Sähköpostiviestit, jotka luetaan

BusinessInsider.comin mukaan keskimääräinen työntekijä jakaa noin 25 prosenttia päivästään lyömään satoja sähköposteja. Vaikka jotkut ihmiset tarvitsevat harjaa perusasetuksen sähköpostietikettiin, toiset tekevät virheitä vain siksi, että he ovat hämmentyneitä pelkän viestinnän määrän kanssa.

Työnhaun aikana lähetät todennäköisesti monia monia sähköpostiviestejä, mukaan lukien kirjekuoret, kiitokset muistiinpanot ja viestit työnhakuun liittyviin yhteyksiin.

Ota aikaa välttääksesi kiusallisia virheitä, kuten jonkun nimen kirjoitusvirheitä, ja varmista, että kirjoitat vastauksia sisältäviä muistiinpanoja.

Aloita ammatillinen tervehdys

Pyri selkeyttämään aihepiirisi. Valitse jokin suora, joka tunnistaa sähköpostisi tarkoituksen, kuten "kokousaika muuttui" tai "nopea kysely ehdotuksestasi".

Vältä porkkanan roikkumista teaserilla, kuten "Minun täytyy ilmoittaa sinulle …", joka yrittää houkutella lukemisen avatuksi sähköpostitse saadaksesi aikeesi. Ihmiset päättävät usein, haluatko avata sähköpostiviestin aiheen perusteella, joten valitse se, joka ilmaisee selkeästi tarkoituksenne.

Käytä ammattitaitoista tervehdystä. Sisällytä asianmukainen tervehdys olosuhteisiin ja vastaanottajalle. Tietyt tervehdykset toimivat sähköpostissa, mutta niitä ei käytetä tavallisessa kirjeessä, kun taas jotkut tervehdykset toimivat molemmille.

Valitse tervehdys sen perusteella, kuinka hyvin tunnet henkilön, jolle kirjoitat, ja lähettämäsi viestin tyypin. Jos esimerkiksi kirjoitat jollekin, jota tiedät, "Hi Jim" on sopiva. "Hyvä herra. Smith" olisi tarkoituksenmukaista, kun haet työpaikkaa tai kirjoitat liikekirjan.

Vältä avaamasta sähköpostia, jossa on "hei", joka kuulostaa hyvin epäviralliselta ja jota ei yleensä käytetä työpaikalla. Myös häpeä "Hi folks" tai "Hi guys", vaikka sähköpostisi luonne olisi rento.

Tervehdysesimerkkejä

• Hyvä etunimi Sukunimi (tämä toimii hyvin, jos et tiedä kirjoittamasi henkilön sukupuolta)
• Hyvä etunimi (kun lähetät jonkun, jolle tiedät)
• Hei Etunimi (Kun lähetät jonkun, jolle tiedät)
• Hyvä Mr./Ms. Sukunimi
• Hyvä Mr./Ms. Etunimi Sukunimi
• Hyvä Dr. sukunimi
• Joita se voi koskettaa
• Hyvä henkilöstöpäällikkö
• Hyvä palkkaamispäällikkö

Käytä oikeaa välimerkkiä tervehdyksen jälkeen. Jos haluat muodollisempia sähköpostiviestejä, käytä puolikolonkia nimen jälkeen. Käytä henkilöitä, joita tiedät tai jotka ovat enemmän rento kirjeenvaihto, pilkulla tervehdysnimen jälkeen.

Vältä yleisiä virheitä

Kun kirjoitat sähköpostia, seuraavat virheet tapahtuvat joskus, kun ihmiset kiirehtivät poistamaan viestin nopeasti. Tarkasta viesti ja suorita seuraavat vaiheet.

• Lisää sähköpostiosoite viimeiseksi.Jos sinulla ei ole mahdollisuutta lähettää sähköpostiviestiä, lisää osoite viimeiseksi, jos sinulla on taipumus nopeasti käynnistää sormi. Lisää vastaanottajan nimi vain, kun olet varma, että sähköpostiosoitteesi on valmis.
• Vältä vanhaa "vastausta kaikki" -virhetta.Katso laukaisun sormeasi "Vastaa kaikki". Harkitse, pitääkö jokainen luettelossa olevista henkilöistä todella lukemaan, mitä sinun täytyy sanoa. Huomaa myös, että ketjussa on vanhempia sähköpostiviestejä, joita et ehkä halua nähdä joku Vastaa Kaikki -luettelosta.
• Mene huumorille helposti. Huumoria voi olla vaikea havaita sähköpostissa, koska äänesi ei välttämättä loista läpi. Ilman kehon kieltä, kasvojen ilmaisua tai poljinnopeutta huumori voi pudota tasaisesti tai jopa tahattomasti loukata lukijaa. Toista se turvallisesti ja jätä se pois.

• Oikolukea.Älä tee virhettä ajattelemalla, että ihmiset antavat anteeksi virheellisiä sähköposteja tai että virheitä sallitaan, jos kirjoitat puhelimeen. Sähköpostisi virheitä voidaan arvioida ankarasti, varsinkin jos he ovat valtavia. Älä luota oikeinkirjoitukseen, joka voi usein valita sinulle väärän sanan. Korjaa sähköpostisi aivan kuten mikä tahansa tärkeä asiakirja. Tarkista aina ja tarkista, että olet kirjoittanut ihmisten nimet oikein.
• Älä käytä emojeja tai hymiöitä. Yhä useammat sähköpostiviestit ovat alkaneet muistuttaa tekstiviestejä. Työpaikkaviestit sisältävät joskus "peukalot" -ilmaisuja tai hymiöpintoja. Vaikka he ovat yhä yleisempiä, välttäkää virallisia kirjeenvaihtoja emoojista ja hymiöistä. Jos sähköpostisi tervehdys sisältää henkilön sukunimen, se on varma merkki, jonka sinun pitäisi jättää pois emoojista ja hymiöistä.

• Muista, että sähköposti kestää ikuisesti.Ajattele kahdesti, ennen kuin lähetät sähköpostitse jotain henkilökohtaista tai luottamuksellista, ampumalla jonkun sähköpostitse, syrjäyttämällä jotakin tai vastaamalla vihaan. Jopa poistetut sähköpostit voidaan nostaa tietojen varmuuskopioinnista.

Tällaiset vuorovaikutukset voidaan tehdä paremmin henkilökohtaisesti. Käytä 24 tunnin sääntöä. Jos et ole varma, olisitko lähettänyt viestin, odota seuraavaan päivään asti. Toinen hyvä nyrkkisääntö: Älä kirjoita mitään sähköpostiviestiin, jota et olisi halunnut jakaa julkisesti, esimerkiksi talletuksessa, tai esimerkiksi sosiaaliseen mediaan.