Top Job Skills Office Managerit tarvitsevat

Toimistopäälliköt ottavat vastuun siitä, että koko toimisto tai toimistokokonaisuus toimii sujuvasti. Tähän voisi kuulua esimerkiksi yhden tai useamman hallinnollisen avustajan hallinnointi ja valvonta. Toimistopäälliköt eivät yleensä tarvitse erikoistunutta koulutusta, mutta he tarvitsevat runsaasti asiaankuuluvaa kokemusta ja hyvin kehittyneitä taitosjoukkoja sekä hallinto- että johtotehtävissä.

Jos haluat tämäntyyppisen työn, voit parantaa huomattavasti mahdollisuuksiasi palkata tuntemalla, mitkä taidot ja kokemukset korostuvat sovelluksen ja haastattelun aikana.

Kuinka käyttää taitoluetteloita

Katsokaa seuraavaa haluttujen taitojen luetteloa. Saatat huomata, että sinulla on enemmän heitä kuin luulit. Käytä asiaankuuluvien taitojesi nimiä avainsanoina ansioluettelossasi, joten vuokrausvalvoja näkee selvästi, että sinulla on mitä he etsivät.

Lue työn kuvaus huolellisesti, jotta tiedät, mikä taitojen määrä on tärkein mahdollisen työnantajan kannalta. Tutki yritystä niin, että ymmärrät yrityksen ja kaikki ylimääräiset, asiaankuuluvat kokemukset tai tiedot, joita sinulla on tarjota.

Kun valmistaudut haastatteluun, tule esille ainakin yksi erityinen esimerkki siitä, kuinka kauan näytit kummallekin taidolle, jota odotat keskustella. Älä odota, että mahdollinen työnantaja ottaa oman sanasi yksin kokemuksestasi.

Tärkeitä taitoja

Kaikki toimistojohtajan tehtävät eivät edellytä täsmälleen samaa taitosjoukkoa. Paljon riippuu siitä, kuinka monta toimiston avustajaa sinun on valvottava, kuinka moni käyttää toimistoa, jota hallitset, ja millaisia ​​ohjelmistoja ja muita järjestelmiä työnantaja käyttää.

On olemassa joitakin taitoja, joita käytännössä kaikilla tehokkailla toimistojohtajilla on ja joita ei voi tehdä ilman. Voit myös tarkastella luetteloita taidoista, jotka luetellaan työn ja taidotyyppien mukaan.

Hallinnolliset taidot

Toimistojohtajana olet vastuussa useiden hallinnollisten tehtävien suorittamisesta. Näitä ovat työntekijöiden palkkaaminen ja ampuminen, suorituskyvyn arvioinnin suorittaminen, uusien työntekijöiden koulutus ja muiden ohjaaminen. Myös muodollisten pyyntöjen hyväksyminen, yleisen liiketoiminnan harjoittaminen ja paperityön ylläpito sekä henkilöstötietojen tallentaminen saattavat kuulua oman toimivaltasi piiriin.

Sinun on myös suunniteltava, vastattava postinkäsittelystä, ajoitettava ja osallistuttava kokouksiin. Sinua saatetaan kutsua harjoittamaan konfliktinratkaisua, siirtämään työtä ja olemaan myös politiikan ja päätöksentekijän.

Analyyttiset taidot

Osa työstäsi on löytää tapoja tehdä työsi paremmin. Jos pystyt tunnistamaan toimistosi tehottomuuden ja tarjoamaan ratkaisuja, voit ehkä säästää työnantajasi paljon rahaa ja pelastaa kollegasi paljon pahenemiseen.

Suuri toimistopäällikkö kysyy jatkuvasti itseään kaikista prosesseista, käytännöistä ja menettelyistä, ”onko tämä järkevää? Onko tämä paras, mitä voimme tehdä? ”On suositeltavaa sisällyttää luettelo analysointitaidosta ansioluettelosi.

Silmää yksityiskohdille

Toimistopäällikkönä buck pysähtyy kanssasi. Olet vastuussa oikean toimistotarvikkeiden tilaamisesta ajoissa, tietojen kunnollisen ja järjestäytyneen säilyttämisen sekä kaikkien muiden toimistossa olevien tarpeiden ja ongelmien seuraamiseksi. Jos teet työnne hyvin, toimisto näyttää itsestään. Jos saat joitakin tietoja väärin, muut ihmiset eivät ehkä pysty suorittamaan töitään kokonaan.

Kommunikointitaidot

Kuten toimiston avustajina, olet usein yksi ensimmäisistä kävijöiden nähtävistä, ja saatat joskus olla ainoa, jonka he näkevät, jos joku toimistossa työskentelevistä ammattilaisista sattuu olemaan poissa. Sinun on toimittava tehokkaana vastaanottovirkailijana samalla kun suoritat muita tehtäviä.

Saatat olla myös ensisijainen yhteyspiste eri henkilöiden välillä, jotka käyttävät toimistoa ja mahdollisesti toimiston ja muiden organisaatioiden sisällä. Saatat joutua harjoittamaan konfliktinratkaisua ja delegoimaan työn. Kaikki tämä lisää paljon viestintää, sekä kirjallista että sanallista, ja sen on oltava aina tarkka, tehokas, ystävällinen ja ammattitaitoinen.

Tietokonetaidot

On tärkeää, että toimistopäälliköillä on laaja tietotekninen osaaminen. Ominaisuudet riippuvat työnantajalta, mutta tavallisesti niihin liittyy tietojen syöttö, laskentataulukot ja yleiset IT-tehtävät.

Toimistot voivat sisältää valtavan vastuun. Toimistopäälliköt työskentelevät yleensä organisaation kärjessä, kädet kaikessa yrityksen osassa. Jos tämä keskeinen rooli vetoaa sinuun, tarkista edelleen taitoluettelo ja katso, voisiko tämä olla urasi sinulle.

Taloudelliset asiat

Tehtäväsi voivat olla kirjanpito, laskutus, budjetointi ja kirjanpito. Saatat myös joutua käsittelemään palkanlaskua, pikku käteistä ja QuickBooks-merkintöjä. Neljännesvuosittaiset ja puolivuosittaiset raportit voivat kuulua myös tehtävällesi. Ainakin, jos toimisto käsittelee rahaa lainkaan, olet viime kädessä vastuussa siitä, että se hoidetaan hyvin.

Johtamistaidot

Valvojana, mikä voi olla suuri joukko toimistohenkilöitä, sinun täytyy pitää kaikki motivoituneina ja koordinoiduina. Sinun täytyy tehdä ryhmätyö. Tehtäväsi sisältää standardin asettamisen kaikille muille töille ja näiden standardien noudattamisen varmistamisen. Johtaminen tarkoittaa usein sitä, että autetaan muita ihmisiä kasvamaan urallaan ja auttamaan ihmisiä itsensä aloittamiseen ja kommunikoimaan hyvin keskenään.

Sosiaaliset taidot

Ihmisten väliset taidot ovat tärkeä rooli toimiston johtajana. Sinun täytyy olla positiivinen asenne, tervehtiä kävijöitä ja osallistua tiimityöskentelyyn.

Sekalaiset vahvuudet

Toimistopäälliköillä on yleensä monipuolinen taitotaso, joka auttaa heitä tehokkaasti tekemään työtä. Tähän sisältyy myös yksityiskohtien huomioiminen, yleensä joustava tarjoamasi tuki ja luotettavuus. Toimistopäälliköiden on myös oltava verkostoituneita, loogisia ajattelijoita, monipuolisia ja ongelmanratkaisijoita. Ajanhallinnan ja organisaation tulisi olla toiselta luonteeltaan ihmisille, jotka toimivat tässä roolissa.