Vastaanottovirkailijan työn kuvaus: Palkka, taidot ja muut

Määritelmän mukaan vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, joka vierailija näkee minkä tahansa yrityksen. He ovat yrityksen ensimmäinen puolustuslinja. Toimistokompleksin tai lääkäriaseman etupäässä on yleensä vastaanottovirkailija, joka ohjaa kävijöitä oikean toimipaikan sisällä. Yksittäisissä toimistoissa voi olla myös omat vastaanottovirkailijansa.

Vastaanottoviranomaisen tehtävät ja vastuut

Vastaanottovirkailijat suorittavat erilaisia ​​hallinnollisia ja toimistotehtäviä:

1. Puheluun vastaaminen: Tähän voi liittyä viestien ottaminen tai puhelujen ohjaaminen asianmukaiselle henkilöstölle ja jopa suoraan asiakkaiden, asiakkaiden ja muiden yleisiin kysymyksiin vastaaminen.
2. ajoitus: Useimmat vastaanottovirkailijat ovat vastuussa asiakkaiden ja asiakkaiden aikatauluttamisesta henkilöstön kanssa, tai he suunnittelevat henkilöstöä ulkopuolisiin tehtäviin, kuten tuomioistuinten esiintymisiin ja kokouksiin.
3. Vastaanottajat: Vastaanottovirkailija voi pystyä käsittelemään asiakkaan tarpeet itse, mutta ohjaa heidät usein asianmukaiseen henkilöstöön tai paikkaan.

1. Tietojen kerääminen: Tämä on yleisintä niille, jotka työskentelevät lääketieteellisissä laitoksissa. Heiltä voidaan veloittaa henkilötietojen kerääminen uusilta potilailta ja vakuutusturvan vahvistaminen.
2. Vastaa saapuvaan postiin: Tämä sisältää sekä sähköpostin että paperin postin, joka ohjaa tyypillisesti jokaiselle oikean henkilöstön.

Jotkut vastaanottovirkailijat ottavat myös sihteeritehtäviä, kuten kirjeenvaihdon, arkistoinnin ja kopioinnin sekä asiakirjojen kopioinnin.

Vastaanottovirkailijan palkka

Palkka voi vaihdella jonkin verran toimialoittain, mutta tämä on usein aloitusasema ja maksaa sen mukaisesti. Vastaanottovirkailijat kompensoidaan yleensä tunnilla, mutta jotkut voivat ansaita palkkoja.

• Keskimääräinen vuosipalkka: $ 28,392 ($ 13,65 / tunti)
• Top 10% vuosipalkka: Yli $ 40,872 ($ 19.65 / tunti)
• Alempi 10% vuosipalkka: Alle $ 20,072 (9,65 dollaria / tunti)

Koulutus, koulutus ja sertifiointi

Tämä ei ole sellainen asema, joka vaatii paljon koulutusta.

• koulutus: Vastaanottovirkailijoilta edellytetään tyypillisesti korkeakoulututkintoa tai vastaavaa.
• koulutus: Koulutus on usein työelämässä, ja se on ominaista tietyn teollisuuden tai yrityksen tarpeisiin.
• Kokea: Tietokoneohjelmien ja ohjelmistojen tunteminen voi olla hyödyllistä, koska monet vastaanottovirkailijan tehtävät nopeutuvat tekniikan avulla.

Vastaanottovirkailijoiden taidot ja osaaminen

Vastaanottotyöhön vaadittavat taidot voivat vaihdella toimialan mukaan, mutta osa niistä on yhteinen useimmille yrityksille.

• ammattimaisuus: Olet ensimmäinen henkilö, jonka asiakas tai muu kävijä näkee saapuessaan. Olet heidän ensimmäinen vaikutelmansa työnantajalta. Sinun pitäisi ilmentää yrityksesi ihanteita sekä käyttäytymisesi että ulkonäössäsi.
• Kommunikointitaidot: Sinun ensisijainen tehtäväsi on tervehtiä ihmisiä. Selvitä, mitä he tarvitsevat, ja auta heitä saamaan se. Suurin osa tästä viestinnästä on suullinen, joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse.
• Ihmissuhteet: Teet tiivistä yhteistyötä eri ihmisten kanssa. Jos tärkeä kokous jää läpi, saatat joutua selittämään, miksi.Jos joku on pahassa päivässä, voitte kantaa sen kärsimyksen ja vastata asianmukaisesti voi olla kriittinen.

• Rautaiset hermot: Jos hätätilanne kehittyy yrityksen toimipaikassa tai edessä, saatat olla ensimmäinen henkilö, joka joutuu vastaamaan ja päättämään, mitä tehdä.
• Teknologiaosaaminen: Käytät monimutkaista puhelinjärjestelmää, luultavasti sellaista, jossa on useita sisäisiä ja ulkoisia linjoja, joita sinun on jatkossakin toimittava sujuvasti. Saatat joutua tuntemaan myös laskentataulukot, tekstinkäsittelyohjelmat, yrityksesi sähköposti- ja tiedostojen jakamisjärjestelmät sekä mahdollisesti useita sosiaalisen median alustoja.
• organisaatio: Olet linkki suurelle osalle työnantajan sisäistä viestintää, joten sinun ei tarvitse pitää itseäsi järjestäytyneenä, vaan sinun on myös pidettävä kaikki muut järjestäytyneet. Saatat olla vastuussa myös lukemateriaalien tai tiedotusresurssien varastoinnista ja suoristamisesta odotusalueella.

• Monitehtävä: Puhelu tulee väistämättä sisään, kun olet edelleen linjassa jonkun muun kanssa. Sinun täytyy tervehtiä uusi soittaja ja vaihtaa sitten takaisin. Samaan aikaan kolme ihmistä voi odottaa henkilökohtaisesti puhuvan sinulle. Sinun täytyy pitää kunkin henkilön tarpeet erillään mielessäsi, ei laiminlyödä ketään, eikä saa hukkua tai turhautua.

Job Outlook

Kaiken kaikkiaan terveydenhuollon vastaanottovirkailijoiden työpaikkojen kasvun arvioidaan olevan noin 9 prosenttia vuodesta 2016 vuoteen 2026, mikä on noin keskimäärin. Muut teollisuudenalat saattavat olla riippuvaisia ​​teknologiasta ja vähemmän tarvitsevat ihmisten portinvartijoita.

Kehitys on yleistä. Monet vastaanottovirkailijat siirtyvät yrityksensä muihin tehtäviin.

Työympäristö

Vastaanottovirkailijat löytyvät lähes kaikilta toimialoilta. Heidän tehtävänään on valvoa ovea ja ylläpitää tilauksia saapuvien vieraiden, puhelinten ja postin välillä. Tämä tarkoittaa, että heillä ei ole paljon yksityisyyden suojaa. Niiden työpaikat sijaitsevat tyypillisesti liikennealueilla, ja heidän on ehkä käsiteltävä epämiellyttäviä asiakkaita, asiakkaita tai tilanteita.

Työjärjestys

Tämä on tyypillisesti kokopäiväinen asema tavanomaisissa työajoissa. Tämä voi kuitenkin vaihdella viikonloppuisin, vapaapäivinä tai iltaisin avoimilla yrityksillä, kuten lääketieteellisissä tiloissa. Noin 25% vastaanottovirkailijoista työskentelee osa-aikaisesti.

Samankaltaisten työpaikkojen vertailu

Vastaanottovirkailijan roolia harkitsevat henkilöt saattavat myös olla kiinnostuneita näistä uroista:

• Asiakaspalvelun edustaja: $32,890
• Tiedotustilastot: $33,680
• Kirjaston teknikot ja avustajat: $29,050

Vastaanottovirkailija Jatka Esimerkki

Tämä on esimerkki vastaanottovirkailijan aseman jatkamisesta. Lataa esimerkkitapauksia vastaanottohenkilöstön uudelleenmallipohja (yhteensopiva Google-dokumenttien ja Word Online -palvelun kanssa).

Lataa Word-malli

Vastaanottovirkailijan ansioluettelon esimerkki

Jonathan Applicant

123 Moore Avenue

Albany, NY 12201

(111) 222-3333

[email protected]

VASTAANOTTOVIRKAILIJA

Toimivan ja nopean toimiston hallinta ammattimaisuudella ja tehokkuudella

Kokenut sekä oikeudellisissa että lääketieteellisissä tilaisuuksissa ja ylpeä siitä, että olette ensimmäiset kasvot, jotka näkyvät toimistossa tai ensimmäisessä puhelimessa kuulemassaan äänessä.

Keskeisiä taitoja ovat:

• Microsoft Office
• Monilinjaiset puhelimet
• Konfliktien ratkaiseminen
• Asiakaspalvelu
• Erittäin järjestetty
• moniajo

AMMATTIKORKEAKOULU JA VASTAANOTTAJA

SMITH JA REILLY: N LAINSÄÄDÄNNÖT, Colonie, NY

VASTAANOTTAJA / HALLINNOLLINEN ASSISTANT (Helmikuu 2015 - läsnä)

Ensimmäinen yhteyshenkilö asiakkaille. Järjestä asiakirjoja tuomioistuimen päivämäärien valmisteluun. Aikataulu ja osallistuminen kokouksiin ja minuuttien ottaminen. Muut yleiset toimistot.

DENTAL OFFICE OF DR. SMITH, Albany, NY

VASTAANOTTOVIRKAILIJA (Marraskuu 2012 - tammikuu 2015)

Tervehdimme potilaita, kun he saapuivat. Ajoitetut tapaamiset henkilökohtaisesti ja puhelimitse. Käsitteli lääketieteellisiä tiedostoja (merkintöjen tekeminen, lajittelu ja arkistointi). Hakemukset on esitetty hammasvakuutusyhtiöillä.

NATIONAL POWER AND GAS COMPANY, Albany, NY

ASIAKASPALVELUJEN EDUSTAJA (Toukokuu 2011 - lokakuu 2012)

Vastatut asiakaspalvelupuhelut ja ratkaistut ongelmat ja huolenaiheet. Ohjattu asiakkaita tarvittaessa resursseihin. Mukavasti käytetty tietokonepohjainen asiakaspalvelujärjestelmä.

CAMP HAPPINESS, Albany, NY

VASTAANOTTAJA (Kesäkuu 2009 - läsnä)

Vietä viikko viikoittain kouluikäisten lasten leirissä. Järjestä toimintaa ja toimi mentorina nuorille.

KOULUTUS JA LUOTTAMUKSET

CITY COLLEGE, Albany, NY

Kauppatieteiden kandidaatti, 2011