7 pikaohjeita toimiston puhdistamiseen ja puhdistamiseen

Keittiön siivouksesta leikkihuoneen polun poistamiseen työskentelevät äidit järjestävät aina jotain. Toimistomme ovat kuitenkin yksityiset tilamme. Täällä voimme tulla rentoiksi ja epäjohdonmukaisiksi. Se on tila, joka ei päädy polkulla kultakala-keksejä matolla tai pieniä leluja, jotka ovat juuttuneet istuintyynyjen alle.

Miksi pitää se puhtaana? Sinun urasi on vaikuttanut sotkua! Ja se ei ole niin vaikeaa kuin luulet sen olevan. Puhdista ja puhdista toimisto pieninä vaiheina viiden päivän aikana, joten se ei tunne ylivoimaisuutta. Näin voit tehdä sen.

Purge, Sort ja Clear Your Space

Tartu roskakoriin ja kierrätysastiaan ja aloita puhdistus. Tämä on paras osa! Tavoitteena on puhdistaa itsesi tästä sotkusta ja tehdä tilaa monille hyville asioille. Aseta asiat, jotka on säilytettävä toimistosi laatikossa tai kulmassa. Ole varovainen, jos roskakorin paperityöt on leikattava tai ei.

Auttaa pitämään asiat järjestyksessä minimoimalla henkilökohtaiset tavarat toimistossasi, koska ne ovat jotain mitä sinun tarvitsee pitää myös puhtaana.

Lopuksi työpöytäsi tai työalueesi pitäisi olla selkeitä. Tee pyyhintä ja pölyä ja palaa sitten töihin.

Etsi koti kaikille

Seuraavalla aikataulun mukaisella aikaasi puhdistaa toimisto, sinun on löydettävä koti kaikille juttuille.

Jotta vältettäisiin tulevaa sotkua, kaikessa toimistossa on oltava koti. Kun olet käyttänyt kohdetta, on tämä loistava paikka, jonka odotat odottavan. Sotkua tapahtuu, kun asiat eivät ole kotona. Paras aika löytää asuinpaikka on silloin, kun tila on selkeä ja paljain. Sinulla on suuri silmä siitä, mitä tilaa voi pitää.

Kehitetään arkistointijärjestelmä

Nyt on aika käsitellä tätä paperityötä, jonka laitoit tähän kulmaan.

Jos arkistointijärjestelmäsi koostuu muistiinpanojen tai postin pinoamisesta pöydällä olevaan kasaan, sinun on järjestettävä toimisto. Aloita valitsemalla kansiot syöttökaapista. Järjestä ne aiheen, päivämäärän tai asiakirjan tyypin mukaan tiedostojen kaappiin. Joka kerta, kun paperi palaa työpöydällesi, heitä se ulos tai aseta se. Pakota itsesi nousemaan työpöydältäsi tai avaa laatikko ja tallenna jokainen paperi oikeaan paikkaansa.

Puhdista käyntikorttisi

Löysitkö käden käyntikortteja, kun tyhjennit työtilan tai paperit, joissa oli puhelinnumeroita, jotka on kirjoitettu niihin? Tartu puhelimeen ja etsi uusi sovellus. On olemassa monia sovelluksia, jotka voivat skannata käyntikortin ja siirtää tiedot älypuhelimellesi, kuten Evernote tai ScanBizCards.

Aseta aika jonkin verran, riippuen siitä, kuinka monta korttia haluat skannata. Varmista, että kaikki tiedot siirretään turvallisesti ennen korttien kierrättämistä. Mene eteenpäin aina, kun saat uuden yhteystiedon tai käyntikortin, skannaa se.

Järjestä asiakirjat tietokoneessa

Sinun täytyy pystyä etsimään tietoa pomosi tai asiakkaasi oikeaan aikaan. Tietokoneiden tiedostojen järjestäminen on yhtä tärkeää kuin paperitiedostot.

Työskenteletkö taulukkolaskentaohjelmissa, Microsoft Wordissa tai muissa ohjelmissa, järjestäkää tietokoneasiakirjoja päivämäärän, aiheen tai luokan mukaan. Ennen kuin aloitat asiakirjojen siirtämisen, kirjoita organisaation hierarkia, joka toimisi paperityösi helpottamiseksi. Käynnistä sitten asiakirjojen siirto.

Kun olet käynyt läpi asiakirjoja, älä anna sen mennä hukkaan. Varmista, että varmuuskopioit tiedostot ulkoisesta kovalevystä tai flash-asemasta, jotta et menetä työtä, jos tietokoneesi kaatuu.

Päivitä paperityöt säännöllisesti

Kun tiedoston kaapin laatikko on niin täytetty, et voi sulkea sitä, on aika vähentää paperin sotkua poistamalla vanhentuneet asiakirjat. Ajastetaan tietty aika joka viikko, jotta voit arvioida paperityötäsi. Vältä kokonaisia ​​tiedostoja. Sen sijaan päästä eroon vanhentuneista materiaaleista, kuten tiedostoista sellaisille asiakkaille, jotka eivät ole käyttäneet palvelujasi kahden vuoden kuluessa. Lyhennä suurempia tiedostoja ja pidä vain tarpeellisimmat ajantasaiset kohteet.

Järjestä Office-viikoittain

Täytynyt toimisto on tie tehotonta työelämää. Varaa 15 minuuttia lounaan jälkeen järjestääkseen asioita. Tiedosto tarvitsee asiakirjoja, skannata käyntikortteja, järjestää tietokonetiedostoja ja laskentataulukoita ja aseta tuotteet takaisin kotiinsa.

Kun olet löytänyt henkilökohtaisen tilan työssäsi, sinusta tuntuu uskomattoman voimakkaalta. Tuntuu kevyemmältä ja tämä positiivinen energia siirtyy muille. Vältä palauttamista vanhaan tyyliin tekemällä viikoittain siivous tapa. Toimistosi alkaa järjestää niin, että 15 minuuttia sinulla on aikataulu puhdistaa, jotta voit tehdä joogaa tai mietiskellä auttaa puhdistamaan mielesi! Katso? Hyviä asioita tapahtuu, kun puhdistat ja puhdistat.