Henkilöstötiedostojen käyttöoikeudet ja linkit näytteisiin

Kaikki henkilöstöhallinnon yksiköt pitävät laajaa kirjaa. Laissa edellytetään, että henkilöstö pitää monet heistä tietyn ajan. Työntekijät ovat hyvin tietoisia siitä, että nämä tiedot ovat olemassa (ja jotkut ovat sitä mieltä, että tiedosto seuraa niitä yhtiöstä yhtiöön, mikä ei ole totta).

Koska työntekijät tietävät nämä tietueet, he haluavat tarkastella niitä aika ajoin nähdäkseen, mitä tiedosto sisältää.

Päätettäessä, miten työntekijää (ja entistä työntekijän pääsyä) annetaan, on pidettävä mielessä kaikki lait, jotka koskevat yritystäsi. Monissa valtioissa on lakeja, jotka vaativat yhtiötä tekemään tietyt osat tiedostoista nykyisten ja entisten työntekijöiden saataville. Tarkista työvoima-asiamieheltä, että käytäntösi on kaikkien lakien mukainen.

Esimerkiksi liittovaltion laki edellyttää, että amerikkalaisiin vammaislakiin liittyvät tiedot pidetään erillään henkilöstötietueista. Jos yrityksesi on HIPAA: n alainen, varmista, että terveystietojesi säilyttäminen on sen mukaista.

Sinulla voi olla paljon liikkumavaraa siinä, mitä sallit työntekijöiden nähdä tiedostonsa. Muista kuitenkin, että vaikka olet määrittänyt, että työntekijällä ei ole pääsyä tiettyihin tietoihin, kuten viitetarkastuksiin, että oikeusjuttu on, että tiedot ovat löydettävissä.

Siksi kehotat henkilökuntaa tallentamaan asiat tarkasti ja noudattamaan lakia aina. Työntekijätietueet eivät ole paikka vitsejä tai snide kommentteja. Nämä eivät mene hyvin oikeuteen.

Pääsääntöisesti yhden portinvartijan tallentaminen tietoihin varmistaa, että menettelyjä noudatetaan ja johdonmukaisesti. Et halua yhden HR-johtajan, joka antaa ihmisille mahdollisuuden ottaa kirjaa takaisin työpöydälleen, kun taas toinen kieltäytyy pääsystä.

Kaikkien velvoittaminen käymään läpi yhden lähteen auttaa pitämään asiat yhtenäisinä ja laillisina. Tietueita ja tietojen säilyttämistä ja käyttöä koskevat lait ovat hankalia. Varmista, että pysyt ajan tasalla.

Alla oleva käytäntö on hyvä alku yrityksellesi, mutta pidä mielessä, että valtion ja paikalliset lait voivat vaihdella.

Esimerkkejä työntekijöiden tietueiden käyttöoikeuksista

Kaikki työntekijät, entiset työntekijät ja työntekijöiden edustajat voivat tarkastella tiettyä henkilöstötiedoston sisältöä etukäteen henkilöstöhallinnon henkilökunnalle. Asiakkaan palkkaukseen liittyviä asiakirjoja, kuten hakemusta, edistämistä, kurinpitotoimia ja siirtoa koskevia asiakirjoja voidaan tarkastella. Lisäksi työntekijä voi tarkastella politiikan allekirjoituslomakkeita ja koulutustietoja.

Asiakirjoihin, joita työntekijä ei voi tarkastella, sisältyvät viittaukset tai viitetarkastukset, johdon tekemät tutkimukset, terveystiedot, oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat, asiakirjat, jotka loukkaavat toisen työntekijän luottamuksellisuutta, ja asiakirjat, joita käytetään työntekijöiden suunnitteluun.

menettely

Työntekijän, joka haluaa tarkistaa henkilöstötiedostonsa sallitun sisällön, tulee ottaa yhteyttä henkilöstöresursseihin 24 tunnin ilmoituksella (poislukien viikonloppuisin). Entisten työntekijöiden tai henkilöresurssien henkilökunnan tuntemattomien henkilöiden on esitettävä henkilöllisyystodistukseen pääsyn tunnistus ja / tai todistus.

Työntekijöiden on tarkasteltava henkilöstötiedostojaan henkilöstöhenkilöstön läsnä ollessa.

Työntekijät eivät saa poistaa toimistosta mitään henkilöstötiedoston osaa.

Työntekijä voi pyytää valokopioita tiedostosta tai tiedoston osista. Henkilöstöhenkilöstö toimittaa valokopiot syystä. Laajasta kopioinnista työntekijän on maksettava valokopiot.

Jos työntekijä on tyytymätön henkilöstötiedostossa olevaan asiakirjaan, henkilöstöhenkilöstön läsnä ollessa työntekijä voi kirjoittaa selityksen tai selvennyksen ja liittää sen riidanalaiseen asiakirjaan. HR-henkilöstö tai työntekijä eivät missään tapauksessa muuta todellista asiakirjaa.

Työntekijä voi myös pyytää, että asiakirja poistetaan henkilöstötiedostosta. Jos henkilöstöhenkilöstö hyväksyy, asiakirja voidaan poistaa. Jos henkilöstöhenkilöstö ei ole samaa mieltä, asia voidaan hakea muutoksenhakuun Open Door Policyin mukaisesti.

Toivottavasti olet löytänyt tämän käytännön hyödylliseksi, kun kehität organisaation omaa henkilöstötiedostojen käyttöoikeutta. Ole hyvä ja muokkaa politiikkaa organisaation tarpeiden ja kulttuurin mukaan.