Työskentely tiimeissä: Mikä on tiimin tarkoitus?

Tiimien luomisen tarkoituksena on luoda kehys, joka lisää työntekijöiden kykyä osallistua suunnitteluun, ongelmanratkaisuun ja päätöksentekoon asiakkaiden palvelemiseksi paremmin. Lisääntynyt osallistuminen edistää:

• Parempi ymmärrys päätöksistä
• Lisää tukea ja osallistumista täytäntöönpanosuunnitelmiin
• Lisääntynyt panos ongelmanratkaisuun ja päätöksentekoon
• Enemmän päätöksentekoa, prosesseja ja muutoksia
• Lisää kykyä ja halukkuutta osallistua suorituskyvyn arviointiin ja parantamiseen

Jotta joukkueet voisivat täyttää suunnitellun roolinsa organisaation tehokkuuden parantamisessa, on ratkaisevan tärkeää, että joukkueet kehittyvät työyksiköiksi, jotka keskittyvät tavoitteensa, tehtävänsä tai olemassaolonsa syihin.

Monta kertaa, kun olet palkattu tai ylennetty johtotehtäväksi, joukkue on jo siellä. Sinun on mukautettava ajatuksesi ja suunnitelmasi olemassa olevan ryhmän tietämyksen, taitojen ja kykyjen mukaan.

Mutta joskus saat oman ryhmän. Se voi tapahtua erityishankkeissa, kun vedät ihmisiä eri osastoista tai kun luot uuden osaston.

Jos olet tilanteessa, jossa voit luoda tiimin tyhjästä (tai sinulla on mahdollisuus lisätä henkilöstön määrää olemassa olevaan ryhmään), voit luoda parhaan joukkueen.

6 vaihetta työryhmän asettamisessa yhteen

1. Tunnista selkeästi tehtävä käsillä

Jos tehtäväsi on sumea, sinulla on kova aika tietää, mitä taitoja on löydettävä. Olet todennäköisesti houkutteleva hypätä oikealle ja palkkaamaan ihmisiä, joilla on yleisiä osastojasi. (Tarvitsen markkinoinnin ihmisiä. Tarvitsen luovia ihmisiä.)

Mutta parafraasi sanonta, palkkaaminen kiireessä, parannus vapaa-ajalla. Jos aloitat väärien ihmisten kanssa, voit pahoillani. Jos haluat tietää, kuka tarvitsee, tunnista selkeästi tehtäväsi tai tavoitteet, jotka tiimisi on täytettävä.

2. Tunnista tarvittavat taidot

Sinun täytyy tunnistaa pehmeät taidot sekä kova taito, jota tarvitset. Aikooko työntekijä ilmoittaa tuloksista ja edistymisestä ylimmälle johdolle? Ovatko tarvitsemasi taidot, jotka eivät ole ilmeisiä ilman kovaa ajatusta? Esimerkiksi, jos olet koonnut tiimin toteuttamaan uuden ohjelmistojärjestelmän, tarvitset tietysti ohjelmoijia.

Mutta tarvitset myös henkilön, joka voi puhua loppukäyttäjien kanssa saadakseen selkeän käsityksen heidän todellisista tarpeistaan. Tarvitset kouluttajan, joka ymmärtää uuden ohjelmistojärjestelmän teknisen puolen ja voi selittää sen muille ihmisille.

Jos tiedät, että tarvitset erittäin älykkäitä ja riippumattomia työntekijöitä, tiedät, että tarvitset myös henkilön, joka voi tuoda nämä itsenäiset työntekijät yhteen. Tietysti teet. (Tämä on yleensä johtajan tai tiiminjohtajan tehtävä, mutta oman rajoituksen tunteminen on kriittinen tiimin rakentamisen onnistumiselle.)

3. Tunnista ihmiset

Jos haluat rakentaa sisäisen tiimin, sinulla on etuja ja haittoja. Etuna on, että tiedät jo ihmiset, joista olet valinnut. Tiedät heidän vahvuutensa ja heikkoutensa. Tiedät kuka on hyvä teknisessä työssä. Tiedät kuka on luova. Tiedätkö, kuka on kiusallinen. Tiedät kuka voi myydä jääkuutioita lumimyrskyssä.

Haittapuolena on, että joudut vetämään joukkueen nykyisestä henkilökunnastasi, joten et voi korjata mahdollisia tiimin jäseniäsi jo olemassa olevia heikkouksia. Sinun täytyy käsitellä politiikkaa, jolla joku toisen ryhmän henkilökunnalta vetää. Et voi jättää huomiotta sitä, että voit vahingoittaa suhteita, jos varastat liikaa parhaita ihmisiä muista osastoista.

Lisäksi saatat tietää, että John on paras mahdollinen henkilö, mutta John ei ole kiinnostunut tiimistäsi, tai Johnin johtaja ei anna hänen liittyä. Saatat löytää sisäisen tiimin yhteen turhauttavan.

Jos joudut palkkaamaan ulkopuolelta, sinun täytyy ajatella pitkään ja kovasti budjeteista. Joskus olet houkutellut heittämään kaikki rahat supertähden palkkaamiseen, mutta sitten sinun täytyy palkata lähtötason ihmisiä kaikille muille tehtäville. Ne eivät ehkä tasapainota supertähtiäsi.

Muina aikoina saatat ajatella, että paras polku on palkata halpaa apua ja saada mahdollisimman monta ihmistä mahdollisimman pienistä palkoista. Se ei myöskään toimi.

Vaikka sinun on työskenneltävä budjetissasi, voit halutessasi palkata supertähtiä tai tarvitset koko joukon työntekijöitä. Anna kenelle tahansa palkkaa huolellinen harkinta.

4. Vuokraa oikeassa järjestyksessä

Älä palkkaa ensin hallintoavustajaa. Saatat ajatella, "Okei, saan tämän pois tieltä." Mutta hallinnon tehtävänä on auttaa loppuosaa ja tukea heitä. Jos palkkaat tämän henkilön ensin, sinun täytyy löytää muita ihmisiä, joiden kanssa hän voi työskennellä, päinvastoin.

Aloita vanhimmasta henkilöstäsi tai henkilöstä, jota haluat johtaa johtajaa, ja aloita muusta tiimin jäsenestä tämän vuokrauksen kautta. Haluat, että ylimmän henkilönne auttaa sinua ylimääräisessä palkkaamisessa - joko sisäisesti tai ulkoisesti.

5. Harjoittele rehellisyyttä palkkauksessa

Älä pelkästään ylennä tämän ryhmän työskentelyn hyveitä. Sinun on ilmoitettava haasteet rehellisesti mahdollisille työntekijöille. Voit esimerkiksi sanoa: ”Toteutamme uuden ohjelmistojärjestelmän. Teet kovasti töitä ja laitat pitkiä tunteja. Ymmärrämme korkean tason johtajia, ja aion taistella tiimin puolesta, mutta se on vaikeaa."

Näin saat henkilökunnan jäsenet, jotka tietävät, mitä odottaa. Älä valehtele ja sano, että tiimin tehtävä on ruusujen sänky, ellet ajattele, että tiimin työ tulee olemaan. Menetät parhaat joukkueesi jäsenet, jotka tuntevat itsesi huijata heitä.

6. Muista hallita

Kun saat joukkueesi yhteen, sinun täytyy suorittaa se. Suuret joukkueet juoksevat harvoin hyvin ilman suurta johtajaa. Se on sinun tehtäväsi. Varmista, että työskentelet, jotta joukkue olisi yhtenäinen ja ahkera. Älä kysy lisää niistä kuin kysyt itseltäsi.

Jos hallitset ryhmän johtajaa, sama pätee. Sinun täytyy kirjautua sisään ennalta suunniteltuun aikatauluun, jotta tiimi pysyy radalla. Jos näin ei ole, toimi ryhmän johtajan kanssa uudelleen ryhmittelemiseksi ja eteenpäin siirtymiseksi.

Jos lähestyt tiukasti tiimiä yhdessä näiden kuuden vaiheen avulla, sinulla on hyvä joukkue ja onnistunut projekti. Organisaatio oppii menestyksestään ja vahvistat muita työryhmiäsi koko organisaatiossasi. Se on tulos, jota etsit, kun koot onnistuneita joukkueita.

------------

Suzanne Lucas on henkilöresursseihin erikoistunut freelance-toimittaja. Suzannen työ on ollut esillä muistiinpanojen julkaisuissa, kuten Forbes, CBS, Business Inside R ja Yahoo.