Office Assistant Skills List esimerkkien avulla

Toimiston avustajapaikkoja löytyy kaikilta toimialoilta ja niillä on melko suuri joukko taitoja. Toimiston avustajia kutsutaan joskus sihteereiksi tai hallinnollisiksi avustajiksi, mutta ne auttavat toimiston toimintaa. Olipa kyseessä toimisto, lääketieteellinen käytäntö, oppilaitos tai yhtiö, tarpeet ovat samanlaisia; jonkun on arkistoitava, pidettävä aikatauluja ja huolehdittava rutiininomaisesta viestinnästä toimistoa käyttävien ihmisten puolesta.

Että joku voisi olla sinä.

Office Assistant Jobin velvollisuudet

Vaikka toimistohenkilökunnan asemat ovat yleensä samankaltaisia, työ on yhä vaihteleva - se vaihtelee päivittäin eikä toimistosta toiseen. Tänään saatat toimia vastaanottovirkailijana, huomenna saattaa olla tarpeen korjata tulostin, ja seuraavana päivänä sinun täytyy tuoda koko arkistokaappi osaksi 21. vuosisadan. Tarvitset hyvin laajaa taitosjoukkoa onnistumiseen.

Toimiston avustajat kuuluvat liike-elämän suurimpiin kuulumattomiin sankareihin, koska kun teet työnne oikein, kukaan ei huomaa, että toimisto näyttää juoksevan. Mutta jotkut ihmiset nauttivat nopeatempoisesta mutta joustavasta työstä, tunteesta olla kaiken ytimessä. Ja hyvä sihteeri voi silti löytää työtä melkein missä tahansa, missä tahansa organisaatiossa.

Kuinka käyttää taitoluetteloita

Voit käyttää näitä taitoluetteloita koko työnhakuprosessin ajan. Ensinnäkin näiden taitojen nimet toimivat avainsanoina, joten käytä niin monta kuin voit, kun kirjoitat ansioluettelosi. Älä luota valvojien palkkaamiseen selvittääksesi, että sinulla on mitä he haluavat, kerro heille suoraan.

Toiseksi voit käyttää näitä samoja avainsanoja kansilehdessäsi. Keskity nimenomaan niihin, joita työnantajasi kiinnostaa eniten. Sinun on tehtävä tutkimus, koska vaikka toimistotyöpaikat ovat usein samankaltaisia, esimiehien palkkaaminen vaihtelee ensisijaisesti. Työnkuvauksessa on todennäköisesti luettelo tarvittavista taidoista. Kiinnitä huomiota siihen.

Lopuksi voit käyttää tätä keskustelua suunnitella haastattelusi. Varmista, että olet valmis vähintään yhden esimerkin ajaksi, kun osoitit taidot jokaisesta tässä luetellusta luokasta.

Se voi myös auttaa tarkastelemaan lueteltuja taitoluetteloita työn ja taidotyyppien mukaan.

Top Office Assistant -taidot

Suullisen viestinnän taidot: Viestintä on kriittinen pehmeä taito toimistoavustajalle. Sinun täytyy olla vuorovaikutuksessa esimiehen, toimistohenkilökunnan, avustamiesi ammattilaisten ja mahdollisesti saman organisaation muiden toimistojen asiakkaiden kanssa. Te kaikki työskentelet tiiminä, ja olet sen tärkein viestintäkeskus. Sinun täytyy olla iloinen, avulias, hyvin perehtynyt, selkeä ja hyvä kuuntelija joka päivä.

• Vastaa puhelimiin
• Asiakassuhteet
• viestintä
• Puhelujen välittäminen
• Viestin ottaminen
• Puhelujen reititys
• puhelinvaihde
• Puhelin
• Sanallinen viestintä

Kirjalliset viestintätaidot: Useimmat toimiston avustajat kirjoittavat paljon. He voivat kirjoittaa muistioita, täyttää lomakkeita tai luonnoksia tai sähköpostiviestejä. Jotkut luovat sisältöä yrityksen verkkosivustolle tai muokata tekstiä muille. Selkeä, ammattimainen kirjallinen viestintä on välttämätöntä.

• Kirjeenvaihto
• Sähköposti
• posti
• postituksia
• konekirjoitus
• Tekstinkäsittely
• Kirjallinen viestintä

Ystävällisyys: Toimiston avustaja voi olla ensimmäinen henkilö, jonka asiakas näkee tullessaan toimistoon. Jos toimiston pääasiallinen asukas sattuu olemaan tällä hetkellä poissa, toimiston avustaja voi olla ainoa henkilö, jolle kävijä vuorovaikutuksessa. Sinun täytyy olla valmis tervehtimään jokaista kävijää hymyillen ja ystävällisellä sanalla ja auttamaan heitä kaikessa mitä tarvitset niin pitkälle kuin pystyt. Joten hyvät ihmissuhdetaidot ovat välttämättömiä.

• Asiakaspalvelu
• Ohjaa kävijöitä
• Joustava
• Ystävällinen
• Tervetuloa vieraita
• Ihmissuhde
• Positiivinen asenne
• Luotettavuus
• Tervetuloa kävijöitä

Tekniikan taidot: Vanhoina aikoina sihteerit kirjoittivat paljon. Ajat ovat muuttuneet ja niillä on myös tekniikkaa, mutta toimistohenkilökunta voi silti odottaa viettävänsä paljon aikaa näppäimistön eteen. Kirjoituskoneen sijasta sinun on tiedettävä tiettyyn ohjelmistosovellukseen. Tietäen, miten tehdä joitakin kevyitä teknisiä tukia ja kuinka korjata korjaamaton tulostin, ei myöskään haittaa.

• Tietokone
• kunnostautua
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• tekniikka

organisaatio: Toimiston avustajien on oltava erittäin järjestäytyneitä, jotta he voivat tehokkaasti sovittaa monta tehtävää.Sinun on myös autettava pitämään myös muita ihmisiä järjestämästä kalentereita ylläpitääkseen toimiston järjestyksessä.

• Hallinnollinen tuki
• nimitykset
• Laskutus
• Kalenterit
• toimisto-
• Tiedon syöttö
• Postin toimittaminen
• Sähköinen arkistointi
• Kustannusraportit
• arkistointi
• Vastaanottotoiminnot
• Rahan käsittely
• Toimiston tehtävät
• Toimistolaitteet
• Toimistotarvikeluettelo
• Toimistotarvikkeet
• Office-tuki
• organisaatio
• paperityöt
• laivaus

Ongelmanratkaisutaidot: Ongelmanratkaisu tai kriittisen ajattelun taidot ovat tärkeitä jokaiselle toimistoavustajalle, koska usein olet henkilö, johon muut kysymykset tai kysymykset tulevat.

• Koordinaattitoimisto
• kokoukset
• Ongelmanratkaisutaidot
• Vastaa tiedusteluihin
• aikataulutus
• Seulonta ja puhelujen ohjaaminen
• Spreadsheets
• ryhmätyö
• Ajanhallinta
• Matkajärjestelyt