Clerical Skills List ja esimerkit

Toimisto varmistaa, että toimisto toimii sujuvasti. Se sisältää toimiston päivittäiset hallinnolliset tehtävät, kuten puhelinvastaaja, tapaamisten aikatauluttaminen, faksien lähettäminen ja asiakirjojen arkistointi.

Toimisto- ja hallinnolliset taidot ovat hyödyllisiä lähes kaikille toimistossa työskenteleville. Useimmilla työntekijöillä on oltava ainakin jonkin verran papereita, joten nämä taidot voivat olla käteviä riippumatta siitä, millainen virallinen nimesi on. Toimiston virkailijoilla ja sihteereillä on oltava erityisen vahvat kirjoitusalan taidot. Näissä tehtävissä työskentelevät työntekijät suorittavat suurimman osan toimiston päivittäisistä tehtävistä.

Toimistotöiden tyypit

Jotkut ihmiset käyttävät näitä nimityksiä vaihtelevasti, mutta toimistovirkailijat ja sihteerit eroavat hallinnollisista avustajista. Hallinnolliset avustajat tarvitsevat usein korkeakoulututkinnon, ja heille annetaan enemmän vastuuta, mukaan lukien johtavat hankkeet ja joskus jopa tiimien johtaminen.

Sitä vastoin toimihenkilöt ja sihteerit eivät yleensä tarvitse korkeakoulututkintoa laajempaa koulutusta (vaikka korkeakoulututkinto-ohjelmissa keskitytään toimisto- ja sihteerityöksiin). He hallitsevat toimiston päivittäistä toimintaa, mutta niillä ei yleensä ole johtotehtäviä.

Toimihenkilöt ja sihteerit työskentelevät monilla eri aloilla, kuten rahoitus, liike, lääketiede, hallitus, laki ja paljon muuta.Jotkut näistä tehtävistä vaativat erityisosaamista. On kuitenkin olemassa perustaitoja, jotka ovat välttämättömiä lähes jokaiseen toimihenkilön ja hallinnollisen avustajan asemaan.

Lue alla olevasta luettelosta käytännön taidot, joita työnantajat hakevat työllistäviksi. Mukana on yksityiskohtainen luettelo viidestä tärkeimmistä toimihenkilöistä ja niihin liittyvät hallinnolliset taidot.

Kuinka käyttää taitoluetteloita

Voit käyttää näitä taitoluetteloita koko työnhakuprosessin ajan. On tärkeää käyttää useita näitä taitoja sanoja koko ansioluettelosi ajan. Työnantajat käyttävät hakijoiden seurantajärjestelmiä yhä useammin sijoittamaan ja "saamaan" tuloksia, joita he saavat. Nämä järjestelmät on ohjelmoitu etsimään tiettyjä avainsanoja, ja siksi ne, jotka yhdistävät ne, valitaan todennäköisemmin jatkokäsittelyyn palkkaamalla johtajia toisen harkintakierroksen aikana.

Toiseksi voit käyttää näitä avainsanoja kansilehdessä. Kirjoituksesi tekstissä yritä mainita yksi tai kaksi näistä taidoista ja anna erityinen esimerkki ajasta, kun osoitit heidät työssä.

Lopuksi voit käyttää näitä taitoja sanoja haastattelussa. Varmista, että sinulla on ainakin yksi esimerkki kerrallaan, kun osoitit kummankin viiden tärkeimmän taidon.

Jokainen työ vaatii tietenkin erilaisia ​​taitoja ja kokemuksia, joten varmista, että luet työnkuvauksen huolellisesti ja keskity työnantajan lueteltuihin taitoihin.

Tarkista myös muut taitoluettelot työn ja taidotyypin mukaan.

Huippuvalmistelut

Silmää yksityiskohdille

Toimistotyöhön liittyy huomion kiinnittäminen toimiston päivittäisiin tietoihin, asiat, joita muut ihmiset saattavat unohtaa, kuten sähköpostiviestien vastaaminen ja seuranta, tapaamisten seuranta ja paljon muuta. Virkailijan tai sihteerin on pystyttävä keskittymään näihin yksityiskohtiin eikä anna mitään liukua halkeamien läpi.

• analyyttinen
• Matkustusjärjestelyjen tekeminen
• priorisointi
• Ongelmanratkaisu
• perustelut
• Kirjanpito
• Aikataulujen määrittäminen
• konekirjoitus

viestintä

Toimistotyöntekijöillä on oltava vahvat kirjalliset ja suulliset viestintätaidot. He vastaavat yleensä puhelimiin, kirjoittavat muistioita, lähettävät sähköpostiviestejä ja tervehtivät asiakkaita ja asiakkaita.

Heidän on siis kyettävä puhumaan ja kirjoittamaan selkeästi ja tehokkaasti. Heidän on välitettävä tietoa helposti ymmärrettävällä tavalla.

• Puhelimeen vastaaminen
• viestintä
• Kirjeenvaihto
• Asiakaspalvelu
• Sähköposti
• faksaus
• Vastaanotto
• Kielitaidot
• Kuunteleminen
• Suullinen viestintä
• korjausluku
• Kirjoittaminen

Tietokonetaidot

Tänä päivänä ja iässä tietotekniset taidot ovat ratkaisevan tärkeitä jokaiselle toimistotyölle. Toimittajien ja sihteerien on oltava nopeita ja tarkkoja konekirjoittajia. Niiden on myös tyypillisesti vaadittava tietyn tiedon syöttämistä, joten heidän pitäisi tuntea Excel- ja muut datan syöttöohjelmat. Niiden tulisi myös tuntea muita Microsoft Office -ohjelmistoja, kuten Word ja PowerPoint. Mahdolliset ylimääräiset tietotekniset taidot, kuten kyky suunnitella tai muokata web-sivuja, katsotaan suureksi.

• Tiedon syöttö
• Tiedonhallinta
• Tietokannan sujuvuus
• Desktop-julkaisu
• Microsoft Office
• Toimistokoneet
• Tekstinkäsittely

Laskutaito

Paljon toimistotyötä liittyy laskutoimintaan. Jotkut toimihenkilöt vastaavat jonkin verran yrityksen kirjanpidosta ja / tai kirjanpidosta. Se vaatii laskutaitoa. Kyky laskea summat nopeasti on positiivinen laatu virkailijalla tai sihteerillä.

• Kirjanpito
• tarkkuus
• Laskutus
• Kirjanpito
• budjetointi
• kulu
• Spreadsheets
• tekniikka

organisaatio

Toimittajat ja sihteerit on järjestettävä. He ovat vastuussa siitä, että toimisto toimii sujuvasti. Se sisältää työnantajan aikataulun, sähköpostiviestien ja puheluiden vastaamisen sekä tiedostojen ylläpitämisen. Kaikki tämä vie paljon organisaatiotaitoa.

• Päätöksenteko
• Postin toimittaminen
• Tehokas
• arkistointi
• johto
• moniajo
• erehdys
• Kopiointi ja lajittelu
• Suunnittelu
• lajittelu
• Ajanhallinta

Pehmeitä taitoja

Näiden viiden huippuluokan ammattitaidon lisäksi parhaat toimistotyöntekijät omistavat myös pehmeitä taitoja, jotka ovat usein luontaisia ​​persoonallisuuspiirteitä kuin opittua osaamista. Näitä ovat vahvat ihmissuhdetaidot, tiimityö, joustavuus, luotettavuus, luovuus, sopeutumiskyky ja luovuus. Ne ovat keskeisiä ominaisuuksia toimistojohtajille, vastaanottovirkailijoille, henkilökohtaisille avustajille, toimistoavustajille ja johtajille.