Kuinka vähentää työntekijöiden varkauden riskiä

Turvallisuus- ja valvontastrategiat ovat parantuneet viime vuosina valtavasti tekniikan kehityksen vuoksi. Monikäyttöiset valvontalaitteet ja vähemmän näkyvät trendien seurantaohjelmat tunnistavat tehokkaammin turvajärjestelmän mahdolliset porsaanreiät. Nämä porsaanreiät tarjoavat mahdollisuuden varkaille tai hyökkääjille saada luvaton pääsy yrityksen rahastoihin ja varastoihin.

Työntekijän varkaus on nousussa

Yhdysvaltain kauppakamarin tietojen mukaan 75 prosenttia työntekijöistä on myöntänyt varastamisen työnantajiltaan vähintään kerran, ja 38 prosenttia myöntää varastavansa työnantajilta vähintään kaksi kertaa. FBI viittaa työntekijöiden varastamiseen Yhdysvaltojen nopeimmin kasvavaksi rikokseksi, joka maksaa yrityksille noin seitsemän prosenttia odotetuista marginaaleista. Ongelma tulee niin hirvittäväksi joillekin yrityksille, jotka kärsivät työntekijöiden varkaudesta, että noin 33 prosenttia joutuu konkurssiin varkauksien tai petosten aiheuttamien tappioiden vuoksi.

Tilastokeskuksen kokoamat raportit osoittavat, että yli 28 prosenttia liiketoiminnan tappioista vaihteli 100 000 dollarista 499 000 dollariin, ja 25 prosenttia tappioista ylitti miljoonan dollarin. Nämä luvut ovat häiritseviä, koska ne osoittavat, että työntekijöiden varkaudesta johtuvat liiketoiminnan tappiot eivät ole vähäisiä. Rahan tai tavaroiden varastetun mediaanin arvo oli 75 000 dollaria.

Pelkästään vuonna 2014 Jack L. Hayesin tekemän tutkimuksen mukaan yli 1,2 miljoonaa myymälätyöntekijää ja työläistä työntekijää sai tappion ehkäisyn ja varastojen kutistumisen valvontayrityksen. Merkittävämpää on, että nämä luvut tuotettiin 25 suurelta vähittäismyyjältä, mikä viittaa siihen, että ongelma on laajempi ja tappiot ovat merkittävämpiä, jos pienet ja keskisuuret vähittäismyyjät olivat mukana. Useiden tutkimusten mukaan työntekijöiden varkauden tappiot ylittivät kaupankäynnin tappiot.

Työntekijöiden varkausmenetelmät

Työntekijöiden varkaus voi olla vaikea havaita, koska tekijä on sisäpiiritieto, joka tuntee järjestelmän. Lisäksi näillä työntekijöillä on pääsy valtakunnan avaimiin heidän asemansa ja maineensa vuoksi luotettavina tiimin pelaajina. Nämä ovat muutamia menetelmiä, joita käytetään yleisesti varastamaan yhtiöltä.

• Kirjanpito- ja rahoitushenkilöstö voi ohjata vastaanotetut tarkastukset henkilökohtaisiin tileihin. Koska ne säilyttävät kirjaimet, ne voivat peittää varkauden muuttamalla merkintöjä.
• Pääsy yrityksen tilitilille, työntekijät voivat kirjoittaa tarkistuksia fiktiivisille maksuille, jotka siirretään henkilökohtaisiin tileihin.
• Käteisvarkaus vaatii suunnittelua, koska kassaiden on tasapainotettava käteispakkauksensa sulkemisen yhteydessä. Ne voivat rasittaa rahaa tahallaan laskemalla asiakkaiden muutokset ja säilyttämällä eron. Muiden kuin skannausyritysten osalta työntekijät voivat lainata korkeamman hinnan merkitsemättömästä kaupasta ja tasoittaa saldon.

• Tavaroiden varastaminen tapahtuu roskakorien, kierrätysjärjestelmän tai henkilökohtaisten laukkujen piilevän käytön avulla, jotta ne voisivat lyödä yritystavaroita. Vähittäiskaupassa paluu- ja palautusprosessi tuottaa monia mahdollisuuksia varastaa yhtiöltä kolmannen osapuolen avustuksella tai ilman.
• Tavaroiden varkaus saattaa tuntua pikkumalta, mutta määrä kasvaa nopeasti, kun työntekijät tulevat entistä jyrkemmiksi ottamalla toimistotarvikkeita henkilökohtaiseen käyttöön.
• Palkka- varkaus viittaa maksamatta jääneeseen aikaan ja ei-liiketoiminnan kulujen korvaamiseen.

Työntekijöiden varkauden takana olevien motivaatioiden ymmärtäminen

Useimmissa yrityksissä työntekijät käyvät läpi tiukan seulontaprosessin, mukaan lukien taustatarkastukset, työhistoria ja luottotarkastukset. Prosessin tarkoituksena on jättää sopimattomat henkilöt pois hakijoiden joukosta. On turvallista olettaa, että työntekijät, jotka läpäisevät työllistymistä edeltävät esteet, ovat päteviä, luotettavia ja luotettavia.

Monissa tapauksissa rikoksentekijät ovat pitkäaikaisia ​​luotettavia työntekijöitä, jotka muuttuvat ahkeraista, kuukausittaisista työntekijöistä tyypillisiin varkaisiin, jotka luovat huolellisia suunnitelmia suunnata varoja omiin tileihinsä tai auttaa itseään varastoimaan. Mikä voisi mahdollisesti motivoida näitä henkilöitä vaarantamaan uransa ja toimeentulonsa muutaman tuhannen dollarin verran?

1. Drastiset elämän muutokset: Rakkaansa menetys kuoleman, avioeron tai erottelun kautta on tuhoisa kehitys kaikille. Tämä voisi vähentää työntekijän tulovirtaa ja lisätä kustannuksia. Asennuslaskujen yhteydessä työntekijä tarttuu tilaisuuteen ottaa pieniä määriä rahaa. Usein he uskovat, että he voivat maksaa sen takaisin saamatta.
2. Asuminen palkka-asteikon ulkopuolella: Suurimmat häviöt johtuvat tyypillisesti siitä, että embezzlerit pyrkivät elämään yli keinonsa. He yrittävät elää hyvää elämää, mutta eivät pysty varaa omiin tavaroihinsa ja palveluihinsa. Varastettuja varoja käytetään kalliiden autojen, asuntojen ja ylellisyystuotteiden hankintaan. Työntekijä voi ottaa kallista lomaa ja harjoittaa toimintaa, joka maksaa enemmän kuin mitä heillä on varaa.

1. Tilaisuus: Työntekijät voivat aloittaa pieniä määriä, koska tilaisuus on itsessään. Asiakkaat voivat unohtaa vaatia muutosta tai kirjanpitäjät saattavat löytää mahdollisuuden säätää kirjoja ilman huomaamatta. Näiden mahdollisuuksien hyödyntäminen voi muuttua tapana muodostaa ja pian kiertää hallinnan.
2. riippuvuudet: Yksilöt, jotka käsittelevät pakottavaa käyttäytymistä, joka maksaa rahaa, eivät ole hyviä ehdokkaita työpaikoille, joihin liittyy käteistä käsittelyä tai kirjanpitoa. Pakotteet voivat voittaa jopa parhaat aikomukset, ja työntekijät lopulta sijoittavat liiketoiminnan varoja uhkapeleihin, huumeisiin ja muihin riippuvuuksiin.

1. Ahneus: Hyvä vanhanaikainen ahneus ajaa luotettavia työntekijöitä hyödyntämään mahdollisuuksia ottaa itselleen liiketoimintatarkoituksiinsa uskottu. Varkaus voi tapahtua varojen ja laitteiden ja muiden tavaroiden omaan käyttöön.
2. Huonot omenat, jotka läpäisivät seulontaprosessin: Työllisyyden seulontaprosessin pitäisi ryöstää rikosrekisteröityjä ehdokkaita, mutta joskus muutama läpäisee tarkastuksen, koska taustatutkimus tai tallenteiden käsittely on puutteellista. Nämä henkilöt saattavat sijoittaa luottamukselliseen asemaansa, jos he alkavat suunnitella, että ne varastavat yhtiöltä.

1. Kosto: Havainnolliset viistot voivat ajaa työntekijöitä etsimään ryöstöä varastamalla yhtiöltä. Henkilö, joka luovutetaan edistämiseen tai sivusuunnassa siirtoon haluttuun paikkaan tai joku, joka tekee liian negatiivisen arvioinnin, voi tuntea, että he väittävät, mitä heille on evätty varastamalla yhtiöltä.

Puolustusstrategiat työntekijöiden varkauden minimoimiseksi

Paras puolustus on ennakoiva lähestymistapa työntekijöiden varkauden ongelmaan. Turvallisuusasiantuntijat viittaavat siihen, että yritysten omistajien ja johtajien pitäisi olettaa, että se tapahtuu tai että se tapahtuu, kun tilaisuus syntyy. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan epäilyttävällä tavalla, koska se on nopein tapa vaivata moraalia. Strategiassa vaaditaan kattavaa järjestelmien tarkastelua hallinnollisten ja toiminnallisten menettelyjen porsaanreikien tunnistamiseksi.

• Vahvistetaan työllisyyttä edeltävää seulontaprosessia, jotta voidaan tunnistaa punaiset liput.Tilit, jotka tarjoavat pääsyn kirjanpitoon ja tilinpäätökseen, olisi tarkistettava korkeatasoisilla taustan tarkastuksilla, jotka kattavat luottotiedot ja kaikki rikosoikeusjärjestelmään liittyvät kohtaamiset. Uusien palkkaamisten sijasta olisi annettava käteisen käsittelyn tehtäviä vakiintuneille työntekijöille. Ole varovainen epävarmuustekijöissä ansioluettelossa tai räikeässä valossa, koska tämä voi olla osoitus kyseenalaisesta luonteesta.
• Luodaan valvonta- ja tasapainojärjestelmä erityisesti herkissä tehtävissä oleville työntekijöille, joilla on pääsy käteisvaroihin ja muihin rahoitustileihin. Toteuta kaverijärjestelmä, johon kuuluu vähintään kaksi työntekijää, jotka työskentelevät yhdessä. Menettelyt, jotka edellyttävät myynnin peruuttamista ja asiakkaan hyvitysten antamista, edellyttävät esimiehen tai johtajan hyväksyntää. Kirjanpito- ja kirjanpitoosastossa henkilöstöryhmän tulisi pitää kirjaa sen sijaan, että kirjat olisivat antaneet vain yhden henkilön. Yhdelle henkilölle ei saa antaa minkäänlaista valvontaa kaikkien taloudellisten asiakirjojen valvonnasta, ja kolmannen osapuolen ammattihenkilön olisi tehtävä niistä ennalta ilmoittamattomia tarkastuksia.
• Käytä ulkopuolista kirjanpitäjää tarkastelemaan tärkeimpiä taloudellisia tietoja. Kolmannen osapuolen olisi tarkistettava pankkilaskelmat, annetut tarkastukset ja saadut tarkastukset sekä velkojen ja myyntisaamisten pääkirjat. Varmista, että maksunsaajat ovat todennettavissa ja että yritystarkastuksissasi olevat allekirjoitukset ovat oikeutettuja.
• Asenna videovalvontajärjestelmä ehkäiseväksi. Ihmiset eivät harjoita epärehellistä käyttäytymistä, jos he tietävät, että he ovat kamerassa. Kamerat ovat valmiita estämään riskialtista käyttäytymistä ennen kuin se tapahtuu. Reaaliaikainen videovalvonta voi olla hyödyllinen riskialttiilla ja arvokkailla alueilla, kuten varastotiloissa ja ylellisyystuotteiden myyntipinnassa.
• Luo roskakorien poistorutiinit. Poistetaan kaikki mahdollisuudet käyttää loppusijoitus- ja kierrätysjärjestelmää varastamaan tavaroita henkilökohtaiseen käyttöön tai jälleenmyyntiin muualla. Prosessiin voi kuulua kaikkien laatikoiden ja laatikoiden purkaminen ja tasoittaminen, käyttäen vain selkeitä roskasäkkejä, ja varmistamalla yksisuuntainen pääsy työntekijöiden kaatopaikoille.
• Paranna työntekijöiden moraalia. Luottamuksen rakentaminen on kaksisuuntainen katu. Tutustu työntekijöihin, luo yhteys ja rakenna suhteita, koska ihmiset eivät todennäköisesti anna kiusauksia, jos he ovat onnellisia töissä ja välittävät urastaan.
• Avaa työntekijän kärki. Edelliseen ehdotukseen nähden yritykselle uskolliset työntekijät voivat auttaa vähentämään petoksista ja varkauksista aiheutuvia tappioita ilmoittamalla epäilystään nimettömästi. Varmista kaikkien raporttien luottamuksellisuus ja tutki kaikki raportit perusteellisesti ennen toimenpiteiden toteuttamista.

Syytetään syytteeseen tai ei

Pienet ja keskisuuret yritykset joutuvat kohtuuttomasti uhrien ja petosten uhreiksi. Pienyrityksistä kuusikymmentäneljä prosenttia kertoo, että he ovat olleet työntekijöiden varkauden uhreja, mutta vain 16 prosenttia kertoo siitä, että se perustuu Cincinnatin yliopiston rikosoikeudellisen tohtorin suorittamaan tutkimukseen. Pienyritysten omistajat tekevät usein vain palon työntekijän, koska oikeudenkäynnin jatkaminen on kallista, eikä varmista, että varastetut varat maksetaan takaisin. Muut yritykset pidättyvät haastamasta välttääkseen heidän luottamuksellisten tietojensa valvontaa.

Kun kyse on työntekijöiden varkaudesta, ennaltaehkäisy on paras puolustus. Tarkista järjestelmät ja menettelyt haavoittuvien alueiden tunnistamiseksi ja tee tarvittavat muutokset. Se voi auttaa työskentelemään neutraalin puolueen kanssa uudella näkökulmalla punaisen lipun löytämiseksi. Kun havaitaan petoksia ja työntekijöiden varkauksia, toimi nopeasti, päättäväisesti ja tiukasti. Noudata nollatoleranssipolitiikkaa suojaamaan yritystäsi aiheuttamasta merkittäviä tappioita työntekijöiden varkauksilta.