Miten olla oikeusriidan sihteeri

Oikeudenkäynnin sihteerit tukevat riita-asiamiehiä ja paralegalleja paikallisissa, valtio- ja liittovaltion tuomioistuimissa ja hallinnollisissa tuomioistuimissa.

Oikeudenkäynnin sihteerit työskentelevät kaikenkokoisissa asianajotoimistoissa. Jotkut sihteerit tarjoavat puhtaasti hallinnollista tukea. Monien yritysten sihteerit suorittavat kuitenkin hybridiroolin, joka toimii sekä sihteerinä että riita-asioina.

Alla on useita oikeudenkäynnin sihteerin yleisimpiä toimintoja koko riita-ajan. Sihteeristön roolit vaihtelevat yrityksen, riita-asioiden tyypin ja henkilöstön koon mukaan.

Tapausseulonta

Kantajayrityksissä tapauksen ensimmäinen vaihe on tapauksen tarkastelu ansioiden perusteella. Onko potentiaalisella asiakkaalla syytä toimia? Onko konflikteja olemassa? Sihteeri voi auttaa valmistelemaan tapausten seulontamuotoja ja suunnittelemaan asianajajan ja potentiaalisen asiakkaan väliset ensimmäiset kokoukset. Joissakin tapauksissa sihteeri suorittaa alustavan seulonnan pyytämällä mahdollisia asiakkaiden kysymyksiä puhelimitse. Jos asiakas on allekirjoitettu, sihteeri laatii uuden tapaustiedoston ja välittää säilytyssopimuksen ja muut asiakirjat asiakkaalle.

tutkimus

Monissa tapauksissa osapuolet suorittavat tutkimuksen ennen oikeudenkäynnin jättämistä. Tässä tutkimuksessa voi olla todistajien paikantaminen ja haastattelu, onnettomuuspaikan tarkastelu ja asiakirjojen ja muiden todisteiden kerääminen. Oikeudenkäynnin sihteeri voi avustaa prosessissa aikatauluttamalla tapaamisia ja puhelinkonferensseja asianajajan puolesta, luomalla todistajien luetteloita, järjestämällä todisteita ja muita asiakirjoja sekä luomalla luotettavan arkistointijärjestelmän sekä paperille että sähköisille asiakirjoille.

kirjelmät

Jos oikeusjuttu on jätetty, sihteeri valmistelee kirjelmät tekstinkäsittelyohjelmassa. Asiakirjoihin voi sisältyä kutsu, valitus, todistukset, vastaanottopyynnöt ja ehdotukset. Oikeudenkäynnin sihteeri luo usein kirjoitusasiakirjoja, jotka järjestävät ja indeksoivat kaikki yksittäisen tapauksen kirjelmät. Sihteeri voi toimittaa nämä asiakirjat tuomioistuimessa joko henkilökohtaisesti tai sähköisesti, vaikka tämän tehtävän suorittaa usein paralegal tai tuomioistuin.

Löytö

Discovery on oikeudenkäynnin pisin vaihe. Etsinnän aikana riita-asioiden sihteeri voi suorittaa kaikki tai jotkin seuraavista tehtävistä:

• Valmisteluasiakirjojen valmistelu tekstinkäsittelyjärjestelmässä, mukaan lukien kysely- ja tuotantohakemukset
• Pyyntöjen kirjoittaminen, lähettäminen ja seuranta
• Aikataulun tekeminen useiden osapuolten kanssa, mukaan lukien asianajaja, asiakkaat, vastakkaiset neuvonantajat ja tuomioistuinten toimittajat
• Yksityisten lääkärintarkastusten ja muiden siviiliprosessisääntöjen edellyttämien nimitysten aikataulu
• Löytämisen sideaineiden luominen; löytöasiakirjojen indeksointi ja arkistointi
• Tapausasiakirjojen järjestäminen ja arkistointi
• Sivustojen tarkastusten ajoitus

• Asiantuntijoiden sijainti ja viestintä; asiantuntijaraporttien järjestäminen ja jättäminen

Esitutkintajaoston

Kun koeaika on asetettu, sihteeri auttaa oikeudellista tiimiä valmistautumaan oikeudenkäyntiin. Sihteerin rooli voi sisältää:

• Esikäsittelyä koskevien asiakirjojen kirjoittaminen ja muotoilu, mukaan lukien liikkeet, alushousut, kutsut ja todistajien luettelot
• Näyttelyiden kerääminen ja järjestäminen
• Kokeilun sideaineiden luominen, järjestäminen ja / tai indeksointi
• Auttaa pilottikokeiden järjestämisessä
• Määräaikojen seuranta ja muistutusten lähettäminen lakimiehelle
• Mainitse tarkistus- ja oikolukukirjat ja oikeudelliset asiakirjat
• Varmistetaan, että asiakirjat on muotoiltu asianmukaisesti tuomioistuimen sääntöjen mukaisesti
• Todistajien koordinointi

oikeudenkäynti

Oikeudenkäynnin sihteeri suorittaa tärkeän tukiroolin oikeudenkäynnin aikana. Hänen tehtäviinsä voi kuulua:

• Kokeiludokumenttien valmistelu, kirjoittaminen ja muotoilu
• Karttojen, kaavioiden ja muiden oikeussalien kuvien valmistelun koordinointi
• Kuljettajien, tuomioistuinten toimittajien ja asiantuntijoiden todistusten aikataulu
• Asiakirjojen, näyttelyiden ja kokeilujaksojen järjestäminen, arkistointi ja hallinta
• Asianajajien, todistajien, asiakkaiden ja muiden matkajärjestelyjen koordinointi

Muut hallintotehtävät

Puolustuspuolella työskentelevät henkilöt nostavat asianajajan ja paralegalsin aikaa kussakin tapauksessa yrityksen aika- ja laskutusjärjestelmään. Hän lähettää myös asiakkaalle säännöllisesti laskutuksia ja seuraa maksuviivästyksiä. Muita oikeudenkäynnin sihteerin suorittamia yleisiä tehtäviä ovat:

• Tietojen tuottaminen tekstin, datan ja grafiikan transkription, muotoilun, syöttämisen, noutamisen, kopioinnin ja lähettämisen avulla
• Seurantatapausten määräajat
• Vastaa asiakkaiden, todistajien ja vastakkaisen neuvonantajan kanssa
• Puhelimeen vastaaminen
• Laskentataulukoiden luominen kustannusten, näyttelyiden ja muiden tietojen seuraamiseksi
• Sanelujen kääntäminen
• Dock-järjestelmien ylläpito
• Reitityksen kirjeenvaihto, raportit ja oikeudelliset asiakirjat
• Asiakaskonferenssien ja asianajajien kokousten järjestäminen
• Kuluraporttien valmistelu
• Asianajajan kalenterin ylläpito suunnittelemalla ja aikatauluttamalla konferensseja, puhelinkokouksia, talletuksia ja matkoja

• Tarvikkeiden tilaaminen

Oikeudenkäynnin sihteeri Koulutus

Monet riita-asioiden sihteerit suorittavat todistuksen tai yhdistävän tutkinto-ohjelman ammattikoulussa tai yhteisökoulussa. Sihteereillä, joilla on neljän vuoden korkeakoulututkinto, on kuitenkin eniten edistysmahdollisuuksia asianajotoimistossa. Työpaikalla käydään usein oikeudenkäyntiä. Kokeneet riita-asioiden sihteerit siirtyvät usein muihin tehtäviin yrityksessä, mukaan lukien paralegal- ja toimistohallinnon tehtävät.

Oikeudellinen sihteeri Skills and Knowledge

Oikeudenkäynnin sihteerien on oltava monenlaisia ​​ihmissuhteiden, teknologian ja toimiston taitoja sekä oikeudellisia ja menettelyllisiä tietoja. Tarvittavat taidot ja tiedot ovat:

• Osaaminen tekstinkäsittelyn, laskentataulukon, esitystavan ja laskutusohjelmiston avulla; Microsoft Office -sarjan tuntemus
• Transkriptiolaitteiden ammattitaito
• Erinomaiset kirjalliset ja suulliset taidot
• Paikallisten, valtion ja liittovaltion tuomioistuinten oikeudenkäyntien asiakirjojen ja arkistointien tuntemus
• Osaaminen asiakirjojen tietokantoihin, kuten Ringtail, Summation ja Concordance
• E-arkistointi
• Tieto toimistomenettelyistä ja oikeudellisesta terminologiasta
• Vahvat kirjoitustaidot
• Vankat organisaatiotaidot ja monitaitoiset taidot
• Kyky toimia vuorovaikutuksessa ammattitaitoisesti kaikkien henkilöstön tasojen kanssa