Hallinnollisen avustajan haastattelu Kysymyksiä ja vastauksia

Kun haastatte hallinnollista avustajatyötä, haastattelija haluaa oppia, miten pätevyytesi ovat asian kannalta merkityksellisiä ja miten sopisi yrityksen ja osaston kanssa.

Koska työ vaatii sekä hallinnollisia että henkilökohtaisia ​​taitoja, johtajien palkkaaminen kysyy usein tiettyjä ominaisuuksia, jotka oikeuttavat teidät asemaan, sekä vähemmän kvantifioitavat taitosi.

Vinkkejä haastattelun käsittelyyn

On tärkeää olla tietoinen siitä, että keskustelu ylittää todennäköisesti pehmeät taidot, kuten kommunikaatiokyvyt, organisatoriset taidot tai oikea-aikaisuus. Sinun pitäisi olla valmis puhumaan myös kovista taidoista.

1:14

Katso nyt: Miten vastata 4 yleiseen kysymykseen hallinnollisia töitä varten

Ole valmis keskustelemaan ohjelmisto-ohjelmista

Koska monet hallintotukiasemat vaativat usein tiettyjen ohjelmistojen käyttöä, sinun on ehkä keskusteltava eri ohjelmista, joita olet työskennellyt, miten olet käyttänyt näitä ohjelmia ja asiantuntemustasi.

• Näytteen vastaus:Rakastan tekniikkaa ja oppia uusista ohjelmista. Minulla on myös taito opettaa työtovereita, jotka eivät ehkä ole niin tajuissaan käyttää järjestelmiä. Viimeisessä tehtävässään Kent Associatesissa olin vapaaehtoinen tarkistamaan projektien johtamisjärjestelmiä, jotka olivat tukeneiden ammattilaisten tiimin. Pomoni hyväksyi suositukseni ja otimme käyttöön web-pohjaisen Asanan, joka auttaa meitä seuraamaan projekteja ja jakamaan tietoja verkkosivustolla.
• Näytteen vastaus: Olen henkilökohtainen henkilö toimistossa PowerPoint-dioja varten ja nautin myyntimme auttamisesta asiakkaillemme esittämään esityksiä. Olen myös edistynyt Excel-käyttäjä ja luo monimutkaisia ​​makroja budjettiesitteiden valmistelemiseksi hanke-ehdotuksia varten.

Ole valmis keskustelemaan hallintoprosesseista

Sinun pitäisi olla valmis keskustelemaan työnkulusta ja hallinnollisista prosesseista aiemmissa tehtävissä. Hallinnollisena ammattilaisena ei pitäisi olla epäile, että olet järjestäytynyt ja yksityiskohtainen. Haastattelijasi haluaa tietää millä tavalla Näet nämä ominaisuudet jokapäiväisessä työnkulussa.

• Näytteen vastaus:Organisaatiokyky ja huomion kiinnittäminen yksityiskohtiin ovat vahvimpia voimavarojani. Olen menestynyt tilanteissa, joissa voin tuoda järjestyksen monimutkaisiin hankkeisiin. Esimerkiksi olen aiemmin tukenut kahdeksan ammattilaista, jotka suunnittelivat myynninedistämistapahtumia asiakkaille. Olen kehittänyt mallin tavoitteiden ja edistymisen seuraamiseksi jokaisen hankkeen osalta ja asettanut sen yhteiseen asemaan, jotta kaikki henkilöstön jäsenet voisivat seurata heidän edistymistään tiimin projekteissa ja tapahtumissa.
• Näytteen vastaus:Kun olen työskennellyt Alfred-ryhmässä, luoin menettelytavan, jossa esiteltiin lainahakemusten käsittelyyn tarvittavat vaiheet ja sitten ladattiin sen online-tilassa, jotta kaikki lainanhoitajat voisivat noudattaa samoja menettelyjä.

Vastaa aina myönteisesti

Ole tietoinen käytöksestäsi koko haastattelun ajan.

Koska hallinnolliset avustajat ovat usein hyvin tiiviisti yhteydessä henkilöihin, joille he työskentelevät, on välttämätöntä olla aina positiivinen, ammattimainen ja kohtelias.

Haluat, että haastattelija ei epäile, että työskentely kanssasi olisi miellyttävä kokemus.

• Näytteen vastaus:Olen työskennellyt vastaanotossa virastossamme, ja oli tärkeää, että tein myönteisen ensivaikutelman sekä nykyisille että tuleville asiakkaille. Olen luonnollinen "voi tehdä" henkilö, ja minun arvosteluni ovat säännöllisesti kiittäneet asiakaspalveluun suuntautumista.
• Näytteen vastaus:Yhtiö tutkii asiakkaita vuorovaikutusten jälkeen, ja nimeni on pintapuolisesti työlästä, joka on avulias, miellyttävä ja ammattitaitoinen. Pomoni on kommentoinut, kuinka usein asiakkaat pyytävät minua, kun kutsun toimistoon apua.

Haastatteluun valmistautuminen

Yksi keino valmistella on analysoida työn kuvausta yrittäen saada käsitys siitä, onko olemassa tietty taitopakkaus, johon asema keskittyy. Esimerkiksi, onko painopiste matkustussuunnittelussa, hankkeiden koordinoinnissa, päivittäisessä kokouksessa, henkilökohtaisessa avustuksessa tai muussa? Jos näin on, muista korostaa tärkeintä kokemustasi vastaamalla työkohtaisiin haastattelukysymyksiin.

Luo luettelo tehtävien mainitsemista mainituista taidoista ja lisää muutamia, jotka mielestänne soveltuvat. Tutustu sitten omiin hallinto- ja toimistoihin ja sovi pätevyytesi työhön.

Näin voit räätälöidä vastauksesi sopivimmalla tavalla tiettyyn asemaan.

Hallinnollisen avustajan haastattelu Kysymyksiä ja vastauksia

Valmistelussa voi olla hyödyllistä tarkastella kysymyksiä, joita saatat kysyä, ja harkita, miten vastaus voidaan laatia, korostamalla aiempien työpaikkojen erityisiä kokemuksia ja menestyksiä.

• Mitä tietokoneen taitoja sinulla on ja mitä ohjelmia käytätte mukavasti? - Parhaat vastaukset
• Käytätkö mukavasti puhelinta, jossa on useita rivejä, ja käsitellään paljon puheluita? - Parhaat vastaukset
• Tässä yrityksessä haluamme ajatella itseämme tiiminä, joka toimii yhdessä samojen tavoitteiden saavuttamiseksi. Miten sinusta tuntuu työskentelevän joukkueen ympäristössä? - Parhaat vastaukset
• Miltä tuntuisit kahden tai kolmen muun työntekijän valvonnassa? - Parhaat vastaukset
• Mikä on suurin vahvuutesi ja miten se auttaisi suorituskykyäsi tässä asemassa? - Parhaat vastaukset

• Mikä on sinun suurin heikkoutesi? - Parhaat vastaukset
• Miten käsittelet stressiä ja painetta? - Parhaat vastaukset
• Millaista oli työskennellä esimiehellesi? - Parhaat vastaukset
• Mitä odotat esimieheltä? - Parhaat vastaukset
• Työskenteletkö mieluummin itsenäisesti tai tiimissä? - Parhaat vastaukset
• Työskenteletkö hyvin ihmisten kanssa? - Parhaat vastaukset
• Anna joitakin henkilökohtaisia ​​esimerkkejä tiimityöstä. - Parhaat vastaukset
• Vastaanottajan haastattelukysymykset: - Luettelo kysymyksistä

Kysymyksiä kysyä haastattelijalta

Sinun pitäisi myös tehdä joitakin tutkimuksia yrityksestä ja olla valmiita esittämään asiaankuuluvia kysymyksiä, kun tilaisuus syntyy. Voi olla hyödyllistä esittää muutamia kysymyksiä etukäteen, jos saatat kysyä tai keskustella tarkemmin, jos et saanut mahdollisuutta aikaisemmin haastattelussa.

Tämä on usein haastattelun loppu, joten on tärkeää jättää haastattelija (t) hyvällä vaikutelmalla. Suuri tapa tehdä se on osoittaa kiinnostuksenne ja valmistautua työhaastatteluun sitomalla kysymyksiin, joita sinulta kysyttiin omilla kysymyksillänne.

• Mitkä ovat tämän tehtävän vastuut?
• Voitko kuvata tämän päivän tyypillisen päivän (viikon)?
• Mitkä ovat tämän osaston vahvuudet? Mitkä ovat heikkoudet?
• Mitä sanovat menneisyyden avustajat sanoivat olevan paras osa työtä sinulle? Mitä he sanoisivat, oli pahin?
• Mihin suuntaan yritys näkee seuraavan viiden vuoden aikana? Tuntuuko sinusta, että sen menestykseen liittyy uhkia?
• Miksi viimeinen avustajasi poistui paikasta? Mitkä olivat hänen vahvuutensa? Mitkä olivat hänen heikkoutensa? Mitä hän nyt tekee?
• Mitä ominaisuuksia parhaan avustajanne on? Entä pahin avustajasi?
• Kuinka usein suorituskykyarvioinnit suoritetaan? Kuka johtaa niitä?
• Mitkä taidot ovat sinulle tärkeimmät hallinnollisessa avustajalla?
• Miten palkitsette ja kannustat osastossa työskenteleviä ihmisiä?
• Onko tässä osastossa käynnissä tuotannon ongelmia?
• Miten olet käsitellyt henkilöstöongelmia aiemmin?
• Mitkä ovat tässä asemassa olevan henkilön suurimmat haasteet?
• Mikä on tämän kannan palkitsevin osa mielestänne?
• Oletteko (tukeeko yritys / osasto) ammattiliittojen jäsenyyttä ja jatkuvaa ammatillista kehitystä?
• Mitä kuvailisitte hallinnollisen henkilöstön roolina tässä toimistossa?
• Ovatko ylitöitä tai viikonloppu tuntia?
• Mitä pidät eniten tästä yrityksestä? Onko olemassa muutoksia, joita teet?
• Mitä pidät täällä työskentelystä?
• Kannustatko osastoa työskentelemään tiiminä tai keskittämään enemmän yksittäisiä maksuja?

Ole valmiina enemmän työhaastattelukysymyksiin

Työpaikkakohtaisia ​​haastattelukysymyksiä lukuun ottamatta sinua pyydetään myös esittämään yleisiä kysymyksiä työhistoriasta, koulutuksesta, vahvuuksista, heikkouksista, saavutuksista, tavoitteista ja suunnitelmista. Tässä on luettelo yleisimmistä haastattelukysymyksistä ja otetuista vastauksista.