Miten vähennetään työnantajan vastuuta lomaosapuolilla

Lisääntynyt tunnustus siitä, että alkoholinkäyttö organisaatio-sponsoroiduissa tapahtumissa aiheuttaa merkittävää oikeudellista vastuuta, on vaikuttanut siihen perinteiseen laitokseen, joka on yrityksen loma-osapuoli, mutta tämä vaikutus ei välttämättä ole laaja tai vakava. Organisaatiot punnitsevat huolellisesti etuja ja haittoja ja luottaa siihen, että työntekijät toimivat ammattilaisina

Henkilöstöhallinnon yhteiskunta (SHRM) totesi laajan työnantajien vuonna 2015 tekemässä tutkimuksessa, että suurin osa organisaatioista (59 prosenttia) suunnitteli palvelevansa alkoholia lomallaan tai vuoden lopussa. Vain puolet näistä työnantajista (47 prosenttia) ilmoitti pyrkivänsä sääntelemään alkoholinkäyttöä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

• juomalippujen tai juomien enimmäismäärä (71 prosenttia vastaajista oli tässä luokassa),
• palvelee vain tiettyjä alkoholityyppejä (esimerkiksi viinin ja oluen valmistaminen, mutta ei alkoholijuomia) (25 prosenttia),
• ottaa käteispalkin (18 prosenttia) tai
• muut (11 prosenttia).

Lisäksi SHRM 2015 -tutkimuksessa todettiin, että ympäri vuoden kolmasosa organisaatioista (33 prosenttia) on joko muodollinen tai epävirallinen politiikka, jonka avulla työntekijät voivat juoda alkoholia työhön liittyvissä tapahtumissa. (Jokaisen työntekijän on määritettävä, onko alkoholin nauttiminen yrityksen tapahtumissa heille.)

Yritykset suunnittelevat ja suunnittelevat loma-osapuolia parhaalla mahdollisella tavalla, palkitsevat työntekijöitään, edistävät moraalia ja kannustavat ryhmähenkeä. Mutta nämä kokoukset, varsinkin silloin, kun alkoholia käytetään, voivat muuttua ympäristöön, jossa ei-toivottuja seksuaalisia etuja ja mahdollisesti laittomia työntekijöiden käyttäytymistä, jos työnantaja ei ole varovainen.

Näin on erityisesti silloin, kun loma-puolue pidetään paikan ulkopuolella (mikä SHRM 2015 -tutkimuksen mukaan on lähes 67 prosenttia tällaisista toiminnoista). Työpaikan ulkopuolisessa yhteiskunnallisessa ympäristössä työntekijä, jonka esteet alentavat alkoholin kulutuksen, voi harjoittaa käyttäytymistä, jota hän ei koskaan harkitse tekemällä työtä.

Työnantajien huolet ulottuvat häirinnästä työntekijöiden kuolemaan

Loma-asunnot tuovat usein enemmän kuin vain päihtyneitä. Hyvää iloa voi joskus tarkoittaa linjan ylittämistä aina työtoverin loukkaamisesta lain rikkomiseen. Lisäksi tämän päivän reaaliaikaisessa sosiaalisen median ympäristössä loma-puolueen juomat shenanigaanit voidaan lähettää nopeasti verkossa koko maailman nähtäväksi.

Ensimmäiset kaksi toimenpidettä, jotka työnantajan on toteutettava ennen juhlapäivää, sisältävät työntekijöiden muistuttamisen siitä, että kunnioitusta ja ammattitaitoa sovelletaan paitsi työaikaan myös yrityksen sponsoroimiin tapahtumiin, kuten toimistopuolueisiin. Toiseksi työnantajien on luotava sosiaalisen median käytännöt, jotka estävät työntekijöitä lähettämästä valokuvia tai videota ilman hallinnollista lupaa sosiaaliseen mediaan.

Nämä ovat kaksi hyvää alkuvaihetta, mutta vakavampien oikeudellisten kysymysten ratkaisemiseksi on tehtävä paljon enemmän.

Työntekijät suojataan seksuaalista häirintää ja syrjintää vastaan ​​vuoden 1964 kansalaisoikeuslain VII osastossa, joka kattaa työnantajat, joilla on vähintään 15 työntekijää (mukaan lukien säännölliset osa-aikaiset). VII osastossa esitetään kaksi menettelyä koskevaa vaatimusta, jotka aiheuttavat mahdollisen vastuun laittomasta häirinnästä:

• Toiminnan on oltava ei-toivottua; ja
• Toiminnan on oltava riittävän vakava tai läpitunkeva.

Sen ei tarvitse olla molempia. Toiminta ei ole laitonta vain siksi, että se on sopimatonta tai tekee työtoverista epämukavaksi. Kuitenkin jopa yksi erittäin vakava häirinnän vaara voi olla riittävä VII osaston rikkomisen muodostamiseksi, varsinkin jos häirintä on fyysistä.

Jos siis toimistopuolustapahtuma seuraa aiempia väärinkäytöstapauksia, se voisi olla välttämätön todiste "vakavan" tai "leviävän" kynnyksen saavuttamiseksi, mikä luo perustan VII osaston vaatimukselle.

Toinen merkittävä oikeudellinen vastuu syntyy juomisen jälkeen työnantajan sponsoroiman loma-puolueen jälkeen. Kalifornian muutoksenhakutuomioistuin kumosi vuoden 2013 tuomioistuimen päätöksessä, joka sai huomattavaa julkisuutta, peruuttavan oikeudenkäynnin esittäneen tuomioistuimen yhteenvedon tuomion työnantajalle. He totesivat, että työntekijä, joka kulutti alkoholia yrityksen sponsoroimaan tapahtumaan ja lähtiessään, osui toiseen autoon ja tappoi kuljettajan loi työnantajalle vastuun.

”Ei ole merkitystä, että työntekijän huolimattoman toiminnan (tässä auto-onnettomuudessa) ennakoitavissa olevat vaikutukset tapahtuivat silloin, kun työntekijä ei enää toiminut hänen työsuhteensa puitteissa”, tuomioistuin totesi.

Ennakoiva askel harkita Holiday Party

Tällaisten oikeudellisten riskien vuoksi harkittujen työnantajien olisi toteutettava nämä kuusi ennakoivaa toimenpidettä oikeudenkäyntivelvoitteensa vähentämiseksi. Tärkeimmät esimerkit toimista, joita työnantajille suositellaan, ovat seuraavat:

• Hyödynnä kattavaa, kirjallista häirintää vastaan ​​suunnattua politiikkaa, joka on selkeästi ilmoitettu työntekijöiden käsikirjoissa, ja julkistamaan tämän politiikan ennen juhlapäivää.
• Lähetä muistio, jossa muistutetaan työntekijöitä toimimaan vastuullisesti puolueessa, ilmaisemalla selkeästi suvaitsevaisuuden puutteellisuus epäasianmukaiselle käyttäytymiselle, mukaan lukien humaluus.
• Varmista, että työpaikan pukeutumiskoodi on puolueella, jotta vältytään sopimattomilta tai viittaavilta vaatteilta ja anna työntekijöille etukäteen tietää odotuksesi.
• Osallistu puolueeseen vapaaehtoisesti ja älä viittaa siihen, että osallistuminen hyödyttää henkilön asemaa yrityksessä.

• Jos alkoholia käytetään, määritä etukäteen äänenvoimakkuuden ääni interoffice-muistioiden, sähköpostiviestien, kokousten, palkkakirjojen tai muun viestinnän kautta ja korosta, että liiallista alkoholinkulutusta ei sallita.
• Rajoita juomien lukumäärää tai aikaa, jona alkoholia annetaan, ja tarjoa huomattavia alkoholittomia vaihtoehtoja. Tarjoile runsaasti ruokaa ja varmista, että alkoholin käyttö ei ole tapahtuman painopiste.

Tällaiset toimenpiteet eivät takaa loma-puolueen ongelmia, varsinkin jos päätetään palvella alkoholia. Mutta ne voivat olla työnantajan perusta tehokkaalle vastuulle vastuussa, jos ongelmien tulee tapahtua. Harkitse kuitenkin, että on olemassa kymmenen syytä siihen, miksi työntekijät usein kärsivät toimistotilaisuuksista ja ottavat sen huomioon, kun suunnittelet vuotuista lomastasi.