Henkilöstötiedostojen yleiskatsaus ja esimerkkitiedostopolitiikka

Henkilöstötiedosto on työnantajan tallentama dokumentaatio yksittäisen työntekijän koko työsuhteen historiasta ja asemasta. Työnantaja säilyttää työllisyysasiakirjat henkilöstötiedostossa kolmesta syystä.

• Työnantaja haluaa saada tarkkoja tietoja kätevästi ja järjestetysti, kun tarvitset tietoja jostain syystä. Muutokset hätäkontakteissa, työntekijäosoitteissa, suorituskyvyn arvioinnin seurannassa, kurinpitolomakkeissa, työntekijöiden tunnustamisessa ja työllistämismateriaalissa ovat esimerkkejä siitä, millaista tietoa työnantaja haluaa saada nopeasti käyttöön.
• Työnantajan on säilytettävä asiakirjat henkilöstökysymyksistä, kuten työntekijöiden valinnasta, suorituskyvystä, työhistoriasta, korvausperiaatteista ja sisäisistä mainoshakemuksista, vain muutamia.

  EEOC-vaatimus, oikeusjuttu tai jopa tarve perustella työntekijän korottamisen tai myynninedistämisen puuttuminen edellyttävät, että työnantaja on kerännyt ja säilyttänyt tämäntyyppiset työntekijäasiakirjat.

• Liittovaltion tai osavaltioiden hallitukset vaativat joitakin työntekijätietoja työnantajien säilyttämiseksi. Henkilöstötiedostossa olevien työntekijöiden tietojen järjestäminen on järkevää pääsyn ja lainsäädännön noudattamisen ja valmiuden kannalta.

Henkilöstötiedostojen tyypit

Työnantaja ylläpitää yleensä useita henkilöstötiedostoja, yrityskäyttöä, työntekijöiden luottamuksellisuutta, lääketieteellistä yksityisyyttä ja oikeudellista noudattamista. En tiedä mitään lakia, jossa kerrotaan, kuinka monta tiedostoa työnantajan on pidettävä.

On kuitenkin olemassa monia lakeja, ja henkilöstön luottamuksellisuutta koskevia henkilöstön parhaita käytäntöjä, jotka ohjaavat henkilöstötiedostojen sisältöä ja joilla on pääsy kyseisiin tietoihin. Nämä ovat henkilöstötiedostoja, joita useimmat työnantajat Yhdysvalloissa ylläpitävät. (Maailmanlaajuiset lait ja käytännöt voivat vaihdella.)

• Henkilöstötiedosto: Tämä on tärkein työntekijätiedosto, joka sisältää työsuhteen historian.
• Palkkalaskutiedosto: Haluat säilyttää erillisen tiedoston kaikista palkka- ja palkkio-ongelmista.
• Työntekijän lääketieteellinen tiedosto: Vuoden 1996 liittovaltion sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja vastuullisuuslaki (HIPAA) edellyttää, että työnantajat suojelevat työntekijöiden terveystietoja luottamuksellisina.
• I-9 työntekijöiden lomakkeet: Sinun on pidettävä erillinen tiedosto kaikille työntekijöille (ei työntekijää kohti) I-9-lomakkeille, koska et halua julkishallinnon työntekijöitä, joilla on valtuudet tarkistaa nämä lomakkeet useissa eri olosuhteissa, tarkastelemalla tärkeimpiä, luottamuksellisia työntekijätiedostoja.

Työntekijöiden pääsy henkilöstötiedostoihin

Työntekijöillä on pääsy henkilöstön henkilöstötiedostoihin henkilöstöhallinnon ohjauksessa ja valvonnassa. Työntekijöiden henkilöstötiedostoja pidetään työnantajan omaisuutena, jonka vastuulla on ylläpitää ja suojata.

Henkilöstötiedostojen käytäntö

Seuraavassa on esimerkki henkilöstötiedostoista, joita käytetään yrityksessäsi. Siinä käsitellään erilaisia ​​tiedostoja, joita suositellaan ja kenellä pitäisi olla pääsy jokaiselle tiedostolle.

Näytepolitiikka

Yhtiö ylläpitää kolmea työntekijätiedostoa kustakin työntekijästä.

henkilöstötiedosto ylläpidetään jokaiselle työntekijälle (Yrityksen nimi). Henkilöstötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja, joita henkilöstöhallinto hoitaa ja ylläpitää.

Tämän tiedoston käyttöoikeus on rajoitettu henkilöstön henkilöstöön ja oletetaan, että jokaisen työntekijän johtaja ylläpitää omaa tiedostoaan työntekijän työn kannalta olennaisilla asiakirjoilla.

Henkilöstötiedoston tyypillisiä asiakirjoja ovat työllisyyshakemus, perhevakuutuslomake, dokumentoitu kurinpitotoimen historia, ansioluettelo, työntekijän käsikirja ja mahdollinen työnantajan allekirjoituslehti, ajankohtaiset henkilökohtaiset tiedot ja työn viittaukset.

Kaikki henkilöstötiedostot eivät sisällä samoja asiakirjoja, mutta jokaisessa henkilöstötiedostossa on joitakin samoja asiakirjoja.

Palkkalaskutiedostot säilytetään myös; Palkkalaskutiedostot sisältävät työntekijän työpaikkojen, osastojen, korvausten muutokset ja niin edelleen. Palkkalaskutiedoston käyttöoikeus on rajoitettu asianmukaiseen kirjanpitoon ja henkilöstön henkilöstöön.

työntekijän lääketieteellinen tiedosto myös ylläpidetään. Lääketieteellisen tiedoston sisältö ei ole käytettävissä kenellekään muuhun kuin henkilöstöresurssiin nimettyyn henkilöstöön ja työntekijään, jonka kirjaa säilytetään tiedostoon. Yrityksen nimi), lääketieteelliset tiedostot saavat eniten turvallista säilytystä ja luottamuksellisuutta.

Työntekijä voi tarkastella henkilöstötiedostoaan ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalin työajan aikana. Yksikään työntekijä ei voi muuttaa tai poistaa henkilöstötiedostosta mitään asiakirjaa, jota on tarkasteltava henkilöstön henkilöstön läsnä ollessa.

Tunnetaan myöstyöntekijätiedostot, työntekijätiedot, henkilöstötiedostot, dokumentaatio

Vastuuvapauslauseke - Huomaa:

Susan Heathfield pyrkii kaikin keinoin tarjoamaan tarkkoja, järkeviä, eettisiä henkilöstöhallinnon, työnantajan ja työpaikan neuvoja sekä tällä sivustolla että linkittämällä tältä sivustolta, mutta hän ei ole asianajaja eikä sivuston sisältö, kun taas arvovaltainen, ei taata tarkkuutta ja laillisuutta eikä sitä pidetä oikeudellisena neuvona.

Sivustolla on maailmanlaajuinen yleisö- ja työllisyyslainsäädäntö ja -määräykset vaihtelevat valtiosta ja maasta toiseen, joten sivusto ei voi olla lopullinen kaikilla työpaikoillasi. Jos olet epävarma, pyydä aina oikeudellista neuvontaa tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisiltä hallituksellisilta resursseilta varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikein. Tämän sivuston tiedot koskevat vain ohjeita, ideoita ja apua.