Anna Boss-luottamuksesi riskienhallintasuunnitelmalla

Parhaiden projektipäälliköiden luottamus linjajohtajan ja projektien sponsoriin on täysi. Hankkeiden takana olevat projektit uskovat heitä, kun he sanovat tarvitsevansa ylimääräistä rahoitusta, enemmän resursseja tai auttavat ongelman ratkaisemisessa.

Kun työskentelet riskialttiissa tilanteissa, tarvitset oikean paketin. Kuten retkeilijä, jolla on köysi ja köysireppu, tarvitset myös työkalut projektiriskin käsittelemiseen.

Riskienhallintasuunnitelman avulla voit lisätä johtajan luottamusta projektiisi. Yksinkertainen 5-vaiheinen prosessi voi muuttaa erittäin hyvin, miten pomosi näkee projektisi (ja sinä).

Mikä on riskienhallinta projektinhallinnassa?

Riskienhallinta projektinhallinnassa on prosessi, jossa tunnistetaan, arvioidaan ja reagoidaan projektiriskeihin.

Projektiriskit ovat asioita, jotka saattavat vaikuttaa hankkeeseen (positiivisesti tai negatiivisesti, mutta yleensä ihmiset tulkitsevat riskiä tapahtumiksi, joilla olisi negatiivinen vaikutus hankkeeseen).

Riippumatta siitä, onko projekti iso tai pieni, siihen liittyy siihen liittyviä riskejä. Nämä voivat olla mitään vaaraa siitä, että koulun paraati sattuu vaaraksi, että hinnat nousevat uuden piirilevyn kriittiseen osaan.

Projektiriski, jos sitä ei hallita oikein, voi vaikeuttaa hankkeen onnistumista. Tarkistamattomat riskit voivat lisätä aikataulusi, tehdä aikaa ja rahaa budjetillesi. Johtajat hermostuvat tällaisesta asiasta. Kaikki tämä voidaan välttää riskienhallintasuunnitelman avulla.

Riskienhallinnan suunnittelu

Riskienhallintasuunnitelma on loistava tapa lisätä omaa luottamusta projektiryhmän kykyyn toimittaa - ja se ylittää myös johtajan luottamuksen lisäämisen. Haluat, että he uskovat, että voit tehdä sen, ja haluat, että he tietävät, mikä saattaa estää sinua toimittamasta projektia onnistuneesti. Riskienhallintasuunnitelma on täydellinen työkalu tähän.

Ja arvaa mitä? Aloittaminen on todella helppoa.

Projektiriskien hallinta on yksinkertainen 5-vaiheinen prosessi. Älä tee sitä monimutkaisemmaksi kuin se on tarpeen. Tämä on jotain, jonka voit aloittaa tänään, valmistautua keskustelemaan siitä seuraavassa kokouksessasi ja lopettamaan sen, kun joku kirjoittaa minuutteja.

5-vaiheinen riskienhallintaprosessi

Kuten niin monissa projektinhallinnan osissa, riskienhallinta on prosessi. Viisi vaihetta ovat:

1. Aloittaa
2. Tunnistaa
3. Arvioida
4. Suunnittele vastaukset
5. toteuttaa

Jos nämä ehdot eivät tarkoita sinua juuri nyt, pidä kiinni siitä - selitän sen kaiken.

Vaihe 1: Aloita

Ensinnäkin haluat määrittää riskienhallinnan kontekstin projektinhallintaympäristössä.

Täällä ei todennäköisesti ole kovin paljon työtä, koska joku yrityksessäsi on jo valmistellut yritysriskipolitiikan, ja sinun tarvitsee vain seurata sitä. Tämä selittää yrityksen lähestymistavan riskeihin ja voi jopa määrätä tarvitsemasi mallit. Mallit säästävät aina työtä, joten varo myös niitä!

Vaikka sinulla ei ole yritysriskipolitiikkaa, joku muu, joka hallinnoi projekteja, voi olla hankkeen riskienhallintasuunnitelma, jonka voit kopioida. Miksi keksiä pyörä uudelleen? Asiakirjojen uudelleenkäyttö on välttämätöntä, jos haluat säästää aikaa ja saada enemmän tehtävää.

Käytä hankkeen riskienhallintasuunnitelmaa käyttämällä mitä olet löytänyt. Tämä on osa yleistä projektinhallintasuunnitelmaa ja puhuu siitä, miten aiot lähestyä projektin riskinhallintaa.

Jos et tiedä mitä laittaa siihen, lue! Seuraavat vaiheet antavat sinulle paremman käsityksen siitä, mitä puhua riskienhallintasuunnitelmassasi.

Tämä parantaa luottamusta: Näyttää esimiehellesi, että sinulla on lähestymistapa käsitellä hankkeen epävarmuutta ja että aiot hallita aktiivisesti riskiä.

Vaihe 2: Tunnista

Kun olet saanut lähestymistavan, voit aloittaa työskentelyn.

Nyt tunnistat riskit, jotka vaikuttavat projektiisi. Tämä on vain ajankohtainen kuva ja riskirekisterisi on jotain, jonka haluat palata aika ajoin uudelleen sen varmistamiseksi, että kaikki uudet asiat sinne jäävät.

Voit tunnistaa riskit käyttämällä yleisten riskien tarkistuslistaa, haastattelemalla hankkeen sidosryhmiä (erityisesti vaikeita sidosryhmiä, koska niillä on yleensä paljon sanottavaa siitä, mikä voi mennä pieleen), aivoriihi-istuntoja ja käyttää tervettä järkeä.

Etsit asioita, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia, jos ne koskaan tapahtuisivat. (Muista, että riskejä ei ole vielä tapahtunut. Projektikysymykset ovat jo tapahtuneita asioita.)

Kuitenkin teet sen tekemisen, sinun pitäisi ehdottomasti ottaa mukaan muita ihmisiä. Yksin, sinulla ei ole koko kuvaa, ja päädyt puuttuviin asioihin.

Jokainen voi tunnistaa riskit. Projektipäällikkönä teidän tehtävänäsi on kannustaa kollegoitasi nostamaan riskejä kanssasi niin, että joukkueena voit tehdä jotain heidän kanssaan.

Kaikki tunnistetut riskit on kirjattava riskirekisteriin. Jos sinulla on projektikoordinaattori tiimissä tai projektin tukihenkilössä, he voivat tehdä tämän. Muussa tapauksessa se on osa hallinnollisia tehtäviä.

Tämä parantaa luottamusta: Osoitatte, että olet tietoinen keskeisistä riskeistä, jotka saattavat vaikuttaa projektiisi ja että sinulla on keinot pysyä jatkuvasti tietoisena uusista riskeistä.

Vaihe 3: Arvioi

Riskejä arvioidaan sitten todennäköisyyden ja vaikutuksen suhteen. Tämä yksityiskohtainen artikkeli projektiriskin arvioinnista kattaa sinut. Anna sille hyvä lukea, jos et tunne prosessia.

Toisena toimenpiteenä voit myös arvioida läheisyyttä, mikä tarkoittaa sitä, kuinka lähellä oleva aika on todennäköinen. Korkea läheisyysriski olisi mahdollisesti tapahtumassa pian. Vähäisen läheisyyden vaara voi tapahtua jossain vaiheessa kaukaisessa tulevaisuudessa. Tämä voi antaa sinulle toisen tekijän, jonka avulla voit priorisoida aikaa ja energiaa riskien käsittelyssä.

Tämä parantaa luottamusta: Johtajan ja kaikkien tiimissä olevien henkilöiden selkeä käsitys siitä, mitä tapahtuu, jos jokin näistä riskeistä todella toteutuisi.

Vaihe 4: Suunnittele vastaukset

Nyt tulemme riskienhallintasuunnitelmasi lihavaan osaan. Tässä vaiheessa voit selvittää, miten hallita riskiä tunnistamalla asianmukainen vastaus.

Teemme tämän, koska tähän saakka kaikki, mitä olet saanut, on luettelo siitä, mitä voisi tapahtua heittämällä projektisi tulevaisuudessa ja kuinka suuri sopimus olisi. Mitä johtajasi haluaa tietää seuraavaksi: Mitä aiotte tehdä?

Yleensä on olemassa 4 asiaa, joita voit tehdä projektiriskin käsittelemiseksi ja hallitsemiseksi. He ovat:

• Välttää
• Siirtää
• Pienennä (ts. Pienennä)
• Hyväksyä.

Nämä on käsitelty yksityiskohtaisesti tässä syvässä sukelluksessa negatiivisen riskin riskinhallintastrategioissa.

Joillakin riskeillä voi olla myönteinen lopputulos. Esimerkiksi: On olemassa vaara, että myyt niin paljon uutta tuotetta, että kaatat puhelinlinjat. Tämä olisi mukava ongelma, mutta se on edelleen riski, että meidän pitäisi suunnitella.

On olemassa useita tapoja, joilla voit valmistautua positiiviseen riskiin, mukaan lukien:

• Käyttää hyväkseen
• Jaa
• Parantaa
• Hyväksyä.

Niistä keskustellaan yksityiskohtaisemmin riskinhallintastrategioista positiiviselle riskille.

Sinun täytyy selvittää, mikä reagointistrategia on paras jokaiselle rekisterin riskille. Voit esimerkiksi päättää, että tehtaan katon romahtamisen riski on yksinkertaisesti hyväksyttävä, koska se ei todennäköisesti onnistu. Riski, että ruokamyrkytys vie puolet työvoimasta, on kuitenkin sellainen, jota aiotte aktiivisesti lievittää uudelleenkouluttamalla kaikki catering-henkilöstösi. Jos se on tapahtunut aikaisemmin ja on varsin todennäköistä, ellet tee jotain siihen, sinun kannattaa lieventää riskiä.

Kun vastaus on tunnistettu ja sovittu, riskienhaltijat voidaan nimittää riskinhallintaohjelman toteuttamiseksi. Toisin sanoen, tarvitset jonkun, joka on vastuussa näkemästäsi tehtäviä, jotka hyväksyt.

Tämä parantaa luottamusta: Osoita esimiehellesi, että olet harkinnut, mitä tehdä asioihin, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia projektillesi, ja että suunnittelet suunnitelmia hankkeen epävarmuuden ja riskin vähentämiseksi.

Vaihe 5: Toteuta

Riskienhallintasuunnitelman pitäisi nyt sisältää sellainen, joka on vastuussa riskienhallintatoimien suorittamisesta kunkin riskin osalta. Niiden pitäisi nyt työskennellä näiden tehtävien avulla, jotta voit hallita aktiivisesti avoimia riskejä.

Tämä parantaa luottamusta: Osoitatte, että sinä ja projektiryhmäsi voivat seurata, mitä sanoitte tekevänne. Raportoimalla siitä, mitä olet saavuttanut ja riskit, joita olet lieventänyt, se osoittaa johtoryhmällesi, että olet tosissaan toimittamassa ja tekemässä sitä, mitä projektinne tulevaisuudessakaan kestää ongelmien varalta.

Kun riski on kulunut - kun se ei ole enää merkityksellinen, koska se on tapahtunut tai ei enää voi tapahtua - voit sulkea sen riskirekisteristäsi.

Tämän hankkeen riskienhallintasuunnitelman käyttöönotto voi asettaa sinut erilleen muista johtajista. Omalla pomollasi on todisteita siitä, että voit ajatella strategisesti ja luovasti siitä, mikä saattaa aiheuttaa hankkeen tukahduttamisen, ja - mikä tärkeintä - tehdä jotain sen suhteen. Olet henkilö, joka hoitaa aktiivisesti ongelmia ennen kuin ne tapahtuvat, lakaistaan ​​pois tien esteet ja valmistautuvat mihinkään!

Hyväksi katsominen projektiriskin hallitsemisessa on varma tapa pitää johdon turvallisena parina tai kädenä. Et tarvitse hankalaa kokemusta tai sertifikaatteja projektiriskin hallinnan onnistumiseksi (vaikkakin riskienhallinnan muodollista pätevyyttä on olemassa). Tämä helppo 5-vaiheinen prosessi tarkoittaa pian sitä, että projektiriskien hallinta on sisällytetty projektisuunnitelmiin.