Henkilöstötiedostojen parhaat käytännöt

Työnantajan on hyvä pitää yllä henkilöstötiedostoa jokaiselle työntekijälle. Henkilöstötiedostoon kuuluvat työn historiaa koskevat asiakirjat, osallistumis- ja saavutustietueet, kurinpidolliset ilmoitukset, tarjoukset, suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ja paljon muuta. Älykkäät työnantajat pitävät myös yli yhden henkilöstötiedoston.

Työnantajalla on hyvät syyt pitää useita henkilöstötiedostoja - joitakin laillisia ja osa työllisyyden parhaita käytäntöjä varten. Dokumentointia tarvitaan, jotta työnantajalla on tarkka käsitys työntekijän työhistoriasta. Asiakirjat tukevat työnantajan päätöksiä ja voivat suojata työnantajan oikeudenkäynnissä - säilytetään oikein.

Henkilöstötiedoston sisältö tarjoaa historiallisen yleiskuvan tärkeistä tapahtumista työntekijän uran aikana. He tukevat työntekijää ja hänen uraansa liittyviä päätöksiä. He osoittavat työnantajan perustelut palkkaamisen, myynninedistämisen, siirron, palkintojen ja tunnustamisen sekä ampumapäätösten takana.

Eri henkilöstötiedostotyyppeihin liittyy erilaisia ​​ohjeita

Koska suositellaan useita tyyppisiä henkilöstötiedostoja, kullekin henkilöstötiedostotyypille liittyy erilaisia ​​sääntöjä ja ohjeita.

• Jokaisella henkilöstötiedostotyypillä on erilainen syy olemassa olevaan ja eri sisältöön tämän syyn perusteella.
• Jokainen henkilöstötiedostotyyppi tallennetaan eri tavalla.
• Pääsy henkilöstötiedostoon on rajoitettu tietyille työntekijöille useimmissa organisaatioissa. Monet organisaatiot rajoittavat henkilöstötiedostojen pääsyä vain henkilöstöhallinnon henkilöstöön. Eri henkilöstötiedostotyypeillä on erilaiset käyttöohjeet.
• Työntekijöiden pääsy hänen henkilökohtaisiin tiedostoihin on sallittua, mutta useimmat työnantajat laativat ohjeita työntekijöiden pääsyä varten henkilöstötiedostojen käytäntöihin työntekijöiden käsikirjassa. (Eri valtioilla ja lainkäyttöalueilla on erilaiset säännöt, joten pysy ajan tasalla sijainnistasi.)

  Useimmat organisaatiot eivät salli työntekijän johtajaa pääsemästä koko henkilöstötiedostoon. He odottavat johtajilta, että he pitävät asiaankuuluvia asiakirjoja omassa johdon työntekijätiedostossaan, joka ei ole virallinen henkilöstötiedosto.

• Henkilöstöosasto omistaa ja vastaa henkilöstön henkilöstötiedostoista.

Suositeltavat henkilöstötiedostot

Seuraavassa on suositeltujen henkilöstötiedostojen tyypit ja mitä sinun on tiedettävä työskentelystä heidän kanssaan.

Työntekijöiden henkilöstötiedosto

Tämä on tärkein henkilöstötiedosto, jonka työnantaja ylläpitää jokaiselle työntekijälle. Henkilöstötiedosto tallentaa kunkin työntekijän työhistorian. Tätä on tiedettävä työntekijän henkilöstötiedostosta.

Lääketieteellinen tiedosto

Työntekijän lääketieteellisessä asiakirja-aineistossa on vakavia oikeudellisia rajoituksia, jotka työnantajan on tiedettävä ja huomioitava. Tässä on tiedettävä työntekijän lääketieteellisen tiedoston luottamuksellisuudesta ja sisällöstä.

Palkkalaskutiedosto

Henkilöstön pääsy työntekijäpalkkio-tiedostoon on vähemmän rajoittava kuin pääsy lääketieteelliseen tai henkilöstötiedostoon. Palkkalaskutiedosto sisältää tietoja palkasta, etuuksien valinnasta, palkkakehityksen muutoksista, palkkioista ja muista oikeudellisista asiakirjoista, jotka vaikuttavat työntekijän palkkaan. Erilaiset kirjanpito- ja henkilöstöhallinnon henkilökunnat käyttävät palkanlaskenta-aineiston tietoja.

I-9 lomakkeiden tiedosto työntekijöille

Eri valtion virastojen käyttöoikeuksien takia noudatat parhaita käytäntöjä pitämällä erillinen tiedosto työntekijöiden I-9-lomakkeisiin. Lue lisää I-9-lomakkeiden tallentamisesta.

Henkilöstön tiedostojen käyttöoikeudet työntekijöille

Haluat antaa jokaiselle työntekijälle tietää, mikä on hänen henkilöstönsä tiedostossa, mutta sinun täytyy hallita tiedoston eheyttä, täydellisyyttä ja perusteellisuutta. Työntekijöiden ja työnantajien luottamuksellisuuden ylläpitäminen ja rajoitettu saatavuus varmistetaan henkilöstötiedostojen käytäntöjen avulla.

Mitä ei sisällytetä työntekijöiden henkilöstötiedostoon

Etsitkö ohjeita sisällöstä, jota ei koskaan pitäisi sisällyttää henkilöstön henkilöstötiedostoon? Seuraavassa on parhaat suositukseni sisällöstä, jota haluat säilyttää joko erillisessä, epävirallisessa paikassa tai ei lainkaan. Tarpeettomien ja puhtaasti lausuttujen asiakirjojen säilyttäminen voi vahingoittaa sinua.

Dokumentointi

Tiedätkö mitä dokumentaatio on? Sana, dokumentaatio, kasvaa usein työllisyyden ja henkilöstöresurssien maailmassa. Asiakirjojen merkitys ja se, miksi saatat haluta dokumentoida tiettyjä työtapahtumia, käsitellään perusteellisesti "Dokumentaation merkitys henkilöstöresursseissa". Katsokaa, koska asianmukaiset asiakirjat ovat välttämättömiä tarkkojen työllisyystiedostojen kannalta.

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattua tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten varoista varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.