Projektin seuranta ilman Gantt-kaavioita

Gantt-kaaviot ovat loistava ja erittäin hyödyllinen työkalu, jolla voidaan seurata ja koordinoida kaikki pienet vaiheet, jotka ovat suuressa projektissa, mutta ne voivat nopeasti muuttua ylivoimaisiksi ja sotkuiksi, varsinkin niille, jotka eivät osaa lukea niitä. Yritä käyttää Gantt-kaaviota selittämään edistymistäsi asiakkaalle tai kollegalle toisessa osastossa, ja sinulla saattaa olla melkoinen haaste kädet.

Tämä ei ole ainoa haaste Gantt-kaavioille. Gantt-kaavion tiedot vaativat tyypillisesti erityistä ohjelmistoa katseluun ja muokkaamiseen, ja niiden tulostaminen on lähes aina haaste. Lisäksi joskus haluat keskittyä vain pieneen osaan projektia ilman, että kaikki ylimääräiset tiedot ovat hukkuneet.

Vaikka Gantt-kaaviot ovat yksi hyvä ratkaisu, ne eivät ole ainoat. Kun on tarkasteltava pienempää näytteenottoa, tai jos haluat esittää yksinkertaistetun version tai osan siitä, kun Gantt-kaavio ei olisi käytännöllinen, tässä on viisi vaihtoehtoa, joita voit käyttää.

Tehtäväluettelot

Jokaisella liike-elämässä olevien tulisi olla tuttuja ja mukavia perusluettelon kanssa. Itse asiassa järjestäminen on yksi projektipäällikön huippuosaamista.

Tehtävälista tulee tehtäväluettelo seuraavalle tasolle. Tehtäväluettelon avulla voit lisätä ylimääräisiä sarakkeita osoittamaan, kuka täyttää jokaisen tehtävän, tehtävän tilan, alkamis- ja päättymispäivät sekä todennäköisyyden, että tehtävä suoritetaan ajoissa. Voit jopa lisätä valintaruutuja, jotta tiimin jäsenet voivat tarkistaa, että kohteet on valmis.

Spreadsheets

Toinen vaihtoehto on laskentataulukon yksinkertaistettu kaavio. Voit silti luetella tehtäviä vasemmalla puolella, ja voit silti varjoittaa palkkeja, jotta voit näyttää edistymisen tason ja tehtävien arvioidut alkamis- ja päättymispäivät.

Laskentataulukot voivat olla aikaa vieviä ja aikaa vieviä päivittääkseen, joten et halua käyttää niitä koko projektinhallintaratkaisuna. Yksinkertainen kertomus asiakkaalle tai johtajalle on kuitenkin yksinkertaistettu laskentataulukko, joka voi visuaalisesti sijoittaa projektin tavalla, joka on

helppo selittää ja ymmärtää. Se on myös hyvä vaihtoehto projektin etenemisen seurantaan.

Virtauskaaviot

Virtauskaaviot tai verkkokaaviot esittävät projektitehtävät siinä järjestyksessä kuin ne on täytettävä. Virtauskaaviot voivat olla yhtä yksinkertaisia ​​tai monimutkaisia ​​kuin haluat. Voit esimerkiksi haluta luetella tietoja, kuten kunkin vaiheen alkamis- ja päättymispäivän, tehtävän tunnusnumeron tai

sijainti. Muista, että liian monien tietojen lisääminen voi vaikeuttaa näiden kaavioiden lukemista.

Vaikka monet ihmiset pitävät kaavioita helpommin luettavina ja ymmärrettävinä kuin Gantt-kaavioita, niiden tekeminen voi olla hässäkkä. Lisäksi ne ovat usein sopimattomia suurille ja monimutkaisille ongelmille. Flow-kaaviot esittävät parhaiten yksinkertaisia ​​hankkeita, joissa on luonnollisesti edistystä

seuraavaksi, mutta sitä ei pitäisi käyttää pitkän aikavälin välineenä tai liian monimutkaisiin hankkeisiin.

Kanban-levyt

Onko hankkeellasi suuri määrä toimia, joita ei välttämättä tarvitse tehdä peräkkäisessä järjestyksessä? Onko sinulla useita henkilöitä, jotka työskentelevät saman projektin parissa tai päivittävätkö tehtävät usein? Jos näin on, Kanban voi tarjota sinulle ihanteellisen ratkaisun. (Lue lisää siitä, miten Kanban toimii projektinhallinnassa.)

Kanban-kortilla jokainen projektitehtävä on kirjoitettu tahmalliseen muistiinpanoon ja sijoitetaan sopivaan sarakkeeseen, kuten "tehdä", "käynnissä" tai "valmis". Kun jokainen tehtävä on suoritettu, vastaava tarralappu siirretään laudalla, kunnes kaikki muistiinpanot ovat "valmis" -sarakkeessa.

Tämä organisatorinen järjestelmä on erittäin helppo ymmärtää ja muokata nopeasti, mutta se ei ole kovin kannettava, ja sinun on oltava varovainen, ettei mikään muistiinpanoista putoa ja häviää.

Tilaraportit

Gantt-kaaviot ovat erinomaisia ​​työkaluja projektien seurantaan, eivät välttämättä sen välittämiseen. Jos sinun tarvitsee vain kertoa edistymisestäsi asiakkaan, projektin sponsorin tai muiden tiimin jäsenten kanssa, tilaraportti voi olla paras vaihtoehto. Lisäksi monet projektinhallintaohjelmat luovat yksinkertaistettuja, helposti ymmärrettäviä tilaraportteja vain muutamalla hiiren napsautuksella, mikä säästää arvokasta aikaa ja energiaa.

Gantt-kaaviot ovat erittäin käytännöllisiä, kun haluat seurata kaikkia suuriin hankkeisiin meneviä tehtäviä, mutta ne eivät aina ole parhaita tämän tiedon välittämiseen muiden kanssa, erityisesti niille, jotka eivät ole tottuneet lukemaan niitä.

Sinulla on useita muita vaihtoehtoja. Kokeile jotakin näistä viidestä Gantt-kaavion vaihtoehdosta. Saatat olla iloisesti yllättynyt siitä, kuinka paljon aikaa voit säästää.