Miksi viestintä on tärkeää muutoksenhallinnassa

Et voi liikaa viestiä, kun pyydät organisaatiota muuttamaan. Jokainen menestyksekäs johtaja, joka on johtanut onnistuneeseen muutoksenhallintapyrkimykseen, ilmaisee tarvetta liikaa viestintää muutoskokemuksen aikana ja esittää tämän julkilausuman jälkikäteen.

Järjestöä ei ole, jossa työntekijät ovat täysin tyytyväisiä viestintään. Viestintä on yksi vaikeimmista asioista organisaatioissa. Se on alue, jota työntekijät valittavat useimmiten organisaatiomuutoksen ja päivittäisen toiminnan aikana. Syy?

Tehokas viestintä edellyttää neljää komponenttia, jotka toimivat keskenään täydellisesti yhteisten merkitysten luomiseksi.

• Viestin lähettävän henkilön on esitettävä viesti selkeästi ja yksityiskohtaisesti ja säteilemään eheyttä ja aitoutta.
• Viestin vastaanottajan on päätettävä kuunnella, esittää kysymyksiä selkeyden vuoksi ja luottaa viestin lähettäjään.
• Valitun toimitusmenetelmän tulee vastata sekä lähettäjän että vastaanottajan olosuhteita ja tarpeita.
• Viestin sisällön täytyy resonoida ja kytkeä jonkin verran vastaanottimen jo pidettyihin uskomuksiin. Sen on sisällettävä tiedot, jotka työntekijä haluaa kuulla. Sen on vastattava työntekijän kaikkein arvostetuimpiin ja välittyneisiin kysymyksiin.

Kaikki tämä tapahtuu viestinnässä, joten on ihme, että organisaatiot tekevät sen aina hyvin. Onneksi muutoksenhallinnan harjoittajat ovat esittäneet laajan valikoiman ehdotuksia siitä, miten kommunikoida hyvin organisaatiomuutosten aikana.

Suositukset tehokkaasta muutoksenhallinnasta

Kehitä kirjallinen viestintäsuunnitelma sen varmistamiseksi, että kaikki seuraavat muutokset tapahtuvat muutoksenhallintaprosessissasi.

• Kommunikoi jatkuvasti, usein ja useiden kanavien kautta, mukaan lukien puhuminen, kirjoittaminen, video, koulutus, tarkennusryhmät, ilmoitustaulut, intranetit ja muut muutokset.
• Kommunikoi kaikki muutoksista tiedossa oleva tieto niin pian kuin tiedot ovat saatavilla. Selvitä, että puolueellisuus on välitöntä viestintää kohti, joten jotkin yksityiskohdat saattavat muuttua myöhemmin. Kerro ihmisille, että toinen valinta on pitää kaikki viestintäsi, kunnes olet positiivinen päätöksissä, tavoitteissa ja edistymisessä, mikä on tuhoisaa tehokkaassa muutoksenhallinnassa.

• Anna ihmisille huomattavia määriä aikaa esittää kysymyksiä, pyytää selvennyksiä ja antaa tietoja. Jos olet koskaan ollut osa skenaariota, jossa johtaja esitti muutoksia suuriin ryhmiin piirtoheitinkalvojen kautta ja sitten pakeni, tiedät mitä huonoja uutisia tämä koskee muutoksen integrointiin. Ihmiset tuntevat olonsa mukana muutoksessa. Osallistuminen luo sitoutumista - mikään muu ei ole yhtä merkittävä muutosprosessin aikana.
• Ilmoittakaa selkeästi muutoksenhallinnan ponnistelun visio, tehtävä ja tavoitteet. Auta ihmisiä ymmärtämään, miten nämä muutokset vaikuttavat niihin henkilökohtaisesti. Jos et auta tätä prosessia, ihmiset muodostavat omat tarinansa, yleensä negatiivisemmat kuin totuus.

• Tunnista, että todellinen viestintä on keskustelu. Se on kaksisuuntainen, ja todellisen keskustelun on johdettava. Se ei voi olla vain esitys.
• Muutosjohtajien tai sponsoreiden täytyy viettää aikaa keskustelemaan yhdessä tai pienissä ryhmissä ihmisten kanssa, joiden odotetaan tekevän muutokset.
• Ilmoita muutosten syyt siten, että ihmiset ymmärtävät kontekstin, tarkoituksen ja tarpeen. Harjoittajat ovat kutsuneet tätä "muistettavan, käsitteellisen kehyksen rakentamiseksi" ja "luomaan teoreettisen kehyksen muutoksen tukemiseksi".

• Anna vastauksia kysymyksiin vain, jos tiedät vastauksen. Johtajat tuhoavat uskottavuutensa, kun ne antavat vääriä tietoja tai näyttävät kompastua tai taaksepäin. On paljon parempi sanoa, ettet tiedä ja että yrität selvittää.
• Johtajien täytyy kuunnella. Vältä turhautumista, tekosyitä ja vastauksia, jotka annetaan liian nopeasti. Toimi harkiten.
• Tee johtajat ja muutostajat mahdollisuuksien mukaan saataville päivittäin, jotta he voivat sekoittua muiden työpaikalla.
• Pidä vuorovaikutteisia työpajoja ja foorumeita, joissa kaikki työntekijät voivat tutustua muutoksiin yhdessä oppimalla lisää. Käytä koulutusta vuorovaikutteisen viestinnän muodossa ja mahdollisuutena ihmisille turvallisesti tutkia uusia käyttäytymismalleja ja muutos- ja muutoksenhallinnan ajatuksia. Organisaation kaikkien tasojen on osallistuttava samoihin istuntoihin.

• Viestinnän tulisi olla ennakoivaa. Jos huhumylly on jo toiminnassa, organisaatio on odottanut liian kauan kommunikoida.
• Tarjota ihmisille mahdollisuuksia verkostoida keskenään, virallisesti ja epävirallisesti, jakaa ajatuksia muutoksista ja muutoksenhallinnasta.
• Tarkista julkisesti mittaukset, jotka ovat käytössä muutoksenhallinnan ja muutostyön edistymisen kartoittamiseksi.
• Julkaise palkintoja ja tunnustusta muutoksista ja muutosten hallinnasta positiivisista lähestymistavoista ja saavutuksista. Juhli kutakin pientä voittoa julkisesti.