Äitiyslomakkeen luominen

Oikean toimiston ulkopuolisen vastauksen luominen on tärkeää, varsinkin kun äitiyslomalla. Viesti luo henkilökohtaisen rajan, joka ilmoittaa lähettäjälle, että et ole käytettävissä lomasi aikana, ja ilmoittaa heille, kuka voi ottaa yhteyttä poissaolosi aikana. Tämän asettaminen varhaisessa vaiheessa antaa sinulle mahdollisuuden käsitellä tarkoituksenmukaista muistiinpanoa. Näin voit luottaa viestiinne, ja työtoverisi ja asiakkaat tuntevat huolta.

Seuraavassa on selitys, jonka avulla voit ymmärtää viestisi merkityksen ja miksi sinun on ajoitettava aika työskennellä.

Se asettaa odotukset kaikille

Äitiysloma, jonka otat vauvan syntymän jälkeen, on yksityinen ja hyvin erikoinen. Vastasyntyneiden hetkiä ei voi koskaan palauttaa. Siksi on tärkeää suojata tämä aika elämässäsi.

Tiedätkö, miten tuntuu saada sähköpostiviesti lomalla, eikö? Sinun on pakko lähettää nopea vastaus. Mutta kun olet lomalla, sinulla ei ole oikeastaan ​​aikaa siihen. Nopea vastaus voi myös ilmoittaa suuremmaksi ongelmaksi.

Olet tervetullut uuden jäsenen perheeseesi. Tämä liimausaika on täynnä unettomia öitä, arvaamaton aikataulu, toipuminen, lääkärin tapaamiset, kävijät ja paljon muuta. Lisäksi on hyvä muutos, jota haluat hallita. Sähköpostien kirjoittaminen näissä olosuhteissa ei tuota parasta työtäsi.

"Poissaolostasi" -viesti suojaa sinua työn keskeytyksiltä ja huonosti harkituilta sähköpostiviesteiltä.

Rajojen asettaminen on tärkeää tänä aikana. Varmista, että työelämäsi pidätetään, varmista, että vastasyntyneesi ja kaikki, mitä ilon paketilla on, on ensisijainen tavoite. Kun luot oikean toimiston ulkopuolisen viestin, ihmiset ymmärtävät, mitä nykyinen prioriteetti on ja kunnioittaa sen asettamaa rajaa.

Miten siis luodaan mahtava viesti, joka auttaa suojaamaan tällaista erityistä aikaa?

Anna viestisi Out-of-Office -viesti

Kun noin 26 viikkoa raskaana, aloita työskentely toimiston ulkopuolella. Jos sille annetaan mahdollisuus tallentaa nimike tähän, nimeä se "Äitiysloma - Poissa toimistosta".

Viestin valmistelu etukäteen antaa sinulle enemmän hallintaa siitä, mitä sanomasi sanoo.

Sinä olet se, joka tietää, miten tehdä työsi, joka ottaa vastuun omasta vastuustasi ja milloin voit palata toimistoon. Päätä, haluatko sisällyttää tietty paluu-työpäivämäärän tai -viikon tai harkitse päivämäärää, jos et ole varma. Jos et listata tiettyä henkilöä, lähettäjä voi ottaa yhteyttä, päättää, haluatko antaa johtajan sähköpostiosoitteen ja / tai puhelinnumeron.

Viestin luominen varhaisessa vaiheessa säästää sinut, työnantajasi ja yhteystietosi. Saatat joutua poistumaan toimistolta odottamattomasti (vauvan toimittamiseksi); Tämän seurauksena valmiiden viestien saaminen antaa IT-järjestelmänvalvojalle tai johtajalle viestin käytettäväksi. Haluatko, että IT tai johtajasi asettavat tämän viestin sävyn? Heck ei! Työnantajan luoma viesti ei välttämättä vastaa sitä kieltä tai viestiä, jonka haluat välittää yhteystietoihisi. Se voi myös aiheuttaa sekaannusta tai väärinkäsityksiä asiakkaiden kanssa, varsinkin jos se on pitkään.

Ilmoita johtajalle, kun viesti on valmis. He rakastavat kuulla, että olet valmis poistumaan, ja siellä on vielä yksi asia, mitä heidän täytyy tehdä tukeakseen sinua.

Viestiin sisällytettävät asiat

Alla on esimerkki toimiston ulkopuolisesta viestistä, jota voit käyttää. Kun olet ottanut viestin käyttöön sähköpostiohjelmistossa, se vastaa automaattisesti sähköpostiviesteihin, jotka lähetetään sinulle tietyn ajan kuluessa.

Sinun tehtäväsi on, jos haluat ilmoittaa vastaanottajille, missä olet. Voisit vain sanoa, että olet poissa toimistosta, tai voit ilmoittaa, että olet äitiyslomalla. Voit käyttää tämän sähköpostiviestin versiota myös pitkille lomille tai liikematkoille.

Jos näet (suluissa), aseta asianmukaiset sanat tai lauseet omiin olosuhteisiinne.

Äitiyslomakkeen ulkopuolinen näytteen sähköpostiviesti (tekstiversio)

Kiitos sähköpostistasi. Olen poissa äitiyslomalla olevasta toimistosta (päivään, jona odotat palaavan).

Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä (kollegasi, joka kattaa sinulle, yhteystiedot, esimiehen sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

(Jos sinulla on tiettyjä projekteja, voit listata projektin nimen ja henkilön, joka kattaa sinut).

Jos asia ei ole kiireellinen, vastaan ​​sähköpostiisi palattuani.

Ystävällisin terveisin, (Sinun nimesi)