3 Projektiorganisaatiorakenteen etuja ja haittoja

Organisaatiosi rakenne vaikuttaa siihen, miten hallitset ja suoritat projekteja. Se voi myös vaikuttaa siihen, kuinka paljon auktoriteettia ja saavutettavuutta sinun on tehtävä työnjohtajana.

On olemassa kolme yhteistä organisaatiorakennetta, ja projektipäälliköt toimivat kaikissa niissä: toiminnallinen, projekti- ja matriisi. Tarkastellaan kunkin edut ja haitat, jotta tiedät, mitä vastaan ​​olet, kun liityt uuteen rakenteeseen.

Toiminnallinen organisaatiorakenne

Toiminnallisessa organisaatiorakenteessa projektipäällikkö ja kaikki resurssit toimivat samassa yritysosastossa, kuten myynti- ja markkinointiosastossa. Yleensä toiminnallisella johtajalla on enemmän valtuuksia kuin projektipäällikkö.

edut

Toiminnallinen rakenne antaa sinulle pienimmän tehon projektipäällikkönä, mutta tarjoaa runsaasti muita etuja:

• Se toimii hyvin pienissä ryhmissä ja pienissä projekteissa, koska toiminnolla on täysi määräysvalta tiimin jäsenillä ja muilla tarvittavilla resursseilla.
• Voit helposti käyttää tarvitsemiasi asiantuntijoita, koska ne ovat samalla toiminnallisella alueella.
• On nopea saada kaikki yhdessä ratkaisemaan hankkeeseen liittyvät ongelmat.
• Voit rajoittaa käytettävien projektiviestintävälineiden käyttöä, koska joukkue on suhteellisen pieni ja yksinkertainen.
• Saat usein innostuneita tiimin jäseniä, jotka haluavat työskennellä projektissa, koska se tarjoaa heille uramahdollisuuksia. Projektityö voi olla hyvä tapa motivoida tiimiäsi.

• Jos luovutat projektin toimivalle tiimille, se on toimiva tiimi, jonka kanssa työskentelet, mikä voi helpottaa hankkeen sulkemista.

haitat

Vaikka tällä rakenteella on runsaasti etuja, harkitse myös joitakin alamäkiä:

• Työ tapahtuu siilossa, mikä saattaa merkitä sitä, että sinulla ei ole pääsyä toimivan toimialasi ulkopuolisille ihmisille.
• Projektiryhmään kuuluvat ihmiset voivat olla uskollisempia osastolleen tai tiiminsä johtajalle kuin heidän työhönsä projektissa, joka voi luoda ristiriitoja.
• Suuri projekti voi päätyä toiminnalliseen projektipäällikköön jokaiselle toiminnolle. Se voi johtaa siihen, että halkeamat putoavat, jos kaikki projektipäälliköt eivät toimi harmonisesti yhdessä.
• Toiminnallinen työ voi olla eristyksissä siinä, että sinulla ei ole mahdollisuutta verkostoida laajalti yrityksen kanssa. Strategisen painopisteen säilyttäminen voi olla vaikeampaa.

Hankkeen organisaatiorakenne

Erilliset tiimit kootaan yhteen projektin organisaatiorakenteen hankkeisiin. Projektipäälliköllä on luultavasti linjajohtamisvastuu projektiryhmän jäsenistä. Esimerkkejä tästä ovat suuret rakennusrakenteet, mutta myös yrityskohtaiset aloitteet, jotka edellyttävät erityistä tiimiä. Projektipäälliköllä on lopullinen valta, joka raportoi projektin sponsorille ja projektilautakunnalle. Ryhmätyöhön osallistuvat henkilöt suoraan projektin johtajalle.

edut

Hankerakenteen ilmeinen etu on, että sinulla on enemmän valvontaa joukkueesta, mutta myös muut edut ovat käytössä.

• Joukkueilla voi olla vahva identiteetti. Se on helpoin rakenne, jolla voimme luoda vahvan joukkokulttuurin.
• Koko tiimi on keskittynyt tiimin tavoitteisiin, joten lojaalisuus on ristiriidassa projektityöntekijöiden päivätyön kanssa. Heidän työtehtävänsä on projekti.
• Resurssit on omistettu projektille, joten työn tekeminen on paljon helpompaa. Tiedät, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä, eikä ole vaaraa, että heidät poistetaan lyhyellä varoitusajalla toisen yrityksen johtajalle.

• Tässä rakenteessa olevat projektit ovat hyviä ympäristöjä projektijohtamisen taitojen parantamiseen sekä teknisen johtamisen taitojen parantamiseen.

haitat

Projektirakenne on helpoin työskennellä, mutta sillä on vielä joitakin haittoja.

• Yhdelle hankkeelle omistettu tiimi on kallis sitoutuminen. Se on yleensä vaihtoehto vain suurille hankkeille.
• Jos poistat ihmiset toiminnallisista töistä, heillä saattaa olla vaikeaa palata takaisin, varsinkin jos projekti on pitkä. Projektityö on venymässä, ja palaaminen siihen, mitä teit aikaisemmin sen jälkeen, kun olet työskennellyt monitieteisessä ympäristössä uudessa, haastavassa projektissa, ei ole houkutteleva mahdollisuus monille ihmisille. Ryhmän siirtymisen hallinta projektin sulkemisen yhteydessä on entistä tärkeämpää.

• Joskus projektin sulkeminen voi tarkoittaa työn menettämistä, jos yritys on siirtynyt ja toinen rooli ei ole käytettävissä.
• Luonteensa vuoksi omistetut tiimit imevät resursseja työskentelemään vain yhdellä tavalla. Ne voivat rajoittaa yrityksen tekemien hankkeiden määrää kerrallaan, varsinkin kun eri hankkeet edellyttävät samoja taitoja.
• Tämäntyyppisten rakenteiden projektipäälliköt tekevät myös johtoryhmänsä tiimilleen, mikä tarkoittaa, että viettää aikaa ja vaivaa inhimillisten voimavarojen tehtäviin, joita sinun ei tarvitse tehdä muissa rakenteissa. Jos nautit tästä työstä ihmisten kanssa, tämä tekijä voisi olla etu.

Matriisin organisaatiorakenne

Kolmas vaihtoehto on matriisirakenne. Resurssit jaetaan tavanomaisen työn ja projektityön kesken. Se voi tarkoittaa, että sinulla on kaksi johtajaa tai "pisteviiva" -vastuu projektinhallinnalle sekä tiimipäällikölle. Toiminnallisen johdon rakenne on normaalisti paikallaan, ja projektipäällikkö ottaa katkoviivan.

Tämä rakenne jakaa toiminnon tai toimialaryhmän johtajan ja projektipäällikön välisen voiman ja auktoriteetin. Sinun on käytettävä neuvottelutaitojasi täysin.

edut

Matriisirakenteet ovat hyvin yleisiä, koska niiden avulla esimiehet voivat tehdä joustavia valintoja, miten ihmiset viettävät aikaa. Teet todennäköisesti matriisiympäristössä jossain vaiheessa urasi. Tämän rakenteen edut ovat seuraavat:

• Resursseja käytetään tehokkaasti ja ne voivat liikkua hankkeiden välillä tarpeen mukaan.
• Voit työskennellä paljon eri asioita, joskus rinnakkain - vaikka tämä kohta voidaan myös pitää epäedullisena.
• Joukkueet ja yksilöt voivat olla hyvin reagoivia. Jos uusi projekti tulee etusijalle, on helppo kääntää ja yhtäkkiä keskittyä johonkin muuhun. Et voi tehdä sitä helposti projektirakenteessa, joka kestää kauemmin, kun haluat purkaa ja ryhmittää uudelleen.
• Rakenne edellyttää, että jokainen käyttää samaa projektinhallinnan elinkaarta ja menetelmää, joten projektien siirtäminen on helppoa. Ihmiset voivat liittyä projektiryhmään, jossa on suhteellisen vähän onboardingia, kun terminologia ja prosessit ovat yleisiä.

haitat

Kuten kaikilla kokoonpanoilla, tämäkin on myös umpikujaan. Huolimatta siitä, että se on yhteinen rakenne, ei monissa nykyaikaisissa työpaikoissa ole murtunut ylikuormituksen ongelmia. Henkilöiden antaminen liikaa voi olla helppoa, jos sinulla ei ole järjestelmiä, joiden avulla voit hallita ja seurata koko työmäärää. Muut haitat ovat seuraavat:

• Hankkeiden välinen ristiriita on yleistä, koska saatat taistella samojen resurssien puolesta kuin toinen hanke.
• Toinen hanke olisi voinut kiertää parhaat resurssit - sopivimmat henkilöt, joilla on oikeat taidot - tai heidän johtajansa eivät ehkä tee niitä saataville projektityöhön.
• Liiketoiminnan tavanomaisten tehtävien ja yksilöille suunnatun projektityön välillä voi olla ristiriitaa, varsinkin kun molemmat johtajat antavat heille erilaisia ​​painopisteitä.
• Resursseilla voi olla ristiriita siitä, mitä kehityspolkuja he käyttävät tulevaa uraansa. Vaikka saatat tietää, että haluat pysyä projektinhallinnassa, sinulla voi olla mahdollisuus edetä vanhempaan funktionaaliseen rooliin tai hankekohtaisempaan rooliin. Mutta paljon uramahdollisuuksia on hyvä asia, vaikka se tekisi vaikeita päätöksiä.

Organisaatiorakenne, joka toimii erinomaisesti kaikkiin tavanomaisiin töihin, ei aina toimi projekteissa, ja sinun täytyy hallita sitä ympäristöä, jossa työskentelet. Joidenkin kokemusten hankkiminen kussakin näistä rakenteista on hyvä idea, jotta voit kokea ne ensin. Se auttaa sinua päättämään, mikä ympäristö sopii sinulle parhaiten ja sopii taitosi ja mieltymyksiesi. Sitten voit tehdä tietoon perustuvan valinnan, jos sinulla on mahdollisuus päättää tulevasta työympäristöstäsi.

Jokaisen projektin organisaatiorakenteen etujen ja haittojen ymmärtäminen antaa sinulle mahdollisuuden työskennellä parhaiten, jos haluat viettää aikaa ja vaikutusvaltaa, jotta saat parhaan hyödyn tiimistäsi ja autat hanketta päättymään.