Projektinhallinnan taitoluettelo ja esimerkit

Projektipäälliköt tarvitsevat erilaisia ​​taitoja hankkeen suunnitteluun, hankintaan ja toteuttamiseen varmistaen, että kaikki on käynnissä ja että kaikki mukana olevat työskentelevät täydessä potentiaalissaan. Jos on ongelmia, viivästyksiä tai ongelmia, projektipäällikkö on se henkilö, joka työskentelee yhdessä asiakkaan tai yrityksen kanssa tarkistaakseen, miten nämä ongelmat korjataan. He eivät osallistu käytännön työhön, vaan sen sijaan varmistavat, että edistystä tehdään, ja pitää kaikki töissä.

Projektinjohtajilla on keskeinen rooli uusien tuotteiden lanseeraamisessa, uusien sivustojen rakentamisessa ja uusien ohjelmien kehittämisessä. Rooli on välttämätön lähes kaikilla toimialoilla. Arkkitehtuurialan yritys käyttää projektipäälliköitä uuden rakennuksen kehittämiseen, kun taas shampoo-yritys voi tarvita uuden tuotteen avaamista.

Vaaditut taidot

Projektinjohtajat tehostavat prosesseja, hallitsevat kymmenien tai jopa satojen ihmisten työtä ja pitävät tuotantoa ajoissa. Työ edellyttää laajaa pehmeää taitoa, myös viestintää ja organisaatiota.

Seuraavassa on joitakin menestyksen kannalta välttämättömiä taitoja:

• viestintä: Projektipäälliköt viettävät suurimman osan ajastaan ​​kommunikoimalla henkilöstön kanssa, raportoimalla edistymisestä tai ongelmista asiakkaille tai neuvottelemalla myyjien kanssa. Suulliset ja kirjalliset viestintätaidot ovat avain menestykseen. Heitä voidaan kutsua usein esityksiin, joten on tärkeää olla mukava käyttää esitysohjelmistoa ja puhua suurten ihmisryhmien edessä.
• johtajuus: Kyky johtaa ja motivoida tiimi on kriittinen jokaisen projektin etenemisen kannalta. Projektipäälliköiden on ratkaistava persoonallisuuden ristiriidat ja tehostettava joukkueen henkeä samalla, kun se suojaa myös myöhässä tai huolimattomasti.

• johto: Tehokas työskentely edellyttää ihmisten hallintaa. Työn siirtämisestä henkilöiden tilivelvollisuuteen on projektipäällikkö vastuussa tavoitteiden asettamisesta, suorituskyvyn arvioinnista ja yhteistyön kannustamisesta.
• neuvottelu: Projektipäälliköt neuvottelevat asiakkaiden kanssa sopivasta aikataulusta ja työn laajuudesta. He sopivat tietyistä resursseista ja työvoimasta. Tietäen, miten neuvotella, jotta he saavat tarvitsemansa menestyksen ja pitävät kaikki osallistuvat tyytyväisinä, on osaaminen, jota kehitetään ja parannetaan kokemuksen kautta.

• organisaatio: Projektipäälliköt eivät todennäköisesti onnistu, jos ne ovat huolimattomia tai unohtumattomia. Koska he jongleivat niin monia eri näkökohtia, ne on järjestettävä niin ammatillisessa kuin henkilökohtaisessa elämässään. On tärkeää, että projektipäälliköt kehittävät organisatorisen järjestelmän, olipa kyse sitten sähköisestä muistiinpanosta tai paperisuunnittelijasta, jotta kaikki yksityiskohdat pysyisivät mielessä.
• Ongelmanratkaisu: Projektipäälliköille kerrotaan säännöllisesti huomiota tarvitsevista asioista, ja niiden tehtävänä on ennustaa mahdolliset ongelmat etukäteen ja aivoriihi ratkaisuja, jos nämä ongelmat syntyvät. Varmuuskopiointisuunnitelmien ja käytettävissä olevien vaihtoehtojen käyttäminen voi estää kalliita viiveitä ja pitää töitä radalla. Useimmat riskit eivät ole kiireellisiä, jos niitä odotetaan. Kaikkia asioita ei kuitenkaan voida ennustaa, joten on myös tärkeää, että projektipäälliköt käsittelevät jyrkästi odottamattomia ongelmia ja varmistavat, että pienet asiat eivät muutu suuriksi takaiskuiksi.

• budjetointi: Kaikilla hankkeilla on käytettävissään kiinteä määrä rahoitusta. Se on projektipäällikön vastuulla kehittää talousarvio kyseiselle rahalle ja varmistaa, että sitä seurataan tarkasti. Tämä on taito, joka vaatii kokemusta. Ainoastaan ​​suurten projektien parissa työskentelyyn kuluu aikaa, jolloin johtajat voivat kehittää tarvittavia tietoja tietääkseen, mihin kustannuksiin todennäköisesti liittyy ja mihin säästöjä löytyy.