Miten voit hyötyä projektitarkastuksesta

Jokainen projekti voi ajoittain hyötyä tarkastuksesta. Mutta älä huoli, se ei ole niin pelottavaa kuin se kuulostaa. Projektitarkastus on, missä puolueeton henkilö tarkistaa projektisi ja antaa ohjeita siitä, mitä voitaisiin tehdä toisin, jotta sen onnistumismahdollisuudet paranisivat. Tässä artikkelissa kerrotaan kaikesta ja vie sinut läpi, miten valmistaudut projektitarkastukseen.

Miten muodollinen hankkeen tarkastus on

Projektitarkastus on yleensä muodollinen harjoitus. Epävirallista vastaavaa kutsutaan yleensä vertaisarvioinniksi. Tällöin kollegani tarkastelee projektiasi ja siihen liittyvää dokumentaatiota ja antaa palautetta siitä, mistä pitäisi viettää hieman enemmän aikaa.

Projektitarkastukset ovat muodollisia, sillä niissä on yleensä määritelty joukko kysymyksiä, ja sen suorittaa joku, joka tekee tällaista asiaa säännöllisesti.

Kuka suorittaa projektitarkastuksia

Hankkeen tarkastaja voi olla toinen projektipäällikkö (luultavasti joku, jolla on paljon kokemusta hankkeiden toteuttamisesta), mutta on todennäköisempää, että joku projektitoimistosta, joka suorittaa auditointeja usein.

Se tulee olemaan joku, joka voi pitää itseään puolueettomana, joten se ei ole linjajohtaja tai projektien sponsori. Se voisi olla jopa joukko ihmisiä, riippuen hankkeen koosta.

Miten valmistella projektitarkastusta

Ensimmäinen ja tärkein asia, joka on järjestettävä, on hankkia kopiot projektin dokumentaatiosta, jotta tilintarkastaja voi tarkistaa. Jos sinulla on hankekoordinaattori, pyydä heitä koottamaan yhteen asiakirjoja (mieluiten sähköisiä). Sinun pitäisi olla kaikki tiedot helposti saatavilla, mutta vaikka teetkin, tämä vaihe voi silti kestää jonkin aikaa. Varmista vähintään, että sinulla on hankesuunnitelma, riskiloki, julkaisuloki, budjetti ja aikataulu, joka on käytettävissä tilintarkastajalle.

Kuka tarvitsee osallistua

Tämä riippuu siitä, millaisia ​​asioita tilintarkastaja haluaa tarkastella. Sinun, projektipäällikön, täytyy viettää aikaa heidän kanssaan. Odota, että tiimin jäsenet kutsutaan myös keskustelemaan tilintarkastajan kanssa.

Pidä mielessä, että mitä kauemmin he työskentelevät tarkastukseen liittyvien tehtävien parissa, sitä vähemmän aikaa heillä on projektityöhön, joten sinun on ehkä muutettava joitakin toimintoja ja toimittava hitaammin tarkastusjakson aikana.

Kuinka kauan hankkeen tarkastus kestää

Projektitarkastusta varten ei ole määräaikaa. Suurissa projekteissa löydät sen paljon kauemmin. Pienissä hankkeissa tilintarkastaja voitaisiin tehdä muutaman tunnin kuluessa. Heti kun tiedät, että hankkeenne aiotaan tarkastaa, kysy tilintarkastusryhmältä, kuinka kauan he odottavat työnsä ottamista.

Mitä tarkastus etsii

Jos tilintarkastusta kutsuttiin erityisen huolenaiheena, kuten laatutavoitteiden laiminlyönnin vuoksi, odottaa, että se tutkii tätä aluetta syvästi. Rutiinitarkastuksessa tarkastellaan laajasti hankkeiden hallinnoinnin eri osa-alueita ja hankkeen tuloksia. Se kattaa projektin ajan, kustannukset ja laadun sekä sidosryhmien sitoutumisen.

Tarkastuksen tavoitteena on selvittää, täyttääkö hanke tavoitteensa vai ei. Jos tilintarkastaja katsoo, että hanke ei saavuta nykyisten tulosten perusteella näitä tavoitteita, hän esittää suosituksia toimista.

Suositukset riippuvat siitä, mitä löytyy

Tilintarkastuskertomuksen suositukset riippuvat siitä, mitä he ovat löytäneet. Odota, että ne ovat myönteisiä ja muotoiltuja siten, että voit ottaa ne helposti käyttöön. Niiden pitäisi olla käytännöllisiä.

Eräässä äärimmäisessä tapauksessa tilintarkastaja voi suositella, että hanke on suljettu, vaikkakin tämä tapahtuisi vain, jos he kokisivat, että ei ole mitään mahdollisuutta, että jokin projektityöskentely tässä vaiheessa edistäisi mitään arvoa organisaatiolle.

Katsokaa hankkeen tarkastusta myönteisenä kokemuksena. Sen pitäisi antaa sinulle varhainen varoitus kaikista merkkejä siitä, että hanke on vaikeuksissa, ja se tarjoaa mahdollisuuden työskennellä kokeneen projektialan ammattilaisen kanssa. Niiden suositusten toteuttamisen pitäisi tehdä teistä, tiimistänne ja projektisi menestyksekkäämmin, ja se voi olla vain hyvä asia.