Liiketoiminnan kirjoittaminen - johtaminen ja johtaminen

Liiketoiminnan kirjoittamisen tarkoituksena on välittää tietoa jollekin toiselle tai pyytää heiltä tietoja. Jotta voisit kirjoittaa tehokkaasti yritykselle, sinun on oltava täydellinen, tiivis ja tarkka. Teksti on kirjoitettava siten, että lukija pystyy helposti ymmärtämään, mitä kerrot tai kysyt.

Paljon yritystoiminnan kirjoittaminen on huolimaton, huonosti kirjoitettu, epäjohdonmukainen, täynnä ammattikieltä ja epätäydellistä. Usein se on joko liian pitkä tai liian lyhyt. Kaikki nämä ominaisuudet vaikuttavat tehottomaan liiketoimintaan.

Olitpa kirjoittamassa myyntiehdotusta, sähköpostiosoitteesi tai ohjekirjaa ohjelmistopaketille, on tiettyjä vaiheita, joita sinun on noudatettava tehokkaaksi. Noudata näitä viittä vaihetta:

1. Järjestä materiaali
2. Harkitse yleisöäsi
3. Kirjoita ylös ajatuksesi
4. Korjaa materiaali
5. Muokkaa materiaalia

Organisaatio on avain

Jos et järjestä materiaaliasi, se ei virtaa hyvin eikä se ole järkevää. Kirjoittaminen voi olla yksinkertaista tai monimutkaista. Kun kirjoitat sähköpostia, jossa ilmoitetaan henkilökunnan kokouksesta, tämä on yhtä helppoa kuin ajatusten kerääminen. Toisaalta sinun on todennäköisesti kehitettävä monimutkainen esitys valmiista materiaalista, jos kirjoitat uraauurtavan lääketutkimuksen tulokset. Riippumatta siitä, mikä tehtävä on, ilman asianmukaista organisaatiotasoa (jopa järjestää ajatuksiasi), et välttämättä sisällä kaikkea, mitä tarvitset, tai ei anna näkyvyyttä tärkeimmille aiheille.

Väärinkäytökset tai virheellinen tarkennus tekevät yrityksesi kirjoittamisesta vähemmän selväksi.

Tunne yleisösi

Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, ajattele kohdeyleisöäsi. Esimerkiksi yrityksen uuden 401 (k) -ohjelman esittelyssä voi olla sama linja, kun se annetaan sekä talousjohtajalle että työntekijöille, mutta sisällytettävien tietojen taso vaihtelee. Sinun on myös otettava huomioon sävy. Nopea sähköpostiviesti tiimellesi, joka muistuttaa heitä vuosittaisesta yritysnäkymästä, ei ole sama sävy kuin yrityksenne vuosikertomuksessanne.

Muista myös, että viestit tehokkaammin yleisölle, jos keskityt siihen, mitä haluat heidän kuulevan, eikä siitä, mitä aiot sanoa.

Word hyvästä kirjoittamisesta

Hyvillä kirjoittajilla on erilaisia ​​kirjoitustapoja. Jotkut haluavat kirjoittaa kaiken ja sitten palata ja muokata. Toiset haluavat muokata, kun ne kulkevat. Joskus niiden suosituin tyyli vaihtelee sen mukaan, mitä he kirjoittavat.

Kun kirjoitat (tai kun muokkaat), tiedä pituus. Sinun pitäisi käyttää tarpeeksi sanoja, jotta merkityksesi olisi selkeä, mutta älä käytä tarpeettomia sanoja vain, jotta se olisi kukkainen. Yritysten kirjoittamisen on oltava selkeä ja ytimekäs, ei verbose ja kukkainen. Muista, että yrityksessä ei ole aikaa lukea enemmän kuin on tarpeen.

Toisaalta älä tee teoksesi liian lyhyeksi. Sinun on kirjoitettava riittävästi, jotta merkityksesi olisi selvä eikä sitä ymmärrä väärin. Kuvittele, jos varasto-osalla oli merkintä "käytetty vaan hyvä". Olisi epäselvää, mikä tarkoitti sitä, että laite oli käytetty paljon, tai että laite ei ollut enää uusi, vaan silti toimiva. Muutama lisäsana olisi merkinnyt selväksi. Vältä myös ammattikieltä tai lyhenteitä, koska ne voivat merkitä eri asioita eri lukijoille.

Kirjoitustyypistä riippumatta kaikkien kirjoittajien on korjattava ja muokattava kaikkia kirjallisia materiaaleja, jopa sähköposteja.

Korjaus ja muokkaus

Kirjoitustyypistä riippumatta kaikkien kirjoittajien on korjattava ja muokattava kaikkia kirjallisia materiaaleja, jopa sähköposteja. Kun olet kirjoittanut, korjaa työsi. Saatat joutua muokkaamaan sitä. Korjaus lukee uudelleen, mitä kirjoitit varmistaaksesi, että kaikki pään sanat tekivät sen oikein paperille. Koska aivomme työskentelevät nopeammin kuin sormiamme, voit jättää sanat pois, jättää päätteeksi tai käyttää väärää homonyymiä (esim. "Siellä" sijasta "heidän"). Oikoluku korjaa nämä virheet. On selvää, että yhden rivin sähköpostiviestin oikoluku on helppoa ja vain vilkaisemalla sen päälle kirjoittaessasi voi olla tarpeeksi.

Jos kuitenkin kirjoitat käyttöohjetta, oikoluku on monimutkaisempi ja kestää kauemmin.

Kun olet lukenut materiaalin, on aika muokata. Joskus oikolukeminen ja muokkaaminen voidaan tehdä samanaikaisesti, mutta se on tehokkaampi, kun ne tehdään peräkkäin.

Syynä, jonka muokkaatte, on korjata tai muuttaa sitä, mitä kirjoitit, jotta materiaalin ääni (ja lukeminen) olisi parempi. Liiketoimintaan kirjoitettaessa tämä tarkoittaa virheiden vahvistamista ja tekstin mahdollisimman selkeää ja tiivistä tekemistä.

Et ole kirjoittamassa romaania

Kun kirjoitat liiketoimintaa, et kirjoittaa seuraavaa "suurta amerikkalaista romaania". Kirjoituksesi pitäisi olla yhtä kuvaava kuin on tarpeen, mutta sinun ei tarvitse maalata eläviä sanakuvia käyttämällä paljon suuria sanoja ja puheita. Jos tarkoitat "lasitaloja", älä kirjoita "lasiaiset kotipaikat", kirjoita "lasitalot".