Soveltamisala, riskit ja oletukset projektinhallinnassa

Projektinhallinnan alalla, aivan kuten kaikilla muilla osaamisalueilla, on ainutlaatuinen sanasto, joka on täynnä lyhenteitä ja erikoistermejä. Kolme olennaista termiä ja käsitteitä, jotka sinun on ymmärrettävä, ovat seuraavat:

• laajuus
• Riski
• oletukset

Tämä on lyhyt kuvaus kolmesta keskeisestä projektinhallinnan ehdosta ja sisältää linkkejä ja ehdotuksia lisälukemista varten.

laajuus

Projektinhallinnassa laajuus on joukko rajoja, jotka määrittävät hankkeen laajuuden. Soveltamisala kuvaa sitä, mitä on toimitettava asiakkaalle projektialoitteen seurauksena.

Soveltamisalan ymmärtäminen mahdollistaa projektinjohtajan ja projektiryhmän ymmärtävän, mikä kuuluu projektin rajojen sisäpuolelle tai ulkopuolelle. Jos jokin on "ei sovellu", sitä ei oteta huomioon hankkeen suunnittelussa. Toiminnot, jotka kuuluvat soveltamisalaa koskevan lausekkeen rajoihin, katsotaan "laajuudeksi" ja ne otetaan huomioon aikataulussa ja talousarviossa. Jos toiminta jää rajojen ulkopuolelle, sitä pidetään "ulkopuolella" ja sitä ei ole suunniteltu.

Olitpa projektipäällikkö tai projektiryhmän osa, kannattaa harkita, onko jotain ulottuvuutta tai soveltamisalan ulkopuolella, kun siirryt eteenpäin. Kuvittele esimerkiksi, että asiakas on pyytänyt sinua rakentamaan verkkosivuston. Kun määrittelet projektin laajuuden (tai määrität rajat), ilmoitat seuraavat kohdat kattaviksi:

• Sivuston suunnittelu ja lankakuviointi
• Testauspaikan perustaminen
• Koodataan hyväksyttyyn lankakehykseen
• Grafiikkakehitys verkkosivujen teemaan
• Testaus ja virheenkorjaus ennen sivuston julkaisemista

Hankkeen aikana asiakas pyytää sinua sisällyttämään yrityksen videokuvan. Videota ei ole määritelty projektin laajuudessa, joten se ei kuulu soveltamisalaan. Vaikka saatat olla iloinen voidessasi tehdä videotyön lisämaksusta, tämä edellyttää projektin laajuuden ja kustannusarvion tarkistamista.

Jos selkeää ja sovittua soveltamisalaa koskevaa asiakirjaa ei ole, videon antaminen saattaa olla kiistanalainen tiimisi ja asiakkaan edustajien välillä. Selkeä laajuusilmoitus antoi mahdollisuuden poistaa tilanteen ja käsitellä muutosta asianmukaisesti.

Joten miten määrität, mikä on vai ei? Haluat ensin kuvata kaikki tiedot projektista, jonka tiedät tällä hetkellä asiakkaan tai projektin omistajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Sitten haluat tehdä keskeisiä olettamuksia, jotka ohjaavat sen, mitä on käsitelty tai jäävät soveltamisalan ulkopuolelle.

oletukset

Jossain vaiheessa elämässäsi olet todennäköisesti sanonut: "Älä koskaan tee olettamuksia." Kuitenkin oletusten tekeminen projektinhallinnassa on jokapäiväistä toimintaa. Oletukset auttavat määrittämään laajuuden ja riskit ja hienosäätämään arvioitasi ajan ja kustannusten osalta. Tietenkin on tärkeää dokumentoida ja vahvistaa oletuksesi.

Harkitse jotain yksinkertaista, kuten kirjan luomista. Sanotaan, että ystävälläsi on idea kahvipöydän kirjasta ja pyytänyt sinua hallitsemaan projektia. Hänen ensimmäinen pyyntö koskee talousarviota, jotta hän voi varmistaa rahoituksen. Määritellessäsi laajuutta on selvää, että ystäväsi on epävarma monista yksityiskohdista, kuten sivumäärästä, kuvien sisällyttämisestä, kansityylistä ja sivuille käytettävän paperin painosta.

Koska kaikki nämä tekijät vaikuttavat kustannuksiin ja tuotannon monimutkaisuuteen, sinun on tehtävä oletuksia eritelmistä ja vahvistettava nämä oletukset ystävällesi hyväksyttäviksi tai hyväksyttäviksi. Lisäkeskustelun jälkeen ystäväsi kertoo, että hän aikoo sisällyttää kirjan 50 kuvaa. Voit perustaa olettamuksesi 50 kuvaan tai, jos tämä numero kasvaa ajan myötä, voit olettaa, että kuvia on 75–90 sivua.

Voit myös nähdä, miten oletukset vaikuttavat myös aikatauluun. Kuvittele esimerkiksi, että olet johtamassa projektia puistossa, johon liittyy swing setin rakentaminen. Hankkeen suunnittelussa sinulle annetaan budjetti ja osoitetaan tiimin jäsenet, joista yksi vastaa materiaaleista. Luodessasi aikataulusi kysytte materiaalin vastuuhenkilöltä sementin saapuessa. Tämä henkilö vastaa, että hän ei ole varma, milloin sementti saapuu, mutta että hän uskoo olevan 1. kesäkuuta ja 10. kesäkuuta välisenä aikana.

Kun luodat laajuutesi ja aikataulusi, oletat, että sementti saapuu viimeistään 10. kesäkuuta. Tässä esimerkissä on kaksi hyötyä oletusten tekemiseen.

Ensimmäinen etu on, että sementin saaminen viimeistään 10. kesäkuuta antaa mahdollisuuden suunnitella toimintaa, joka perustuu sementin saapumiseen. Toinen etu on, että se antaa materiaalin vastuuhenkilölle määräajan sementin toimittamiselle, jonka hän voi sitten välittää toimittajaansa. Se on vahingossa ottanut käyttöön keskeisen määräajan hankkeen edistymiselle.

Oletusten asettaminen asettaa vertailuarvoja, joita hankkeen aikana usein tarkistetaan, jotta projektiryhmä voi pysyä laajuudessa, ajoissa ja budjetissa. Mutta mitä tapahtuu, kun oletukset ovat väärässä? Tämä on riski, jossa riski tulee.

Riski

Kun olet luonut soveltamisalasi ja määrittänyt oletukset, jotka ovat laajuuden ja arvioiden takana, haluat aloittaa riskialueiden arvioinnin. Riski on sama projektinhallinnassa kuin reaalimaailmassa; se on vaara tai mahdollisuus, joka voi aiheuttaa vahinkoa.

Kaikissa projekteissa on riskejä, ja jos olet projektipäällikkö tai projektin omistaja, ei ole vain sinun vastuullasi ennakoida riskiä, ​​vaan myös sinun tehtäväsi on kertoa näiden riskien mahdollinen vaikutus projektiryhmään ja valmistautua riskien lieventämiseen.

Riski tulee eri tasoilla. Joskus riski voi tarkoittaa vain sitä, että hanke kulkee hieman eri tavalla tai odottaa hieman odottamattomasti. Joissakin tapauksissa riski voi kuitenkin johtaa katastrofaalisiin tuloksiin, jotka muuttavat hankkeen päähän.

Käytetään leikkikenttäkarttaa edellä mainitusta sementtiesimerkistä. Yksi riskeistä on, että sementti ei saavu 10. kesäkuuta mennessä. Mitkä ovat tämän riskin mahdolliset vaikutukset? Kaikki sementin valun jälkeiset seuraajatoimet viivästyvät tämän ongelman seurauksena.

Myös riskit voivat olla positiivisia. Harkitse hankkeen vaikutusta, jos sementti näkyy ennakoitua nopeammin. Vaikka tämä tuntuu positiiviselta tulokselta, se luo edelleen ongelman kaikkien muiden projektin vaiheiden ajoitukselle ja sekvensoinnille.

Projektipäälliköt työskentelevät projektiryhmiensä kanssa ajatellen ja tunnistamaan mahdolliset riskit. He ottavat prosessin askeleen pidemmälle ja tarkastelevat riskin mahdollista vakavuutta ja sen todennäköisyyttä. Lisäksi ne yksilöivät yksilöt, jotka parhaiten soveltuvat tunnistamaan, milloin riski esiintyy, ja ne laativat sovittuja riskinhallintasuunnitelmia.

Monilla yrityksillä on yksityiskohtaisia ​​riskimalleja, jotka ne ovat kehittyneet ajan myötä ja muiden hankkeiden kokemuksista. Jotkut teollisuudenalat ovat laatineet riskiprofiileja, joita käytetään riskianalyysin lähtökohtana. Monet toimialat harjoittavat hyvin yksityiskohtaista tilastollista analyysia myös riskisuunnitteluun.