5 Projektin ja liiketoiminnan väliset erot tavallisina

Työskenteletkö projektissa? Tai mitä teet osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa?

Kun puhun ryhmissä oleville ihmisille, he kertovat usein, etteivät he ole varma, työskentelevätkö he projektissa tai yrityksessä tavallisena toimintona. Molemmat vaaditaan organisaatiossa ja ovat yhtä päteviä, mutta se auttaa ymmärtämään, mitä työskentelet, jotta voit paremmin nähdä, mihin se sopii organisaatioon.

Projektityön ja liiketoiminnan välillä on viisi pääasiallista eroa (usein lyhennetty BAU).

Muuttaminen vs. tunnistusliiketoiminta

Ensinnäkin muutos on erilainen.

Liiketoimintaa harjoitetaan tavanomaisena toimintana. He pitävät valot päällä, palvelevat asiakkaita ja osuvat kohteisiin. BAU-joukkueet ovat myös ensimmäiset, jotka tietävät, milloin nykyiset prosessit eivät toimi ja eivät enää ole hyödyllisiä. Kun näin tapahtuu, BAU-joukkueet tunnistavat muutoksen tarpeen.

Johtaja voi osana strategista katsausta ehdottaa, mitä muutoksia yksikölle on tehtävä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tai joukkueen jäsen voi ehdottaa muutosta. Spektrin toisessa päässä voi olla ylimmän johdon laatima täysi liiketoimintatapa, joka tuottaa muutoksia, jotka ovat tarpeen niiden jakautumisen saavuttamiseksi vuotuisissa tavoitteissaan.

Se ei ole vain liiketoimintaprosessien virtaviivaistaminen. BAU-rooleissa työskentelevät voivat myös ymmärtää muutoksen olevan välttämätöntä sääntelykehyksen muutosten tai organisaation kilpailutilanteen vuoksi. Frontline-henkilöstö työskentelee strategian toteuttamisessa ja tietää, mitä se haluaa olla erilainen saadakseen sinne.

Hankkeet puolestaan ​​auttavat toteuttamaan kaikki muutokset. Projektit tuottavat muutoksia BAU-toimintoihin ja niiden kautta projektinhallinnan avulla. Selvitämme, mitä projektinhallinta on edelleen. Projektiorganisaatio toimii muutoksen tekemisessä BAU-joukkueet ovat tunnistaneet. Tämä tapahtuu, kun hanke on käynyt läpi hyväksymisprosessin, joka on tavallisesti yritys- ja ylimmän johdon hyväksyntä.

Tämä ei tarkoita sitä, että hankkeen roolissa olevat henkilöt eivät voi koskaan ehdottaa liiketoimintakäytännön parantamista, mutta he tekevät niin työntekijöiden asemassa kuin osana projektin roolia.

Tämä jako, jonka kuulet myös tiivistetysti "liiketoiminnan muuttaminen, liiketoiminnan harjoittaminen", näkyy myös hankkeiden lopussa. Muutos, jonka projekti toteuttaa, on tuottaa tuotos. Se voisi olla uusi ohjelmisto, rakennus, uusi palvelu tai jotain muuta. BAU-tiimi on vastuussa siitä, että se hyödynnetään ja hyödynnetään. Toisin sanoen hanke tarjoaa mahdollisuuden hyötyä, ja BAU: n toiminnot käyttävät tätä mahdollisuutta hyötyjen saamiseksi.

Hallinnointi vs. lieventävä riski

Jotta BAU-ryhmät pyrkivät toimimaan tavanomaisina toimina, ne pyrkivät lieventämään kaikkea riskiä toiminnalle. Epävarmuuden poistaminen liiketoiminnasta paremman organisaation vakauden ja toistuvien prosessien kannalta on hyvä asia.

Koska ne ovat luonteeltaan ainutlaatuisia ja epävarmoja, hankkeet edellyttävät riskia. Yritys tekee hieman harppausta tuntemattomaan vain tekemällä projektin, koska se tuo mukanaan muutoksia ja toimittaa jotain, jota ei ollut aiemmin.

Näin ollen projektiryhmät lähestyvät riskiä eri tavalla kuin BAU-joukkueet. Projektinjohtajat pyrkivät hallitsemaan sekä positiivisia että negatiivisia riskejä saadakseen parhaan tuloksen. Tähän saattaa sisältyä riskin lieventäminen yrittäen rajoittaa sen todennäköisyyttä, mutta se sisältää myös muita riskienhallintastrategioita. On epätodennäköistä, että olet koskaan sammuttamassa projektin riskiä, ​​mutta saatat pystyä tekemään sen BAU-työnne hyvien operatiivisten syiden vuoksi.

Yksi on Time Bound, toinen on käynnissä

Hankkeilla on aloitus-, keski- ja päättymispäivä, ja ne ovat kertaluonteisia tapahtumia. Tämä on hankkeen elinkaari. Itse asiassa hankkeen tärkein ominaisuus on se, että se päättyy. Projektipäällikkö ja tiimin työ projektin aikana tänä aikana. Lopulta joukkue puretaan.

BAU ei pysähdy ja on käynnissä. Voit tietysti sulkea toiminnon tai lopettaa prosessin, jos sitä ei enää tarvita liiketoiminnalle - vaikka sitä hallitaan projektina! BAU-toiminto tuottaa jatkuvaa työtä ilman ennakoitavaa loppupäivää.

Voit suurentaa tai ei pääomaa

Hankkeet voidaan aktivoida ja BAU ei voi olla usein - luotat jatkuvaan liiketoimintaan liittyviin toimintakustannuksiin tavallisena työnä. Toisin sanoen hankkeiden ja muiden tehtävien kirjanpitokäsittely on erilainen.

Hankerahoitus liittyy usein hyödykkeen käyttöönottoon, jolloin kustannukset voidaan aktivoida. Joissakin tapauksissa, riippuen siitä, missä olet maailmassa, ja paikallisista kirjanpitosäännöistäsi, voit jopa ottaa projektikustannukset alle rivin.

BAU: n kustannuksia pidetään tavallisesti opexina (toimintamenot) ja ne kirjataan yhtiön tuloslaskelmaan.

Hankerahoitus ja yritysrahoitus on yleensä hyvin erikoistunut alue, joten on aina parasta ottaa neuvoja rahoituksen asiantuntijoilta ennen kuin teette päätöksiä siitä, mitä pitäisi ja mitä ei pitäisi aktivoida organisaatiosi. Kirjanpitosäännöt vaihtelevat maittain ja jopa organisaation mukaan, jossa yksittäisillä yrityksillä on erityisiä prosesseja ja tapoja tehdä asioita.

Jos olet epävarma, tarkista aina!

Ristofunktionaaliset vs. funktionaaliset joukkueet

Lopuksi on olemassa suuri ero projektiryhmien kokoonpanossa. Hankkeissa on yleensä mukana monialaisia ​​asiantuntijaryhmiä, jotka kootaan yhteen tietyn tuotoksen aikaansaamiseksi. Tietäen, miten motivoida projektiryhmää, on tärkeää, koska kaikki eivät tiedä, mikä tietty tavoite on alussa. Jos ihmisillä ei ole selkeää käsitystä siitä, mitä he työskentelevät, he eivät yleensä tee parasta työtä.

Projektiryhmät on valmistettu henkilöistä, jotka täyttävät tiettyjä rooleja. Nämä eivät ole työnimikkeitä vaan paikkoja projektissa, jossa on erilliset tehtävät. Projektiryhmän tärkeimmät roolit ovat:

• Projektin sponsori
• Projektipäällikkö
• Vanhempi toimittaja (työstä vastaava organisaatio, joka voisi olla sisäinen tiimi, kuten IT tai ulkoinen urakoitsija tai myyjä)
• Asiakas (tämä voi olla sisäinen asiakas, kuten eri osastopäällikkö, tai asiakaspalvelun organisaatiossa asiakas, jolle toimitat projektin)
• Asiantuntijat (joukkueeseen tuodut henkilöt joko projektin tai sen osan ajaksi, jotka käyttävät asiantuntemustaan ​​hankkeen onnistumisen edistämiseksi).

Lue lisää projektiryhmän rooleista.

BAU-työtä puolestaan ​​hoitavat toiminnalliset ryhmät. He ovat asiantuntijoita, jotka ovat omasta puolestaan, mutta jotka on ryhmitelty jakoiksi. Muiden yksiköiden keskinäinen päällekkäisyys on yleensä vähemmän kuin projektiryhmissä.

Yleensä on hyvin selvää, mitä BAU-tiimien on määrä työskennellä ja tavoitteet ovat selvät. Heillä on määritellyt tavoitteet ja visio siitä, millainen rooli osastolla on yrityksessä. Esimerkkinä voidaan mainita asiakaspalvelutiimi, joka toimii osana suurempaa asiakaspalvelujaostoa, joka käsittelee asiakkaiden tuotteita ja sähköposteja.

Se on monimutkainen, koska se voi olla päällekkäistä. Esimerkiksi kyseisen puhelinkeskuksen tiimijohtaja on alan asiantuntija. Heidät voidaan lähettää projektiryhmään, jotta se voi hallita työpakettia ja resursseja, jotka liittyvät asiakkaan yhteydenpitoon liittyvän hankkeen osan toimittamiseen. Projektityössään he ottavat kuitenkin osaa asiantuntijana, ei asiakaspalveluryhmän johtajana. Projektiryhmän jäsenenä he ovat vastuussa osasta hankkeen talousarviota ja niillä on suuri harkintavalta sen suhteen, miten työ toteutetaan lopullisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Heillä ei ehkä ole tätä BAU-roolissaan.

BAU ja projektiristiriidat

Projektityö ja BAU-työ voivat istua hienosti toistensa rinnalla, mutta usein voi olla jännitteitä. Se tapahtuu, koska hankkeet yrittävät muuttaa tilannetta. Status quo toimii melko hyvin ja suurin osa ihmisistä ei pidä muutoksesta.

Toiseksi, kun pyydät ihmisiä liittymään projektiryhmään, he voivat kärsiä uskollisuudesta. Onko heidän ensimmäinen vastuu päivätyöstä tai projektista? Selkeät tavoitteet ja johdon vahva sitoutuminen hankkeeseen voivat auttaa täällä, sekä pitää viestintälinjat avoimina, jotta he tietävät, mitä painopisteitä pitäisi olla.

Kolmanneksi liiketoiminnan pitäminen on aina etusijalla. Se vaikuttaa projektiryhmiin, jotka saattavat nähdä niiden rahoituksen leikkaamisen, keskeiset resurssit, jotka palautuvat BAU-rooleihin ja aikataulut, viivästyivät, koska organisaation päivittäisen toiminnan pitäminen on keskittymässä.

Projektipäälliköt voivat turhautua, mutta se on aina sellainen, ja sen pitäisi olla. Fantastinen hanke ei ole järkevää, jos yhtiö on tällä välin menettänyt rintansa, eikä kukaan jätä käyttämään sitä, mitä olet rakentanut!

Näiden suuntaviivojen perusteella on helppo nähdä, työskenteletkö hankkeissa tai BAU: ssa tai molemmissa.