Tiedä miten, miksi ja milloin työntekijöiden suorituskykyä dokumentoidaan

Henkilöresurssien ja työllisyyden maailmassa työntekijän suorituskykyä koskevat asiakirjat voivat tehdä tai rikkoa kykyäsi kurittaa, lopettaa tai edistää, palkita ja tunnistaa työntekijöitä.

Asiakirjat ovat välttämättömiä esimiehille ja henkilöstöhallinnolle, koska sinun on tehtävä vakavia ponnisteluja kaikkien työntekijöiden työhistoriaan liittyvien tapahtumien tallentamiseksi - sekä positiivisia että kielteisiä tapahtumia.

Tässä kaikki johtajat ja henkilöstöhallinto tarvitsevat tarkasti työntekijöiden suorituskyvyn.

Miksi sinun pitäisi dokumentoida työntekijän suorituskykyä

• Asiakirjat osoittavat, että suoritusongelmista keskusteltiin työntekijän kanssa ajoissa ja ytimekkäästi.
• Dokumentaatio tarjoaa historiaa työntekijän parannuksesta tai epäonnistumisesta suorituskyvyn parantamisessa ajan myötä. Se on kronologinen ja tarkka kuvaus työntekijän toiminnasta, johtajan toiminnasta ja tapahtumista niiden tapahtuessa.
• Dokumentaatio tarjoaa todisteita, jotka tukevat johdon päätöksiä ottaa epäsuotuisia toimia, kuten kurinalaisuutta tai työntekijän irtisanomista.
• Asiakirjat osoittavat, että työntekijä ansaitsee käytettävissä olevan myynninedistämisen tai mahdollisuuden muihin työntekijöihin nähden, jotka ovat myös tukikelpoisia.

• Asiakirjat osoittavat, että palkkojen korotukset, vähennykset tai työntekijä ei saanut korotusta.
• Oikeudenkäynnin tapauksessa täydellinen ja perusteellinen dokumentaatio suojaa työnantajan etuja. Asiakirjat voivat tukea johdon toimia epäonnistuneen työntekijän lopettamisessa. Se voi myös osoittaa, että työntekijä irtisanottiin muista kuin laittomasta syrjinnästä johtuvista syistä.

Mitä dokumenttiin

Johtajien on dokumentoitava työntekijän suorituskyky, sekä positiiviset että suorituskyvyn epäonnistumiset. Heidän on dokumentoitava täsmälleen, mitä työntekijä teki ja sanoi ja mitä johtaja teki ja sanoi vastauksena kokouksen tai keskustelun aikana.

Sinun on dokumentoitava kaikki keskustelun aikana tehdyt sopimukset, asetetut tavoitteet, tarvittavat ja odotetut parannukset sekä parannusaikataulu. Dokumentaation tulisi sisältää myös sitoumuksia, joita johtaja tekee työntekijän avustamiseksi.

Miten dokumentoidaan

Dokumentaatio on kirjoitettava kokouksen tai työntekijän kanssa käytävän keskustelun tai keskustelun jälkeen. Älä missään vaiheessa unohda kirjoittaa keskustelua sinä päivänä, jolloin se todella tapahtui. Odotetaan vasta myöhemmin, mikä vaikuttaa dokumentaation laatuun, koska se perustuu muistiin.

Yksi pahimmista virheiden johtajista on uskoa, että he voivat rekonstruoida työntekijöiden neuvontahistorian tarpeen mukaan. Rekonstruoitu ennätys ei koskaan huijaa henkilökohtaisia ​​henkilöitä, joilla on kokemusta ihmisarvoisesta ja oikea-aikaisesta dokumentaatiosta. Johtajat, jotka rekonstruivat muistista, aiheuttavat yritykselleen tarpeetonta ja kohtuutonta riskiä, ​​koska valmistunut historia ei kestä mahdollisia oikeusjuttuja.

Tarvitset dokumentaationsi, jotta ne näkyvät ammattimaisina, siisteinä ja järjestäytyneinä. Kirjoita dokumentaatio ikään kuin puhut historiasta kolmannelle osapuolelle. Et koskaan tiedä, kuka voi lukea asiakirjojasi yhden päivän, joten varmista, että se heijastaa ammattitaitoasi. (Cocktail-lautasliinan, kirjekuoren tai tahmean muistiinpanon takana ei ole ammattimainen dokumentaatio.)

Asiakirjan tulee olla työntekijän uudelle johtajalle, jos työntekijä hankkii uuden työpaikan organisaatiossasi. Muistin ja työntekijän uuden johtajan ilmoittamiseksi sinun täytyy laittaa työntekijän nimi ja nimi, nimi ja nimi sekä jokaisen asiakirjan koko päivämäärä.

Kirjoita asiakirjat, jotka ovat tosiasiallisia, oikeudenmukaisia, objektiivisia, täydellisiä ja johdonmukaisia. Vältä mielipiteitä (Mike on huolimaton. Alice on laiska. Tom makasi minulle.), Nimikutsut, editorisointi (John on jerk. Markilla on asenneongelma.) Ja merkintä (Mary on vastuutonta. George ei ole vastuutonta. George ei ole joukkue) soitin.).

Vältä myös yrittää tulkita työntekijän käyttäytymistä. (Marsha ei pidä tästä tehtävästä. Paula näyttää olevan päähänsä.) Vähennä kuvailevien sanojen, kuten adjektiivien ja adverbettien, käyttöä (hitaasti, huolimattomasti, tyytymättöminä, miellyttävinä, töykeinä). Ilmoita työntekijän erityinen käyttäytyminen ja toimet, ei mielipiteesi tai sen tulkinta.

Asiakirjoissa tarvitaan tarkkaa keskustelua. Pidä kiinni tosiseikoista ja kirjoita vain, mitä sanoitte ja mitä työntekijä sanoi. Varmista, että dokumentaatiosi on yksiselitteinen ja että se saa tosiasiat suoraan. (Mahdollisessa oikeudellisessa tilanteessa virheet dokumentoiduissa tapahtumissa saavat kaikki asiakirjat epäillyksi.)

Lopuksi, dokumentoi kaikki sopimukset, sitoumukset, aikataulut, tarvittavat parannukset, sisäänkirjautumispisteet ja muut tiedot, jotka saattavat liukua muistista. Varmista, että asetat päivämäärän ja kellonajan aikarajoille ja eräpäiville, jotta väärinkäsityksiä ei tapahdu.

Tunne henkilöstöosastosi dokumentointipolitiikka, joka kertoo, mitä dokumentaatioita työntekijän henkilöstötiedostoon tarvitsee sijoittaa. Kaikki kurinpitotoimien dokumentointi tulee varmasti sisällyttää.

Mistä dokumentti ja tallentaa

Koska työntekijöiden dokumentointi on luottamuksellista ja työntekijälle yksityistä, sinun täytyy huolehtia siitä, että kaikki asiakirjat ovat luottamuksellisia esimiehelle, henkilöstölle ja mahdollisesti työntekijän seuraavalle johtajalle. Näin ollen asiakirjojen asettaminen jaetulle tietokoneelle ei ole suositeltavaa. Käsinkirjoitetut asiakirjat ja johtajan asiakirjat, jotka on tulostettu, säilytetään parhaiten lukittuna.

Jos noudatat näitä ohjeita, kun siirryt HR: hen pyytämällä apua kurinpitoon, päättämiseen tai työntekijän siirtämiseen työhön, jolla on parempi potentiaali, HR auttaa sinua ratkaisemaan ongelman tai parantamaan tilannetta. Kun HR kertoo dokumentoida, dokumentoida, dokumentoida tai ne eivät voi auttaa sinua; sinulla on kaikki tukikohtasi.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattua tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö, ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten varoista varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.