Tapoja pyytää apua projektin sponsorilta

Projektipäällikön ja projektin sponsorin välinen suhde on paljon samanlainen kuin perinteinen työntekijän / johtajan suhde. Hankkeen sponsori ei voi olla hankkeen johtajan suora johtaja tai edes projektipäällikön komentoketju. Projektin sponsori tukee kuitenkin projektin johtajaa, kun projektiryhmä työskentelee projektin loppuunsaattamiseksi.

Kuten esimiehenä, yksi suurimmista tavoista, joilla projektin sponsori tukee projektipäälliköä, on vain sellaisten henkilöiden käsittely, joilla on projektin sponsorin organisaation vaikutusvalta. Kun projektipäälliköt joutuvat ongelmiin, vain projektin sponsorit voivat ratkaista, tässä on projektipäälliköiden tehtävä.

Pakota kaikki muut asetukset

Hankkeiden sponsorit ovat yleensä organisaatiotasolla, jossa useimmat päätökset ovat vaikeita, koska jos päätös on helppoa, se tehdään alemmalla tasolla. Heidän on tehtävä raskaita päätöksiä nopeasti joskus rajoitetusti.

Projektipäällikkönä on varmistettava, että olet käyttänyt kaikki muut ongelmanratkaisumahdollisuudet, ennen kuin siirryt projektin sponsoriin. Sano esimerkiksi, että sinulla on projektiryhmän jäsen, joka ei täytä sitoumuksiaan. Ennen kuin ryhdyt ongelman hankkeen sponsoriin, yritä ratkaista ongelma yksi kerrallaan projektiryhmän jäsenen kanssa. Kun tämä ei toimi, sinun pitäisi mennä tiimin jäsenen esimiehelle. Kun ongelma ei ratkea, voit ottaa ongelman projektin sponsorille.

Olet käyttänyt vaihtoehtoja ongelmien ratkaisemiseksi alhaalta ylöspäin. Nyt projektin sponsori voi käsitellä asiaa ylhäältä alaspäin. Hankkeen sponsorin tulisi ratkaista asia hänen vertaisarvioinnillaan ja ilmoittaa sinulle sovituista toimintatavoista.

Viimeinen asia, jonka haluat tapahtua, on, että hankkeen sponsori on laatinut päätöslauselman, jonka olisit voinut toteuttaa omassa viranomaisessasi ilman apua. Joskus tämä tapahtuu. Kaikki tekevät virheitä. Opi näistä tilanteista, kun ne ilmenevät, ja sinusta tulee parempi projektipäällikkö. Seuraavan kerran, kun vastaava tilanne tulee esiin, käsittelet sitä paremmin kuin ennen.

Ole erityinen siitä, mitä tarvitset

Vaikka hankkeiden sponsorit ovat tottuneet työskentelemään epätäydellisistä tiedoista, projektipäällikkö ei saa jättää pois asiaankuuluvia tietoja. On tärkeää, että hankkeen sponsorilla on asiayhteys tilanteeseen, joka tarvitsee hänen huomionsa.

Kun projektin sponsorilla on asianmukainen asiayhteys päätöksentekoon, olkaa tarkkoja siitä, mitä tarvitset sponsorilta. Tarvitsetko suuntaa, miten edetä? Tarvitsetko luvan tietyn toimenpiteen toteuttamiseen? Tarvitsetko ongelman ratkaisemisen? Tarvitsetko resursseja, joita et voi hankkia?

Jos et ole ajatellut tarkalleen sitä, mitä tarvitset, saatat päättää, mitä tarvitset, mutta huomaa myöhemmin, että olit väärässä. Ajattele asiaa ennen kuin otat sen sponsorille minimoidaksesi riskin tuhlata toistensa aikaa.

Pidä pyyntösi keskittyneenä

Projektin sponsorit ovat kiireisiä ihmisiä. Lukemattomat kysymykset vetävät aikataulunsa imemään aikaa.

Kun projektipäälliköllä on todellinen tarve hankkeen sponsorin aikaan, tämä ei ole huono asia tai tunkeutuminen sponsorin aikaan. Projektipäällikön ja projektin sponsorin kanssa käytetyn ajan pitäisi olla erittäin tuottavaa. Pidä pyyntösi keskittyneenä, joten käytät vain yhtä paljon sponsorin aikaa kuin on tarpeen.

Kun sponsorisi kokee tuottavan yhden kerran teidän kanssanne, hän odottaa innokkaasti kokouksiasi. Suurten organisaatioiden ihmiset viettävät usein aikaa tuottamattomissa kokouksissa, joihin heidän on osallistuttava. Osallistuminen tuottavaan kokoukseen voisi olla hankekumppanisi energiatehokas muutos.