Luo päivittäinen suunnitelma toimiakseen tehokkaammin

Ensimmäinen ja tärkein askel kohti työskentelyä tehokkaammin on päivittäinen suunnitelma. On tärkeää, että suunnitelma on kirjoitettu johonkin: Kalenteriin, muistiinpanoon tai tietokoneeseen. Älä mene läpi mielenterveyden tarkistuslistaa joka päivä.

Kirjallisen suunnitelman tekeminen on välttämätöntä pitää nykiminen ajatuksia pään takaa ja auttaa ehkäisemään katastrofeja, koska unohdat jotain tärkeää. Useimmat ihmiset huomaavat, että heidän on aika ajoin kiertymään päivittäisestä suunnitelmasta, mutta kun joku auttaa sinua järjestämään aikaa paremmin, valmistautumaan tiettyihin hankkeisiin etukäteen, ja suunnitelma antaa sinulle selkeämmän henkisen kuvan kaikista asioista sinun pitää.

Päivittäisten häiriöiden poistaminen suunnitelmasta

Jos saavut töihin joka päivä ja olet heti hukkunut pitkään "tehdä" -luetteloon ja työpöydän sotkuihin, parhaimmillaan voit pultata päiväsi kuten kilpahevonen (ja polttaa nopeasti sprintin jälkeen, aivan kuten kilpahevonen) keskittyen millä tahansa tuntuu painavimmalta milloin tahansa. Pahimmassa tapauksessa voit istua funkissä, joka ei tiedä mistä aloittaa. Joka tapauksessa, yksinkertaisesti "tulipalojen poistaminen" joka päivä, on vähiten tehokas tapa hyökätä työmääräsi ja paras tapa pakottaa itsesi, kun vain jatkat taaksepäin.

Ilman suunnitelmaa päivän häiriötekijät ottavat nopeasti vastaan: puhelin soi, aloitat vastaukset sähköposteihin, työtoverit aloittavat chit-chatin, ja ennen kuin tiedät sen, lounasaika on saapunut ja olet saavuttanut vähän aikaa. Päivittäisessä suunnitelmassasi voi olla tunti joka aamu, jotta pääset maksamaan puhelujen palauttamisen, sähköpostin tarkistamisen, ennen kuin aloitat muut tehtävät, mutta se tekee enemmän kuin toimia ohjeena, mitä sinun aikasi tehdä. Jos esimerkiksi olet tarkoituksellisesti varannut tunnin tehdä jotain ja menette yli kyseisen aikarajan, tiedät, että sinun täytyy säätää suunnitelmaa seuraavaksi päiväksi.

Kartoittamalla päivänne segmenteissä tai tehtävissä voit tunnistaa ongelmat ja niiden huipputehokkuusajat helpommin (ts. Saatat olla vähemmän tehokas lounaan jälkeen, jos kärsit iltapäivällä tai voit olla hidas aloitus aamulla).

Vältä ottamista enemmän kuin voit käsitellä

Optimisti on joku, joka näkee positiivisen tietyssä tilanteessa yleensä keskittyen siihen uskomukseen, että "kaikki on mahdollista." Optimistista ei ole mitään vikaa, ellei se johda teitä aliarvioimaan kykyjäsi, aikaa, joka kuluu jotain aikaansaamiseksi, ja johtaa siihen, että otatte enemmän kuin voit käsitellä.

Realisti voi olla optimistinen, mutta realisti näkee myös logistiikan, joka voi olla mukana tilanteen käsittelyssä ja joka vaikuttaa mahdollisiin esteisiin ja rajoituksiin.

Jos sinulla ei ole pelisuunnitelmaasi vuorokaudessa, saatat olla vaikeampi sanoa ei auta muita tai ottamaan lisää projekteja, koska sinulla on positiivinen "voi tehdä" -asenne, joka ohittaa todellisuuden tai terveen järjen. On helppo aliarvioida, kuinka kauan asiat kestävät tehtävien suorittamiseksi paljon vähemmän jonkun toisen kanssa, jos luulet olevasi superwoman ja aurinkoinen näkymä on kaikki mitä tarvitset asioiden saamiseksi.

Tietäen, mikä on levynne päivä, ja olette jo määritellyt oman ajan budjetin tiettyihin tehtäviin, voit auttaa sinua täyttämään määräajat, saamaan enemmän tehtäviä päivittäin ja olisit realistisempia ottamaan lisää työtä.

Hyökkäyssuunnitelman luominen

Ennen kuin päätät työskennellä, päätät etukäteen, mitä keskität, kun pääset sinne. Vielä parempi, suunnittele päiväsi edellisenä iltana ja valmistele työpöytäsi tehtäviin, jotka haluat saavuttaa aamulla. Saat esimerkiksi aamuun järjestettyjä tiedostoja tai lukemista, jotta voit hypätä suoraan tai laittaa tarvitsemasi kohteet tai puhelut palataksesi järjestykseen, jonka haluat saada.

Suunnitelman avulla voit luoda ennustettavia rutiineja, jotka puolestaan ​​pitävät sinut paremmin valmiina kohtaamaan kaoottisia päiviä, kun pomosi tai korkea huoltotoimisto vaatii enemmän aikaa.