3 Skenaariot, kun viestiä verkossa ei ole oikein

On niin monta tapaa, jolla voimme viestiä verkossa. Siellä on sähköpostiviesti, tekstiviestit tai viestintä jonkin monista sovelluksista, jotka tukevat sitä. Mutta sähköpostin tai viestien käyttäminen ei ole aina tehokkain tapa kommunikoida.

Joissakin olosuhteissa sinun pitäisi välttää niitä. Tietenkin on helppo piilottaa tietokoneen taakse ja sanoa mitä haluat sanoa näppäimistön kautta. Mutta joskus sinun täytyy astua ulos maailmasta ja käyttää ääntäsi.

Tässä on kolme tilannetta, joissa se olisi parempi, jos et osu lähettää.

Vältä lyömästä lähettämistä konfliktin ratkaisemiseksi

Olemme kaikki olleet osa sähköpostia tai viestin merkkijonoa kahden osapuolen välillä, jotka yrittävät ratkaista ongelman. Joskus saatat olla yksi kahdesta tärkeimmistä osallistujista tai ehkä olet yksinkertaisesti yksi monista ihmisistä, jotka joku tunsi pakottavan sinut mukaan.

Jokaisen sähköpostin tai viestin vastauksen myötä ongelma laajenee. Lopulta, mikä oli ehkä suhteellisen pieni asia, on tullut paljon suurempi. Tämä johtaa yleensä kahden osapuolen väliseen kasvokkain tapaamiseen sekä esimiehen tai johtajan kanssa konfliktin ratkaisemiseksi.

Sellaisen sähköpostin tai viestien käyttämisen sijaan, että voit ratkaista konflikteja, soita henkilölle tai aikatauluta tapaaminen. Jos olet sähköpostin tai viestin vastaanottaja toiselta, joka yrittää ratkaista ongelman, vastustakaa kiusausta vastata sähköpostitse. Nosta puhelin tai kävele toisen henkilön toimistoon ja sano: "Sain sähköpostiviestin ja ajattelin, että voisi olla parempi, jos keskustelemme tästä tilanteesta yksitellen sähköpostitse. Onko sinulla muutama minuutti puhua?"

Jos sähköpostiosoitteesi on ainoa vaihtoehto, älä kopioi muita ihmisiä. Näin lisääntyy ongelma. Jos olet tällaisen sähköpostin vastaanottopäässä, älä osoita "Vastaa kaikille". Vastaa vain sähköpostiviestin lähettäneelle henkilölle. Jos teet "vastauksen kaikille", teidän vastauksenne pitäisi sanoa: "Arvostan teitä tuodaksenne tämän tilanteen huomiotta. Soitan sinulle vain minuutin keskustelemaan." Tämä hälyttää kaikki kopioidut henkilöt, että huolehdit tilanteesta yksitellen.

Vältä lyömästä lähettämistä, kun olet yllättynyt

Hämmentävän tilanteen tai vuorovaikutuksen jälkeen tarvitsemme jäähtymisaikaa. Sähköpostiviestit ja viestit eivät sovellu tähän; se on hetkellinen suunnittelu. Sen sijaan, kun olet rauhoittunut, soita tai käy yksilöä keskustelemaan tilanteesta. Jos olet epäselvän sähköpostin vastaanottopäässä, älä välttele vastausta. Anna itsellesi aikaa rauhoittua ja soittaa henkilölle ja pyytää keskustelemaan kasvokkain.

Tulevaisuudessa päätät etukäteen, että et koskaan käytä sähköpostia tai viestejä, kun olet järkyttynyt. Tee tästä sopimaton sopimus sopimuksestasi.

Jos tunnet tarvetta kirjoittaa jotain, kun olet järkyttynyt, kirjoita viesti. Älä kirjoita sitä sähköpostitse, vaikka et aio lähettää viestiä. Et olisi ensimmäinen henkilö, joka vahingossa osui "lähetä" -painikkeen sijaan.

Vältä lyömästä lähettämistä Lähetä huonoja uutisia

Kukaan ei halua saada huonoja uutisia ja vastaanottaa niitä sähköpostitse tai viesti voi lisätä suolaa haavaan. Oletko koskaan lähettänyt asiakkaalle sähköpostia kertoa heille, että heidän tilauksensa on viivästynyt?

Jos vastaus jompaankumpaan näistä kysymyksistä on kyllä, lopeta sähköpostiviestien tai viestien käyttö huonojen uutisten välittämiseksi. Sähköpostin tai viestien käyttäminen huonojen uutisten välittämiseen voi lähettää viestin, jota et välitä, tai että ongelma ei ole tarpeeksi tärkeä, jotta henkilökohtainen huomiosi voidaan taata. Kun käytät sähköpostiviestejä tai viestejä kommunikoida huonoja uutisia, sinulla ei ole mahdollisuutta arvioida henkilön reaktiota. Todennäköisesti ihmiset ovat pettyneitä tai järkyttyneitä. Jos et luovuta uutisia henkilökohtaisesti, heidän pettymys tuntuu lisääntyneen ja luo vielä huonomman tilanteen.

Lopuksi, kun käytät sähköpostia tai viestejä tässä tilanteessa, näytätte pelkurilta. Asiakkaat, työtoverit, esimiehet ja ystävät arvostavat ihmisiä, joilla on rohkeutta välittää henkilökohtaisesti huonoja uutisia.

Jos olet epävarma, jos sanoma on huono uutinen, kysy itseltäsi: "Haluaisin saada sähköpostiviestin tai viestin tämäntyyppisillä uutisilla tai haluaisin mieluummin, että se välitetään henkilökohtaisesti?". Sitten toimi vastaavasti.

Vaikka ei ole epäilystäkään siitä, että sähköpostiviesti tai viestintä on nopea ja tehokas viestintäväline, se ei ole aina sopiva. Noudata yllä olevia ohjeita ja välttää sähköpostin tai viestin käyttämistä, jos se ei ole asianmukaista.