Kokouksen johtajan roolit ja vastuut

Kokouksen johtaja on työntekijä, joka vastaa tietojen suunnittelusta, järjestämisestä, hallinnoinnista ja osallistujien kutsumisesta kokoukseen. He ovat työntekijöitä, jotka ovat vastuussa todellisen kokouksen edistymisestä. He ryhtyvät toimiin ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen varmistaakseen, että kokous saavuttaa tavoitteensa onnistuneesti.

Kuka johtaa kokousta?

Kokousjohtaja on avainasemassa kokousten ja joukkueiden onnistumisessa. Kokousjohtajana toimiva työntekijä on kriittisesti tärkeä. Joissakin kokouksissa johtaja on osastopäällikkö, tiimin johtaja tai ylimmän johdon nimeämä henkilö, joka johtaa aloitetta. Nämä työntekijät valittiin johtotehtävään johtuen johtajista tai johtajista.

Muina aikoina työntekijä voi syntyä luonnollisesti johtajana. Nämä johtajat ovat työntekijöitä, joita muut työntekijät etsivät ja kunnioittavat. Joissakin tapauksissa joukkue voi päättää kääntää johtajuutta kaikkien jäsenten kesken. Tämän ansiosta kaikki tiimin jäsenet voivat edelleen kehittää taitojaan tapaamisjohtajina ja luoda onnistuneita kokouksia yleensä.

Kokouksen johtajan velvollisuudet

Seuraavat ovat kokousjohtajan keskeisiä tehtäviä.

• Määrittää tavoitteen, tehtävän tai tavoitteen, joka on suoritettava. Tämä on usein tehtävä tai osa johtajan työnkuvausta.
• Päättää, onko kokous paras mahdollinen menetelmä tavoitteen tai tavoitteen saavuttamiseksi tai halutun tuloksen saavuttamiseksi. Vastaa kysymykseen: tarvitaanko kokous?
• Määrittää, kenen on helpompi suunnitella kokousta.
• Tiimin tai johtajan kanssa päätetään kokouksen esityslistalta. (Käynnissä olevissa kokouksissa tämä tehtävä suoritetaan tämän kokouksen lopussa.)
• Määrittää päivämäärän, kellonajan ja sijainnin useimmiten käyttämällä yhteistä organisaatiokalenteria.

• Yhdistää kokouksen esikäsittelyn, kuten lukemisen, taloudelliset tiedot, historian, siihen liittyvien tiimien kokoukset jne..
• Kehottaa osallistujia ja jakamaan tehtäviä ja esikäsittelyä, mikä mahdollistaa mahdollisimman paljon aikaa, jotta osallistujat tulevat valmistautumaan kokoukseen.
• Varmistaa, että kokouksessa on tallennin tai minuuttihakija, joka dokumentoi menettelyt ja mahdolliset sitoumukset, toimintatavat tai päätökset. Nimittää ajankäyttäjän, kun se on tarpeen kokouksen järjestämiseksi asianmukaisesti.
• Voi käyttää jäänmurtajia lämmittämään osallistujia ja luomaan ympäristön, jossa kokouksen osallistujat ovat mukavat kommunikoida keskenään ja vaihtaa ideoita ja tietoja.

• Saapuu aikaisin ja johtaa kokousta pitämällä se tehtävässä, raiteilla ja ottamalla kaikki osallistujat mukaan, niin että jokainen katsoo, että heidän läsnäolonsa oli välttämätöntä kokouksessa. Tämä takaa heidän osallistumisensa seuraavaan kokoukseen
• Maustaa yrityksen kokouksen niin, että osallistujat eivät tunne tylsää ja tylsää. Olipa jäänmurtajia, huumoria tai hauskoja esimerkkejä, kokous ei saa päättyä ilman naurua.
• Varmistaa, että seuraavat vaiheet ja toimintatavat määritetään ja käsitellään.
• Keskustelee kokousta ja suunnittelee seuraavan kokouksen esityslistan.

• Seurataan osallistujien kanssa kokousten välillä varmistaaksesi, että toiminnan kohteet ovat käynnissä ja tarjoavat apua ja / tai resursseja, jos vapaaehtoisella on ongelmia.

Lisää Leader-rooleja

Kokouksen johtaja ottaa nämä vastuut huomioon, mutta sillä on myös viestintään, raportointiin ja joukkuetoverin suorituskykyyn liittyviä rooleja.

Jokaisella tiimin jäsenellä tai kokouksessa, joka on ristiriidassa, on velvollisuus tiedottaa osastolle tai toiminnalle kokouksen tai jatkuvan tiimin toiminnasta ja edistymisestä. Heillä on myös velvollisuus etsiä työtovereita, jotka eivät ole tiimissä tai kokouksessa. Ei jokainen työntekijä voi osallistua jokaiseen kokoukseen.

Johtajalla on lisävastuu pitää ylemmät johtajat mukana ja saada tietoa tehokkaan viestinnän ja palautteen kautta. Omistuksen rakentaminen tiimin tai kokouksen ulkopuolisista työntekijöistä, erityisesti organisaation johtajista, varmistaa, että joukkue tai kokous onnistuu kehittämään, toteuttamaan ja integroimaan ratkaisunsa tai ideoitaan.

Jos kokousosapuoli esiintyy tehottomasti kokouksessa, johtajalla on velvollisuus korjata käyttäytyminen kokouksen aikana tehokkailla kokousjohtajan tekniikoilla ja tehokkaalla valmennuksella kokouksen ulkopuolella. Kokousosapuoli, joka monopoloi kokouksen mielipiteensä tai kritisoi muita jäseniä heidän kanssaan, on korjattava ennen kuin henkilö sabotoi kokouksen menestystä.

Nämä toimet ovat välttämättömiä, kunnes osallistujien tapaaminen saavuttaa sellaisen mukavuus- ja kypsyysasteen, joka antaa heille mahdollisuuden avustaa johtajaa itsensä puuttumalla tehottomiksi tapahtumiksi ja toimimattomien jäsenten keskeyttämiseksi.

Tehokas kokousjohtaja ei takaa, että projekti tai tiimi toimii menestyksekkäästi, mutta hän on avainasemassa, kun hankkeet, yksiköt, kokoukset tai ryhmät onnistuvat.

Kokouspöytäkirjat edistävät tehokkaasti kokouksia, kun pöytäkirjat on kirjoitettu asianmukaisesti ja jaettu oikea-aikaisesti.