Miten reagoida viitetarkastuksen pyyntöön

Referenssitarkistuspyyntöön vastaaminen on hankala liiketoiminta. Pelko kostotoimista ja oikeusjuttuista pitää monet työnantajat vastaamasta lainkaan. Nämä suositukset auttavat sinua vastaamaan kohtuullisesti pyyntöjen tarkistamiseen ja samalla suojaamaan yrityksen ja nykyisten työntekijöiden oikeutettuja etuja.

Noudata yrityksesi vakiintunutta viitetarkistusta

Ensinnäkin monet yritykset pyytävät, että johtajat lähettävät kirjalliset viittauspyynnöt henkilöstöresursseille. Jos johtajan viittaus on positiivinen, voit kuitenkin sopia, että johtaja antaa suullisen viittauksen suoraan työnantajalle.

Mikä tahansa, joka lähetetään kirjallisessa muodossa, tulee olla henkilöstöresursseilta, tai henkilöstön henkilöstön tulisi tarkistaa vastaus johdonmukaisuuteen ja yrityksen etujen suojaamiseen. Yhteinen tarkistusmuoto pyytää sinua toimittamaan nämä tiedot entisestä työntekijästä.

• Työnimike ja joskus työtehtävät,
• Loppupalkka,
• Työsuhteen päivämäärät,
• Tarjoaa tarkistuslistan, joka pyytää entistä työnantajaa sijoittamaan sellaiset ominaisuudet kuin "tiimityö" ja "luotettavuus".

Tämä paperityö jätetään parhaiten henkilöstöresursseihin - ainakin pyydetään henkilöstöhallintoa tarkistamaan kaikki kirjalliset vastaukset, joita saatat ajatella lähettämisestä. Älä vastaa kysymyksiin, jotka pyytävät sinua laskemaan entisen työntekijän laskennallisesti jokaisen työn tai työn ominaisuuksien näkökulmasta.

Numeeriset luokitukset eivät ole vertailukelpoisia termin määritelmän yhteisten merkitysten perusteella, eikä numeroiden merkitys näissä lomakkeissa määritetyssä numeerisessa mittakaavassa. Siksi parhaimmillaan se on virheellinen viestintä. Pahimmassa tapauksessa se voi vahingoittaa entisen työntekijän työmahdollisuuksia.

Varmista, että työntekijällä on allekirjoitettu valtuutus tiedostoon

Toiseksi tarkista, että entisen työntekijän allekirjoitus, joka hyväksyy viitetarkistuksen, on pyynnön esittäneen yrityksen lähettämässä paperityössä. Ilman entisen työntekijän allekirjoituksen myöntämistä sinun ei pitäisi antaa tietoja työntekijästä.

Vastaa viitetarkistuksen pyyntöön, jossa on positiivinen viite

Jos johtaja voi vain vähän varauksin suositella entistä työntekijää, henkilöstöhallintoa kuultuaan, johtaja voi palauttaa puhelun kyselevälle työnantajalle. Vastatessaan puheluun johtajan on varmistettava, että työntekijän allekirjoitus, joka sallii viitetarkistuksen, on henkilöresursseissa ennen puhelun palauttamista.

Kun entinen työntekijä oli hyvä työntekijä ja lähti yrityksestänne hyvien ehtojen mukaisesti (ehkä puoliso siirtyi ja etäisyys ei ollut kommutoitavissa), haluat antaa entiselle työntekijän avulle uuden paikan.

Tai ehkä olet käyttänyt sitä viitteenä työntekijältä, joka kertoi sinulle kerralla, vaikka ei viime aikoina. Jos sinulla on myönteisiä kommentteja työntekijästä, voit vastata potentiaaliselle työnantajalle antamillasi myönteisillä kommenteilla.

Viite Tarkista kysymykset, joita et halua koskettaa

Vastaa vain niihin kysymyksiin, joihin olet miellyttävä vastaamaan, jos saat viittauspyyntöpuhelun tai asiakirjan. Johtajan tulee puhua vain työntekijän taitojen ja kokemusten aloista, joista hänellä on suoraa tietoa. Johtaja ei saa vastata moniin kysymyksiin:

• Esimerkki Kysymys: Ennakoi, onko entinen työntekijä onnistunut siinä paikassa, johon heitä harkitaan. (Onko sinulla kristallipallo, kuka tahansa?) Et voi vastata tähän kysymykseen. Vaikka asema kuulostaa samalta, et voi ennustaa työtovereita, työnantajan kulttuuria, suhdetta asiakkaisiin tai lukuisia tekijöitä, jotka auttavat työntekijää menestymään.

  Hyvä vastaus: Kun työntekijä työskenteli minulle, hänen asemassaan yritykseni kanssa hän oli vahva tekijä, jonka työtä arvostettiin.

• Esimerkki Kysymys: Mitkä olivat työntekijän heikkoudet?

  Hyvä vastaus: Hänellä ei ollut mainitsemisen arvoisia heikkouksia, jotka vaikuttivat hänen kykyynsä hoitaa työstään kunnolla, kun hän työskenteli minulle.

• Esimerkki Kysymys: Miksi työntekijä jätti asemansa, jossa hän ilmoitti sinulle?

  Hyvä vastaus: Hän pyrki lisäämään vastuullisuuttaan ja pyörii tietoa yrityksestämme ja tuotteistamme.

  Hyvä vastaus: Hän jätti organisaatiomme henkilökohtaisista syistä, jotka olivat hänelle tärkeitä.

Nämä ovat vertailutarkistuskysymyksiä, joita potentiaalinen työnantaja kysyy palatessasi puhelun viittausta.

Vastaa viittauksen tarkistuspyyntöön: Ei positiivinen

Jos työntekijä lähti yrityksestänne pilvessä, oliko työntekijä huonosti työkykyinen, ei-osallistuva työntekijä muusta syystä tai hallitsemattomasti, lähetä puhelu tai lomake henkilöstöhallinnon henkilökuntaan standardivastaukseksi.

Joskus on epätavallisia olosuhteita, joissa työntekijä lähtee yrityksestäsi. Ehkä työntekijä katsoi pornografiaa tietokoneellaan - kyllä, hän pyysi HR-johtajaansa toimimaan yhtenä hänen viittauksistaan. Toinen entinen työntekijä on saattanut uhata väkivaltaa tai syyllistynyt väkivaltaiseen tekoon yrityksen palveluksessa.

Vaikka nämä entiset työntekijät luetelevat yrityksesi harvoin viitteenä, valmistaudu. Nämä puhelut on lähetettävä henkilöstön henkilöstölle standardivastaukselle.

Tässä on kuitenkin varoitus. Keskustele asianajajan kanssa, ennen kuin vastaat mahdolliseen väkivaltaiseen työntekijään. Jos et pysty paljastamaan väkivaltaista käyttäytymistä potentiaaliselle työnantajalle, ja entinen työntekijä sitoutuu väkivaltaiseen tekoon uuden työnantajan palveluksessa, yrityksesi voi olla vastuussa siitä, ettei tietoja paljasteta. Joten, tarkista asianajajanne kanssa epätavallisissa olosuhteissa, joissa olet eronnut tavasta työntekijän kanssa.

Kun entinen työntekijä pyytää yleistä viitekirjettä

Aikaisemmille työntekijöille ei suositella yleistä viitekirjettä. Kun asiakirja on olemassa, se asuu ikuisesti. Mahdolliset työntekijät ovat toimittaneet HR-toimistoille kopioita kirjeistä, jotka olivat 10 ja 20 vuotta vanhentuneita, joskus monista valokopioprosesseista tuskin luettavissa.

Tietyn ajan kuluttua - sinulla ei ole aavistustakaan millaisesta työntekijästä entinen työntekijä on tullut - ellei hän ole harvinainen poikkeus, joka pysyy yhteydessä. Ja et koskaan tiedä, miten työntekijä käyttää kirjettäsi tai miten tulevat työnantajat tulkitsevat sanasi. Hyväksy politiikka, jossa todetaan, että johtajat eivät koskaan anna kirjallisia, yleisiä viittauskirjeitä.

Ilmoita entiselle työntekijälle, että yrityksesi antaa mielellään henkilöstöresurssien vahvistuksen tietyille työnantajille, jotka tiedustelevat suoraan.

Lopulliset ajatukset viittauksen tarkistushakuun vastaamisesta

Harvat työntekijät asettivat tavoitteen epäonnistua työssä. Työntekijät kuitenkin epäonnistuvat ja yritykset ja työntekijät osallistuvat osiin. Muista, kun pyydetään viittausta siihen, että jokainen entinen työntekijä ansaitsee mahdollisuuden aloittaa alusta riippumatta siitä, millä ehdoilla he erosivat organisaatiosi.

Ehkä entinen työntekijä soveltui huonosti yrityksenne asemaan. Yrityskulttuuri on saattanut olla täysin ristiriidassa työntekijän tarpeiden kanssa. Työntekijällä saattaa olla erilainen visio työnsä vaatimuksista pomonsa tilanteesta. Ehkä hänen henkilökohtainen elämä ja avioliitto purkautuivat hänen toimikautensa aikana.

Et koskaan tiedä kaikkia yksityiskohtia ja syitä siihen, miksi työntekijä epäonnistuu tai siirtyy. Korkean suorituskyvyn omaavan työntekijän on helppo pitää valitettavana parempaan työhön, perheen liikkumiseen tai unelma-tilaisuuteen. Raja-esiintyjän kanssa on vaikeampaa.

Ole rehellinen tai anna mahdollisimman vähän tietoa. Älä tee kristallipallon ennustuksia menestyksestä eikä anna numeerisia luokituksia ja luokituksia määrittelemättömille termeille. Tarvittaessa antakaa vähimmäistiedot, jotka kuvaavat entisen työntekijän suoritusta. Anna työntekijälle mahdollisuuksien mukaan tauko ja keskustele tulevan työnantajan kanssa.

Viimeaikaiset viitetarkastuksiin liittyvät luvut osoittivat, että työnantajat tarkastavat hyvin vakavasti näitä päiviä. Yli 90 prosenttia työnantajista tarkistaa viittauksia. Aina kun mahdollista, anna entisille työntekijöillesi tauko, kun voit tehdä sen hyvässä tunnollisuudessa.