Kuinka kauan HR pitää työntekijöiden tiedostoja

Yksi inhimillisten voimavarojen suurista asioista on, että meillä on tonnia paperityötä. Tonnia ja tonnia. Myönnetty, että paljon on sähköisiä näinä päivinä, mutta periaate on edelleen voimassa. HR tekee kirjanpitoa. Ja meidän on pidettävä nämä tiedot, mutta kuinka kauan?

Tässä on HR-tietojenkäsittelyn perusohjeet. Muista kuitenkin, että valtion lait voivat vaihdella näistä ohjeista. Jos valtiolliset lait ja liittovaltion lait ovat ristiriidassa, pidä kirjaa aina riippuen siitä, kumpi on pidempi. On parempi pitää jotain liian kauan kuin ei tarpeeksi kauan.

Palkkaaminen

Sinun on tallennettava kaikki kyseiset ansioluettelot, haastateltavat muistiinpanot, sovellukset ja työpaikkailmoitukset sekä jopa hakukirjanpito hakijaseurantajärjestelmän kautta vuoden kuluttua siitä, kun päätös työn tekemisestä tehtiin. Joten, jos haastat hakijaa ja koko prosessi vetää kolmeen kuukauteen, se on vasta lopullisen palkkaamispäätöksen tekemisen jälkeen, kun kello alkaa tarkistaa.

Miksi sinun täytyy tehdä tämä? Jos joku kysyy vuokrauspäätöksestänne, sinun on osoitettava, että et syrjinnä laittomasti millään tavalla, muodossa tai muodossa. Laki, kuten amerikkalaiset vammaiset, VII osasto, ja monet muut vaativat sinua osoittamaan, että olet noudattamassa. Näiden tietojen säilyttäminen auttaa sinua tekemään tämän.

Huumeiden testitiedot

Jos tarvitset huumeiden testausta ennen työskentelyä, se on osa palkkausta, ja sinun pitäisi säilyttää kopio tuloksista vuoden ajan. Jos teet ylimääräisiä huumeiden testauksia, olipa kyseessä työtapaturma tai satunnainen tarkistus, sinun on myös pidettävä nämä tiedot yhden vuoden ajan. Jos kuitenkin olet liikenneministeriön sääntöjen alainen, lääkkeiden testitietueiden vähimmäisaika on viisi vuotta.

Palkanlaskenta / Timecards, jne.

Laissa edellytetään, että pidät nämä tiedot kolmen vuoden ajan, mutta viimeaikaisissa oikeudenkäynneissä on järkevämpää pitää ne pidempään. Haluat pitää kirjaa siitä, kuinka paljon jokaiselle työntekijälle maksettiin, ja kuinka monta tuntia he työskentelivät koko yrityksen palveluksessa. Säilytä tietojesi vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun työntekijä lähtee, riippumatta syystä.

Vapautetuille työntekijöille ei tietenkään tarvitse säilyttää aikarekisteriä, koska heidän palkkansa on sama riippumatta työtuntien määrästä. Jos olet kuitenkin luokitellut työntekijän väärin verovapaaksi, jos hänen olisi pitänyt olla vapautettu, nämä työtuntia koskevat tietueet voivat auttaa sinua maksamaan ylityöt. Varmista, että olet sisällyttänyt yrityksen laskennallisen palkan. Esimerkiksi sinun täytyy seurata, onko kyseessä suora palkka, palkka ja palkkiot, ylityöt, palaset tai suora tuntipalkka.

Sinun täytyy tehdä tämä paitsi palkka- ja verokysymyksissä, mutta monet muut päätökset perustuvat työtuntien määrään. Esimerkiksi FMLA: n kelpoisuus riippuu työtuntien määrästä vuodessa. Jos sinulla on osa-aikainen vapautettu työntekijä, kannattaa harkita, että FMLA-kelpoisuuden määrittämiseksi tarvitaan aikarekisteröintiä. Sinun on myös pystyttävä osoittamaan, että maksit työntekijöillesi kaikki työaikansa.

Lomake I-9

Säilytä työntekijä I-9-lomake, joka on tallennettu henkilökohtaisista tietueistasi erillään, kolmen vuoden ajan työntekijän palkkaamisen jälkeen ja yhden vuoden kuluttua työsuhteen päättymisestä sen mukaan, kumpi on myöhemmin.

Terveys- ja eläke-etuudet

Sinun on säilytettävä suunnitelmiesi kirjaukset kaikista eduistasi vähintään kuusi vuotta. Tuomioistuimet ovat todenneet, että jos työntekijä haastaa sinut, sanoen, että hän ansaitsee korkeamman eläkkeen, on työnantajan vastuulla todistaa, että he eivät ole velkaa enemmän, ei työntekijän vastuulla todistaa, että he tekevät. Pidä kaikki nämä yhteenvetosuunnitelman kuvaukset.

Jos sinulla on entisiä työntekijöitä, jotka ovat oikeutettuja COBRA-lääkkeeseen ja jotka laajentavat terveyshyötyjään, sinun pitäisi myös säilyttää nämä tiedot kuudeksi vuodeksi vain turvallisiksi. Laissa ei määritellä säilyttämistä, mutta koska tämä voi olla voimassa työntekijöiden eläketurvan lain (ERISA) nojalla, tämä laki edellyttää kuuden vuoden säilyttämistä. Jotta ne olisivat turvallisella puolella, älä heitä niitä.

FMLA Records

Kun työntekijä pyytää FMLAa, sinun on pidettävä tämä paperirata, vaikka kieltäisit lomasta kolme vuotta. Varmista, että seuraat jokaisen työntekijän lomaa - kun se alkoi ja kuinka paljon aikaa käytetään. Jos työntekijällä on ajoittainen FMLA, muista seurata jokaista lomaa ja dokumentoida käytettyjen tuntien lukumäärä. Päivämäärät ja tuntien lukumäärä olisi dokumentoitava. Muista, että ajoittaista lomaa voidaan käyttää muutaman tunnin ajan päivässä tai muutamassa päivässä viikossa. Dokumentoi kaikki ja säilytä nämä tiedot.

Muista, että tämä ei ole kattava luettelo, vaan se koskee vain liittovaltion sääntöjä. Saatat joutua ylimääräisiin tietueiden säilyttämistä koskeviin lakeihin, jos olet esimerkiksi liittovaltion urakoitsija tai jos valtiolla on erilaiset standardit. Jos olet epävarma, älä heitä sitä ulos.

Voit käyttää lisäresursseja tietojenkäsittelystä ja pakollisesta raportoinnista henkilöstöhallinnon yhteiskunnassa (SHRM).

Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattua tarkkuutta ja laillisuutta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö, ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtioittain ja maittain. Pyydä oikeudellista apua tai apua valtion, liittovaltion tai kansainvälisten hallitusten varoista varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkinta ja päätökset ovat oikeat sijaintisi suhteen. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.