Miten kehitetään tehokas kokousohjelma

Kokouksen esityslista on luettelo kohteista, joita osallistujat toivovat saavuttavansa kokouksessa. Esityslista on jaettava etukäteen kokoukselle, vähintään 24 tuntia etukäteen, jotta osallistujilla olisi mahdollisuus valmistautua kokoukseen. Jos mahdollista, esityslista olisi mieluiten käytettävissä useita päiviä ennen kokousta.

Kokousohjelman kehittäminen

Ensinnäkin tunnistakaa, tarvitaanko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelussa. Sitten päätät, mitä toivottavasti saavutat pitämällä kokousta ja määrittele kokoukselle toteutettavia tavoitteita. Määrittämäsi tavoitteet luovat puitteet tehokkaalle kokoussuunnitelmalle. Varmista, että et ole suunnitellut enemmän kuin on kohtuudella saavutettavissa kokouksessasi.

Kuten Stephen Covey sanoi "Erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemässä tavassa", "Aloita loppu mielessä". Kokouksen tarkoitus määrittää kokouksen painopisteen, kokouksen esityslistan ja kokouksen osanottajat.

Harkitse sitten, kuinka paljon aikaa odotat jokaiselle asialistalle. Jos kokouksen kesto on yksi tunti ja sinulla on viisi esityslistaa, se antaa sinulle yleiskuvan ajasta, jonka kanssa työskentelet. Se ei tarkoita, että jokaisen esityslistan on oltava täsmälleen 12 minuuttia, mutta viisi yhdistelmää eivät tietenkään voi olla keskimäärin enemmän aikaa.

Päätökset tehdä

Kun olet määrittänyt kokonaistavoitteenne, sinun tai tiimisi täytyy tehdä tiettyjä päätöksiä. Kokouksen tarkoituksen tai tavoitteen lisäksi voit myös sisällyttää esityslistaan:

• Kokouksen päivämäärä, aika ja sijainti
• Osallistujat tarvitsivat kokouksessa
• Keskustelut
• Ryhmän odotettavissa olevan ajan on keskusteltava jokaisesta kohdasta
• Kokouksen ennakkotyö. Tähän sisältyy lukeminen, dokumentaatio, tiedot, kokouspöytäkirjat edeltävästä kokouksesta tai jokin muu valmistelu, jonka avulla todellinen kokous onnistuu. Asiaankuuluvat asiakirjat olisi liitettävä kokouksen ilmoitukseen ja esityslistaan, kun jaat ne kutsutuille osallistujille.

Tunnistavat osallistujat

Kun olet päättänyt, että kokous on tarpeen tavoitteesi saavuttamiseksi, sinun on kehitettävä luettelo osallistujista. Kaikki työntekijät eivät voi osallistua jokaiseen kokoukseen, mutta oikeiden osallistujien kutsuminen lisää menestymisen todennäköisyyttä. Määritä osanottajat kysymällä itseltäsi kysymyksiä:

• Kuka omistaa ryhmän kehittämän ratkaisun?
• Kuka omistaa prosessin, josta ryhmä keskustelee?
• Kenen on tiedettävä, mitä tietoja levität?
• Kuka voi antaa tietoja ja tosiasioita päätöksenteon ohjaamiseksi?
• Kenellä on kokemusta tai asiantuntemusta jakaa ryhmään?
• Kenen on tuettava ratkaisujen tai tehtävien toteuttamista?
• Kenen on annettava lupa tai resurssit kokouksen tuloksen saavuttamiseksi?
• Kuka voisi vastustaa ratkaisujen tai suunnan toteuttamista?

Säännölliset aikataulutetut kokoukset

Ei jokainen kokous tarvitsee mukautettua kehitystä. Useimmat työntekijät ovat säännöllisesti järjestäneet kokouksia osastoilleen tai työryhmilleen. Sinulla on myös joukkueita ja projekteja, joihin osallistut.

Käynnissä oleva projekti ei välttämättä edellytä jokaiselle kokoukselle äskettäin laadittua esityslistaa, mutta tiimisi on hyvä, kun otat tavallisen lähestymistavan kokoukseen.

Säännöllisesti suunnitellut työntekijöiden kokous on jaettu kolmeen segmenttiin, joista kullakin on vakio-asialistan kohdat:

1. Tiedotteet: Kirjoita kaikki esityslistan kohdat, jotka ovat tiedoksi jokaiselle kokoukselle. Esimerkiksi johtaja päivittää ryhmän ylimmän johdon kokouksen tuloksista.
2. Toimintaesineet: Aseta esityslistalle kaikki kohteet, joita ryhmä haluaa tarkistaa jokaisessa säännöllisesti järjestetyssä kokouksessa. Esimerkiksi ajanjakson talousarvion suorituskyky ja kustannussäästöjen ja jatkuvien parannusten tunnistaminen, joita ryhmä aikoo saavuttaa.
3. Suunnittelu eteenpäin: Aseta esityslistalle kaikki asiat, joita ryhmä haluaa suunnitella tai valmistautua etukäteen. Esimerkiksi seuraavan kuukauden lyhyen aikavälin tavoitteet tai tarve työtovereiden avustamiseen tulevissa tehtävissä.

Jos noudatat näitä ohjeita, kun kehität kokousohjelmaa, lisää todennäköisyyttä, että kokouksesi on tuottavampi.

Mitä sisällyttää

Säännöllisen aikataulun kokouksen esityslista voi auttaa tuottamaan tuloksia, joihin haluat sisällyttää joitakin perusasioita:

• Lämmitys ja tervehdykset. Harkitse lyhyttä jäänmurtajaa sen mukaan, kuinka usein ryhmä kokoontuu.
• Tarkista kokouksen tarkoitus, esityslista ja odotetut tulokset ja tuote.
• Tarkista, korjaa (tarvittaessa) ja hyväksy pöytäkirja edellisestä kokouksesta.
• Anna asianmukaiset osastojen ja yritysten tiedot, joita tiimi tarvitsee.
• Tarkista toimien, toimintasuunnitelmien ja sitoumusten edistyminen. Tarkista ryhmän edistyminen tavoitteissa.
• Keskustele ja tee päätöksiä kokouksen esityslistan kohdista.
• Tunnista seuraavat vaiheet.

• Tunnista seuraavan kokouksen tarkoitus, tulos ja esityslista.
• Kokouksen päätteeksi muistiinpanon tekijän olisi tarkasteltava ihmisten kokouksen aikana tekemiä sitoumuksia.
• Tunnista kaikki muut kuin ryhmässä olevat henkilöt ja määritä osallistujia ottamaan yhteyttä.
• Selvitä, kuka kokouksen ulkopuolisten osallistujien on tiedettävä, mitä päättää ja miten voit suorittaa viestinnän.
• Jakele minuutteja 24 tunnin kuluessa kokouksesta tai heti, jos muistiinpanon ottaja otti ne sähköisesti.