Projektin aikahallintaprosessi

Projektin ajanhallinta on yksi 10: stä projektipäällikön PMP-osaamisalueesta. Se on projektinhallinnan tieteenala, jossa tarkastellaan työn tekemiseen kuluvan ajan määrää. Seuraavassa tarkastellaan projektin ajanhallinnan tietämyksen aluetta A Guide to Project Management Knowledge Knowledge -ohjelmasta (PMBOK® Guide) - Viides painos. Projektin ajoitusta voidaan tarkastella myös muilla tavoilla, mutta jos työskentelet PMP®-sertifiointiin, PMBOK®-opas on seuraava, ja se on hyvä käytäntö kaikille projektipäälliköille.

Projektin ajanhallinta

PMBOK®-oppaan projektin ajanhallinta koostuu 7 prosessista. Projektin ajanhallintaprosessit ovat:

1. Suunnittele aikataulun hallinta
2. Määritä toiminnot
3. Sekvenssitoiminnot
4. Arvioi toiminnan resurssit
5. Arvioi toiminnan kestot
6. Laadi aikataulu
7. Ohjausaikataulu.

Katsokaamme syvemmälle jokainen niistä.

Suunnitelman hallinta

Tämä vaihe on se, missä voit määrittää kaikki hankkeen aikataulun hallintaan tarvittavat käytännöt, menettelyt ja asiakirjat ensimmäisestä suunnitelmastasi, jatkuvasta kehityksestä, toteutuksesta ja aikataulun ohjaamisesta.

Tämän suunnittelun lähtökohtana on tuottaa aikataulunhallintasuunnitelma. Todellisessa elämässä sinulla ei kuitenkaan todennäköisesti ole erillistä suunnitelmaa aikataulusi hallitsemiseksi. Suuri osa siitä, mitä täällä tehdään, päätyy projektinhallintasuunnitelmaan ja se on täysin riittävä.

Määritä toiminnot

Tämä prosessi tunnistaa ja dokumentoi, mitä sinun tarvitsee tehdä hankkeen tulosten tuottamiseksi. Toisin sanoen se tunnistaa projektin tehtävät. Käytät laajuutta koskevaa lausuntoa, jonka teitte kootun käytön aikana, jotta voit jakaa työn yksittäisiin tehtäviin. Tämän työn tärkein tulos on se, että päädyt määrittämään luettelon projektitehtävistä. Se on hyödyllistä, koska se on tärkein panos seuraavaan prosessiin.

Sekvenssitoiminnot

Tehtäväluettelon avulla sinun on nyt asetettava ne oikeaan järjestykseen. Tämän prosessin päätteeksi näet projektin tehtävien väliset suhteet. Tämä prosessi auttaa sinua asettamaan projektityösi oikeaan järjestykseen, jotta voit käyttää projektin resursseja tehokkaasti ja toimittaa ne mahdollisimman nopeasti.

PMBOK®-opas puhuu verkostokaavion tuottamisesta tämän prosessin tuotoksena, mutta se on harvoin välttämätöntä ja varmasti mitään, mitä sinun pitäisi tehdä käsin. Jos haluat tehdä verkkokaaviota jostain syystä, käytä projektinhallintaohjelmistoa. Loppujen lopuksi riippuvuuksien luettelo ja tehtävien mahdolliset alkamis- ja päättymispäivät ovat yhtä hyviä ja vähemmän aikaa vieviä.

Arvioi toiminnan resurssit

Kun tiedät, mitä aiot tehdä, seuraava vaihe on selvittää, mitä resursseja tarvitset tämän saavuttamiseksi. Arviointitoiminnan resurssien prosessi auttaa sitä. Tässä prosessissa voit selvittää, mitä henkilöresursseja, tarvikkeita ja tarvikkeita tarvitset sekä tarvitsemasi määrän.

Arvioi toiminnan kestot

Tämä vaihe on se, missä kovaa työtä lasketaan, kuinka kauan jokainen tehtävä tulee. Tämän prosessin aikana voit selvittää, kuinka kauan jokaisen toiminnan suorittaminen kestää tunnistettujen resurssien avulla. Älä unohda ottaa huomioon resurssien saatavuutta ja loma-aikoja aktiviteettisi aikana. Vain siksi, että tehtävä kestää vain 8 tuntia, se ei tarkoita sitä, että se päättyy aamulla.

Kehitä aikataulua

Lopuksi voit nyt koota hankkeen aikataulun. Kaikista edellä mainituista prosesseista kerättyjen tietojen avulla sen pitäisi olla helppoa. Aikataulun kehittäminen on yksi monimutkaisemmista prosesseista PMBOK®-oppaassa.

On 13 tuloa (kaikki edellä plus riskit, laajuus ja projektikontekstiin liittyvät elementit). Itse aikataulu on vain yksi tuloksista, mutta muut ovat (mielestäni) vähemmän tärkeitä.

Loppujen lopuksi olet käynyt läpi tämän, jotta saat aikataulun, joka on kriittinen asiakirja projektin suorituskyvyn hallitsemiseksi. Aikataulun ei tarvitse olla Gantt-kaavio. Seuraavassa on viisi vaihtoehtoa Gantt-kaavioita varten.

Ohjausaikataulu

Lopuksi Control Schedule -prosessi antaa sinulle työkalut, joita tarvitset projektin aikataulun seuraamiseksi ja päivittämiseksi. Varmista, että muutoksia hallitaan asianmukaisesti ja että hallitset projektin ajoituksia. Hankkeen aikataulun valmistelu ja sen jälkeinen seuranta ovat suuria töitä, mutta on syytä tietää, että sinulla on aikataulu, jonka voit olla varma.