Oikeudellinen laskutus tai laskutusajan ohjeet

Seuranta ja laskutusaika asiakkaille on tärkeä ja väistämätön osa asianajotoimistossa työskentelyä. Kumppanit, osakkuusyhtiöt, paralegals, riita-asioiden tukihenkilöstö ja muut ajankäyttäjät laskevat aikaansa kuudessa, kymmenessä tai viidentoista minuutin välein kiinteän politiikan ja asiakkaan ohjeiden mukaan. Jos et laskuta aikaa, yritys ei voi laskuttaa asiakasta, eikä yritys saa maksua. Täten ajanotto on funktio, joka on välttämätön lakiasiaintoimiston menestykselle.

Oikeudellisten maksujen lisääntyessä asiakkaat ovat tulleet kustannustietoisemmiksi ja teknologisemmiksi. Näin ollen asiakkaat tutkivat lakisääteisiä laskuja tarkemmin ja käyttävät erilaisia ​​tietokantasovelluksia laskutietojen sähköiseen lajitteluun ja analysointiin. Kasvava suuntaus sähköiseen laskutukseen (sähköiset laskut) on kohdistanut laillisia laskuja lisääntyneeseen tarkasteluun, neuvotteluihin ja riitojen ratkaisuun.

Olitpa uusi laskutusaikana tai veteraani-ajankäyttäjänä, alla olevat vinkit auttavat sinua luomaan nopeita, tarkkoja ja tarkkoja aikamerkintöjä.

Käsityön yksityiskohtaiset laskutustiedot

Yksityiskohtaiset tehtävänkuvaukset ovat keskeinen osa hyvin laadittua laskua. On tärkeää, että työsi kuvauksessa on riittävästi yksityiskohtia, jotta arvioija voi arvioida tehtävän luonteen ja ansioiden.

Oikean tasapainon löytäminen lyhyyyden ja yksityiskohtien välillä voi olla hankalaa. Tehtävän kuvaus, joka on liian pitkä ja sanallinen, lisää epäselvyyttä ja heikentää ymmärrystä. Liian lyhyt kuvaus on vaikeaa arvioida suoritetun tehtävän asianmukaisuutta ja käytetty aika. Esimerkiksi täydellisiä lauseita, kuten "tiedostojen tarkistus", "kokeiluversio" ja "asiakirjojen tarkastelu", ei juurikaan kerro tarinasta siitä, mitä teit ja miksi olet tehnyt tiettyä tehtävää. "Asiakirjan tarkastelun" sijasta parempi kuvaus on "Kantajan toisen kyselyryhmän katsaus".

Vältä estolaskutusta

Lohkolaskutus on käytäntö, jossa luetellaan joukko tehtäviä lohkoyhteenvedossa yhden aikamerkinnän alle. Esimerkiksi: ”Luonnos kyselyihin; puhelinkonferenssi Dr. Brown re: asiantuntijaraportin kanssa; tiivistää herra Smithin laskeuma; tarkistaa ja tarkistaa kirjeenvaihtoa vastustavan neuvonantajan kanssa. 7,3 tuntia. ”

Asiakkaat tunnistavat lohkolaskutuksen strategiana tehottomuuden peittämiseksi. Monet tuomioistuimet eivät myöskään salli lohkolaskutusta, koska se estää asianajajien palkkioiden tosiasiallisen korvaamisen tuomion jälkeen. Tehokkaampi laskutustapa on eritellä erikseen kukin itsenäinen toiminta ja sen vastaava aika.

Tallenna aika nopeasti

Ajan tallentaminen heti tehtävän suorittamisen jälkeen on paras tapa varmistaa tarkkuus. Päivien (tai viikkojen tai kuukausien) aktiviteettien uudelleenrakentaminen on tosiasiallisesti vaikeaa, ja se kannustaa aikaa “pehmustamaan” (täyttää ajankohtaisen ajan, joka on varattu tehtävään, jotta voidaan täyttää aukioloaikojen aukkoja).

Saatat olla epäkäytännöllistä syöttää jokainen tehtävä ajastinohjelmistoon, kun olet suorittanut sen. Siksi on järkevää kehittää järjestelmä, jolla tallennetaan aika, joka kannustaa nopeaan ajanottoon. Jotkut ajankäyttäjät määräävät jokaisen tehtävän heti sen jälkeen, kun he ovat suorittaneet sen, ja päivittävät sen päivän lopussa. Toisten on helpompi pitää ajan muistikirja, tallentaa jokainen tehtävä käsin ja syöttää se sitten (tai ottaa sihteerin mukaan) päivän, viikon tai laskutusjakson lopussa.

Muista yleisösi

Kuten kaikki asiakirjat, jotka valmistaudut toisen tarkistukseen, on tärkeää pitää yleisö mielessä, kun tallennat aikamerkintöjä. Saatat tuntea yksilön, joka tarkastelee laskujasi - ehkä tiedostoon liittyvän sisäisen neuvonantajan. Ymmärrä kuitenkin, että tarkastelu ei välttämättä pääty tähän. Monissa tapauksissa laskun käsittelee useat henkilöt eri tasoilla yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella, mukaan lukien lakiasiantuntijat, tilintarkastajat asiakkaan yhteisössä ja kolmannen osapuolen tilintarkastajat. Aikaa tallennettaessa on parasta välttää lyhenteitä, slangia ja monimutkaista ammattikieltä.

Käytä tiivistä oikeudellista terminologiaa, mutta pidä mielessä, että henkilökohtaiset henkilöt, jotka eivät ole koulutettuja lakiin, voivat tarkastella aikalehtiäsi.

Tutustu asiakkaan laskutuskäytäntöihin

Jokaisella asiakkaalla on omat laskutusperiaatteet ja -menettelyt.Nämä käytännöt sisältyvät usein asiakkaan säilytys- tai sitoutumiskirjaan. Näissä laskutuskäytännöissä voidaan asettaa henkilöstörajoituksia, budjettisuuntaviivoja, maksupolitiikkoja ja tiettyjä aikataulutusohjeita. Tuntemalla alusta lähtevät säännöt voit ottaa vastuullisemman ajan ja vastata asiakkaiden odotuksiin.

Yritysasiakkaat käyttävät entistä enemmän tehtäväpohjaista laskutusta. Tehtäväpohjainen laskutus seuraa yrityksen laskutusta riita-asioiden avulla. Jokaiselle aineelliselle toiminnalle on määritetty tietokoneen koodi, jonka asiakas valitsee ennalta. Koodattu lasku lajitellaan ja analysoidaan sähköisesti, jolloin laskun perusteellinen analyysi voidaan tehdä. Osa asiakkaan laskutuspolitiikkaan tutustumisesta on oppiminen ja asianmukainen soveltaminen jokaiselle asiakkaalle ainutlaatuisten erikoistuneiden tehtävälaskutuskoodien lukemiseen.