaa kansioita helpottamaan tärkeiden aiempien sähköpostiviestien löytämistä. Määritä kansio kaikille työnhaun sähköpostiviesteille ja lähetä lähetetyt sähköpostiviestit työnhaun kansioon.

Tarkista sähköpostisi säännöllisesti

Aika on olennaisen tärkeää, kun etsit työpaikkaa, joten on tärkeää tarkistaa sähköpostisi säännöllisesti ja usein, joten et menetä mitään tärkeitä mahdollisuuksia. Tarkista ainakin sähköpostisi aamulla ja aikaisin iltapäivällä, joten sinulla on aikaa vastata nopeasti saamiinne viesteihin.

Nykyään älypuhelimen käyttäminen voi helpottaa sähköpostiviestien tarkistamista missä tahansa ja milloin haluat - ei enää hovering tietokoneesi yli. Itse asiassa voit saada ilmoituksia uusista sähköpostiviesteistä, joten voit lukea ne heti, kun ne saapuvat postilaatikkoon.