Hanki johtajan tuki projektinhallinnassa

Projektipäälliköillä on vaikea työ. Heidän roolinsa perusteella he ottavat vastuun tehokkaan tiimin muodostamisesta uusien aloitteiden toteuttamiseksi ja menestymiseksi. Koska hankkeet kattavat kaiken yrityksen yrityksessä tehdyn työn, mukaan lukien tilapäiset ja ainutlaatuiset aloitteet sekä päivittäisen toiminnan rutiini, jokainen projekti on uusi seikkailu.

Lisää todellisuudessa, että hankkeet ovat innovaatioita. miten me toteutamme strategiaa ja miten kehitämme organisaation infrastruktuuria ja valmiuksia, on ilmeistä, että ylimmän johdon on tehtävä kaikkensa tukemaan yrityksen projektipäälliköitä.

Yksi tärkeimmistä projektin onnistumista edistävistä tekijöistä on tehokas ja sitoutunut toimeksiantaja. Tämä asema on jo pitkään liittynyt alan menestykseen teollisuuden tutkimuksissa, mutta katsaus kirjallisuuteen, jossa kuvataan todellisia sponsorointikäytäntöjä, viittaa siihen, että meillä on pitkä matka, jotta institutionalisoitaisiin sponsoritehtävän läsnäolo ja käytännöt organisaatioissamme. Pieni asiayhteys on sopiva. Tarkastellaan ensin sponsorin ensisijaisia ​​tehtäviä.

Hankkeen johtajan sponsorin ensisijaiset tehtävät

• Vastaa hankkeen tuloksista. (Tätä kohtaa kuvataan usein jaettuna vastuuna projektinjohtajan kanssa.)
• Perusta hanke ja anna valtuudet projektipäällikölle ja ydinryhmän jäsenille.
• Tukea projektitiimin resursseja ja näkyvyyttä.
• Varmistetaan tehokkaiden tiimiarvojen läsnäolo ja tuki, mukaan lukien vastuullisuus ja avoimuus.
• Tukea tiimiä poikkeuksellisten vaikeuksien edessä.
• Valmentaa projektipäällikköä.
• Puolusta projektiryhmää organisatorisia häiriöitä vastaan.

Mitä tapahtuu, kun johtava sponsori on poissa kuvasta

Tukevan toimeenpanevan sponsorin puuttuessa kaikki edellä mainitut velvollisuudet kuuluvat jo liian ylikuormitetulle projektipäällikölle, jolla ei yleensä ole kaistanleveyttä ja poliittista tahtoa näiden tehtävien suorittamiseksi. Tehokkaan sponsorin puuttuminen lisää projektien ongelmien riskiä, ​​mukaan lukien, mutta ei rajoittuen: epäonnistuminen, optimaalinen suorituskyky ajan, kustannusten ja laatutavoitteiden suhteen ja lisääntynyt joukkomurha.

Yksinkertaisesti sanottuna tehokas toimeenpanevan sponsorin läsnäolo on myönteinen tekijä monimutkaiselle työlle, joka tuo tärkeimmät väliaikaiset ja ainutlaatuiset aloitteet onnistuneesti päätökseen. Ottaen huomioon roolin ilmeisen merkityksen voisi olla järkevää olettaa, että useimmat organisaatiot ottavat työnsä toimeenpanevien sponsoreiden kanssa vakavasti. Valitettavasti hieman todellisessa maailmassa vietettyä aikaa viittaa toisin.

Usko siihen, miten organisaatiomme kohtelevat toimeenpanevan sponsorin roolia

Projektijohtamisen jatko-ohjauksen ohjaajana minulla on onni oppia säännöllisesti opiskelijan työnantajien projektinhallintakäytännöistä suurkaupunkialueella. Fortune 100 -yrityksistä pieniin, yrittäjyyteen perustuviin yrityksiin ja voittoa tavoittelemattomiin organisaatioihin edustettuina olevat organisaatiot ovat poikkileikkaus taloutestamme.

Vaikka tällä aikakaudella olisi järkevää odottaa, että projektinhallintakäytännöt ovat vakiintuneita, useimmat yritykset näyttävät kehittyneitä käytäntöjä johtajan sponsorin roolissa, todellisuudessa tilanne on täsmälleen päinvastainen. Muutamat ei-tieteelliset havainnot MBA-opiskelijoiden vuosittaisesta epävirallisesta kyselystä johtajan sponsorin roolista yrityksissä:

• Keskimäärin yli viisikymmentä prosenttia opiskelijoista kuvailee yritystään sellaisiksi, että heillä ei ole virallisia käytäntöjä johtajan sponsorointiin.
• Harvoilla yrityksillä on virallista koulutusta tai standardoitua kuvausta sponsorin roolista ja vastuista.
• Minulla ei ole vielä ollut yhtään opiskelijaraporttia, jonka mukaan hänen yrityksensä tarjoaa koulutusta johtajille.
• Sponsorin vastuuvelvollisuudesta hankkeen onnistumisesta ei ole yhtä johdonmukaista sopimusta.
• Kun opiskelijat haastattelevat yritysten johtajia heidän tyytyväisyydestään sponsoriensa suorituskykyyn ja tukeen, suurin osa kyselyyn osallistuneista ilmaisi turhautumisen.

Tarkasteltaessa entistä muodollisempia tutkimuksia teollisuuden yhdistyksiltä ja yksityisiltä konsultointiyrityksiltä vahvistetaan opiskelijoiden panoksen yleistä pätevyyttä. Ja vaikka toimeenpanevan sponsorointikäytännön nykyinen tila voi jättää tilaa parannukselle, projektipäälliköillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin jatkaa omia aloitteitaan. On kuitenkin joitakin vaiheita, joita projektipäälliköt voivat toteuttaa rekrytoimalla erittäin tarpeellista toimeenpanotukea.

Miten hankkeen johtaja tukee

1. Rekrytoi sponsori. Jos projektilla on strategisia vaikutuksia yrityksellesi joko suoraan asiakkaille tai epäsuorasti mahdollistamalla tehokkaampien ja tehokkaampien sisäisten toimintojen tukeminen asiakkaiden tukemiseen, sinun pitäisi palkata sponsori. Voit työskennellä suoraan raporttisi johtajan tai projektinhallintatoimiston johtajan kanssa hankkeen merkityksen vahvistamiseksi ja pyytää apua. Korosta edellä mainitun sponsorin rooli ja vastuut ja viittaa alan tutkimukseen, jossa korreloidaan projektin menestys ja tehokas sponsorointi.

1. Harjoittele sponsoriasi. Korosta roolia strategisena, ei taktisena tai kuvapäähän. Useimmat johtajat tulevat rooliksi sponsorina, jolla ei ole muodollista koulutusta tai edes kontekstia vastuunsa. Vaikka te olette toimeenpanevan koulutuksen jonkin verran hankalassa roolissa, useimmat näistä henkilöistä arvostavat kontekstia ja ohjausta. Vastuullisuuteen, arvojen vahvistamiseen ja tiimin suojeluun liittyvissä kysymyksissä pitäisi olla ensisijainen tavoite, kun ylität toimeenpanevan sponsorin.
2. Osallistu aktiivisesti ja ota mukaan sponsori. Paras projektipäällikkö / johtava sponsorisuhde on erittäin vuorovaikutteinen. On tärkeää, että molemmat osapuolet laativat selkeän viestintäprotokollan hankkeiden toiminnan päivittämiseksi sekä hätätilanteiden merkitsemiseksi ja reagoimiseksi. Projektipäällikön tulisi kannustaa johtajaa osallistumaan tilaisuuteen tai tiimien kokouksiin aika ajoin osoittamaan aitoa kiinnostusta ja toimimaan aktiivisena cheerleaderina organisaatiota varten, jotta joukkue onnistuu.

1. Pyydä sponsorilta tukea valmennuksesta. On aina hyödyllistä saada joku, jolla on enemmän kokemusta kuin tarkkailee ja tarjoamalla rakentavaa ja positiivista palautetta ja valmennusta. Antakaa sponsorillesi tietää, että olet tyytyväinen tähän syötteeseesi parantaaksesi, ja kun se on vastaanotettu, hyväksy se kauniisti.
2. Hyödynnä sponsoria huolellisesti suurista asioista. Varo katsomasta tai käsittelemästä sponsoriasi liikaa taktisissa asioissa. Sinun sponsorisi korkein ja paras tapa on auttaa turvallisia resursseja; toimii projektiryhmän tiedottajana laajemmalle johtoryhmälle ja auttaa sinua vahvistamaan keskeisiä joukkueen arvoja. On olemassa tasapaino, jonka projektipäällikön on kunnioitettava harkittaessa sponsorin ottamista tiimin toimintaan.

Bottom Line

Johtajan sponsorin rooli on yksi hankkeen aloitteiden menestyksen tärkeimmistä osista. Onnistuneet projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka tärkeää tämä rooli on ja toimi saadakseen toimeenpanevan tuen oikean tason ja intensiteetin. Jos sponsorin rooli on poissa tai epämääräinen, ota se itse rekrytoimaan ja kouluttamaan johtajasi sponsoreita tukemaan sinua, tiimiäsi ja yritystäsi menestykseen.