Vaiheet, jotka sinun pitäisi sisällyttää projektisuunnitelmaan

01 Hankkeen tavoitteet

Hankkeen tavoitteet on määritelty hankesuunnitelmassa, mutta ne olisi sisällytettävä myös hankesuunnitelmaan. Tätä voidaan tehdä useilla tavoilla. Hankesuunnitelma voisi selittää hankkeen tavoitteita, tai se voisi sisältää peruskirjan liitteenä. Riippumatta siitä, miten projektipäällikkö haluaa sisällyttää tavoitteet hankesuunnitelmaan, on tärkeää säilyttää selkeä yhteys projektirakenteen - hankkeen ensimmäisen avainasiakirjan - ja hankkeen toisen avainasiakirjan, sen hankesuunnitelman välillä.

02 Hankkeen laajuus

Hankkeen tavoitteiden tapaan soveltamisala on määritelty peruskirjassa. Hankkeen johtajan tulisi kuitenkin tarkentaa soveltamisalaa hankesuunnitelmassa. Esimerkiksi manuaalisen prosessin automatisointiprojektin tulisi määritellä laajuus määrittelemällä, missä tämä prosessi alkaa ja päättyy.

Määrittelemällä laajuuden projektipäällikkö voi alkaa osoittaa, mitä hankkeen tavoite tai lopputuote näyttää loppujen lopuksi. Jos laajuutta ei ole määritelty, se voi laajentaa koko projektin ajan ja johtaa kustannusten ylittämiseen ja jääneisiin määräaikoihin.

Esimerkiksi, jos olet johtamassa markkinointiryhmää luomaan esitteen yrityksen tuotelinjalle, kuinka monta sivua se on? Mitkä ovat esimerkkejä lopputuotteen näyttämisestä? Joillekin tiimin jäsenille esite saattaa tarkoittaa kahta sivua, kun taas toisille se voi tarkoittaa kymmenen sivua. Sovelluksen määrittely voi saada koko tiimin samalle sivulle alussa.

03 Välitavoitteet ja tärkeimmät saavutukset

Projektin keskeisiä saavutuksia kutsutaan virstanpylväiksi. Keskeisiä työtuotteita kutsutaan tärkeimmiksi tuloksiksi. Ne edustavat projektin suuria osia. Hankesuunnitelmassa olisi yksilöitävä nämä asiat, määriteltävä ne ja asetettava niiden toteuttamiselle määräajat.

Jos organisaatio toteuttaa uuden ohjelmiston kehittämishankkeen, tärkeimmät tulokset voivat olla lopullinen luettelo liiketoimintavaatimuksista ja siitä, miten ne voidaan toteuttaa. Näiden jälkeen projektissa voisi olla virstanpylväitä suunnittelun loppuun saattamiseksi, järjestelmän testaukselle, käyttäjän hyväksyntätestaukselle ja ohjelmiston käyttöönottopäivälle. Näillä virstanpylväillä on niihin liittyviä työtuotteita, mutta ne ovat enemmän prosesseista kuin itse tuotteista.

Välitavoitteiden ja tärkeimpien saavutettavien määräaikojen ei tarvitse olla tarkkoja päivämääriä, mutta mitä tarkempia, sitä parempi. Tarkat päivämäärät auttavat projektipäälliköitä erottamaan työrakenteet tarkemmin.

Suunnitelman tässä vaiheessa luodaan virstanpylväitä, jotta voit ottaa suuria tai korkeatasoisia tuloksia ja murtaa ne pieniksi toimituksiksi, jotka voidaan esittää seuraavassa vaiheessa.

04 Työjakauman rakenne

Työjakauman rakenne tai WBS purkaa projektin virstanpylväitä ja tärkeitä tuloksia pienemmiksi paloiksi, jotta jokaiselle henkilölle voidaan antaa vastuu. Työnjaon rakennetta kehitettäessä projektipäällikkö pitää monia tekijöitä, kuten projektiryhmän jäsenten vahvuuksia ja heikkouksia, tehtävien keskinäisiä riippuvuuksia, käytettävissä olevia resursseja ja hankkeen kokonaisaikaa.

Projektinjohtajat ovat viime kädessä vastuussa hankkeen onnistumisesta, mutta he eivät voi tehdä työtä yksin. WBS on työkalu, jonka avulla projektipäällikkö varmistaa hankkeen vastuullisuuden, koska se kertoo projektin sponsorille, projektiryhmän jäsenille ja sidosryhmille, jotka ovat vastuussa siitä. Jos projektipäällikkö on huolissaan tehtävästä, hän tietää tarkalleen, kenen kanssa tämä huoli tulee.

05 Talousarvio

Hankkeen budjetti osoittaa, kuinka paljon rahaa on myönnetty projektin loppuun saattamiseksi. Projektipäällikkö vastaa näiden resurssien hajauttamisesta asianmukaisesti. Hankkeessa, jossa on myyjiä, projektipäällikkö varmistaa, että toimitukset suoritetaan sopimusehtojen mukaisesti kiinnittäen erityistä huomiota laatuun. Jotkin hankkeen budjetit linkittyvät henkilöstöresurssien suunnitelmaan.

On tärkeää määrittää kustakin virstanpylväästä ja toimitettavasta kustannuksesta tarkastelemalla, kuinka paljon aikaa ja työvoimakustannuksia olet mukana suorittamassa tehtäviä. Hankkeen kustannukset sidotaan siihen, kuinka kauan hanke kestää ja joka ulottuu hankkeen laajuuteen. Soveltamisala, virstanpylväät, tehtävät ja talousarvio on yhdenmukaistettava ja realistiset.

06 Henkilöstösuunnitelma

Henkilöstösuunnitelma osoittaa, miten hanke henkilöstöön tulee. Toisinaan sitä kutsutaan henkilöstösuunnitelmaksi. Tämä suunnitelma määrittelee, kuka on projektiryhmässä, ja kuinka paljon jokaisen henkilön odotetaan sitoutuvan. Tätä suunnitelmaa kehittäessään projektipäällikkö neuvottelee tiimin jäsenten ja heidän esimiehensä kanssa siitä, kuinka paljon aikaa jokainen tiimin jäsen voi omistaa hankkeelle. Mikäli projektin kuulemiseen tarvitaan lisähenkilöstöä, mutta ne ovat osa projektiryhmää, se on myös dokumentoitu henkilöstösuunnitelmassa. Jälleen kerran kuullaan asianmukaisia ​​valvojia.

07 Riskienhallintasuunnitelma

Monet asiat voivat mennä pieleen projektissa. Vaikka kaikki mahdolliset katastrofit tai vähäiset hikkaukset ovat ennalta arvaamattomia, monet voidaan ennustaa. Riskienhallintasuunnitelmassa projektipäällikkö tunnistaa hankkeeseen liittyvät riskit, riskien todennäköisyyden ja strategiat riskien lieventämiseksi. Hankkeen johtaja hakee hankkeen sponsorilta, projektiryhmältä, sidosryhmiltä ja sisäisiltä asiantuntijoilta tietoa.

Lieventämisstrategiat otetaan käyttöön sellaisten riskien varalta, joita todennäköisesti esiintyy tai joihin liittyy suuria kustannuksia. Suunnitelmassa mainitaan riskit, joita ei todennäköisesti esiinny, ja ne, joilla on alhaiset kustannukset; niillä ei kuitenkaan ehkä ole lieventämisstrategioita.

08 Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmassa hahmotellaan, miten hanke välitetään eri yleisöille. Samoin kuin työnjaon rakenne, viestintäsuunnitelmassa annetaan vastuu kunkin komponentin täyttämisestä projektiryhmän jäsenelle.

Tässä vaiheessa on tärkeää selvittää, miten ongelmat ilmoitetaan ja ratkaistaan ​​ryhmässä ja kuinka usein viestintä tehdään tiimille ja sidosryhmille tai pomo.

Jokaisella viestillä on tarkoitettu yleisö. Tietoliikennesuunnitelma auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että oikeat tiedot saavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan.

09 Sidosryhmien hallintasuunnitelma

Sidosryhmien hallintasuunnitelmassa määritellään, miten sidosryhmiä käytetään hankkeessa. Joskus sidosryhmien tarvitsee vain saada tietoa. Se voidaan huolehtia viestintäsuunnitelmasta. Jos sidosryhmiltä tarvitaan enemmän, sidosryhmien hallintasuunnitelmassa esitetään, miten se saadaan.

10 Muutoshallintasuunnitelma

Muutosjohtosuunnitelmassa esitetään puitteet hankkeen muutoksille. Projektinjohtajat haluavat välttää muutoksia hankkeeseen, mutta joskus ne ovat väistämättömiä. Muutoksenhallintasuunnitelma sisältää protokollia ja prosesseja muutosten tekemiseksi. Vastuullisuuden ja läpinäkyvyyden kannalta on ratkaisevan tärkeää, että projektin sponsorit, projektipäälliköt ja projektiryhmän jäsenet noudattavat muutoksenhallintasuunnitelmaa.